دبلوم مهني في دعم المهارات الإدارية والمالية " لموظفي الخدمات المساندة "

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج دعم المهارات الإدارية والمالية لموظفي الخدمات المساندة بهدف تطوير قدرات الموظفين في تنظيم الأعمال الإدارية، ومتابعة الإجراءات المالية، وإدارة الوثائق والمراسلات، والتعامل مع الموارد وفق الأنظمة المعتمدة داخل المؤسسات. ويركز البرنامج على المهارات التي يحتاج إليها موظفو الخدمات المساندة لإنجاز المهام اليومية بدقة، وتحسين التنسيق بين الإدارات، ومتابعة المصروفات والمشتريات والسجلات المالية، إلى جانب إعداد التقارير الإدارية والمالية الأساسية. كما يتناول البرنامج مبادئ التخطيط وتنظيم الوقت والرقابة على الإجراءات، بما يساعد على الحد من الأخطاء الإدارية والمالية، ورفع جودة الخدمات المقدمة للإدارات والموظفين، وتعزيز الالتزام بالسياسات والإجراءات المؤسسية.

الفئة المستهدفة

• موظفو الخدمات المساندة والشؤون الإدارية في المؤسسات الحكومية والخاصة.

• العاملون في إدارات المالية والحسابات والمشتريات والمخازن.

• الموظفون المسؤولون عن المراسلات والسجلات وإعداد التقارير الإدارية.

• مساعدو المديرين ومنسقو الإدارات والوحدات التنظيمية.

• الموظفون الجدد والراغبون في تطوير مهاراتهم الإدارية والمالية.

الأهداف

• تطوير المهارات الإدارية اللازمة لتنظيم الأعمال اليومية ومتابعة الإجراءات.

• تعزيز المعرفة بالمبادئ المالية الأساسية ومتابعة المصروفات والمستندات.

• تحسين مهارات إعداد التقارير والسجلات والمراسلات الإدارية والمالية.

• التعرف على أساليب الرقابة على الإجراءات والمشتريات والموارد.

• رفع كفاءة التنسيق بين الإدارات والالتزام بالسياسات المؤسسية.

مخطط الدورة

مفاهيم الإدارة وتنظيم الأعمال

• التعرف على المبادئ الأساسية للإدارة ودورها في تنظيم المهام وتحديد المسؤوليات وتحقيق الانسجام بين الوحدات الإدارية المختلفة.

• فهم كيفية ترتيب الأولويات وتوزيع الأعمال ومتابعة الإنجاز بما يضمن استمرارية الخدمات المساندة وفق متطلبات المؤسسة.

مهارات تنظيم الوقت والأولويات

• التعرف على أساليب إدارة الوقت وتحديد المهام العاجلة والمهمة بما يساعد على إنجاز الأعمال ضمن المواعيد المحددة.

• فهم أهمية التخطيط اليومي ومتابعة الالتزامات وتنسيق المهام المتزامنة لتقليل التأخير وتحسين مستوى الإنجاز.

إعداد المراسلات الإدارية

• التعرف على قواعد صياغة الخطابات والمذكرات والتعاميم الرسمية بما يضمن وضوح الرسالة ودقة المعلومات وسلامة الأسلوب.

• فهم آليات تنظيم المراسلات الصادرة والواردة ومتابعتها وحفظها بما يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

تنظيم الملفات والسجلات

• دراسة أساليب تصنيف الوثائق الورقية والإلكترونية وترتيبها وفق طبيعتها وأهميتها ومتطلبات العمل الإداري.

• التعرف على ضوابط حفظ السجلات وتحديثها وحماية المعلومات السرية وضمان سهولة استرجاع المستندات.

أساسيات الإدارة المالية

• التعرف على المفاهيم المالية الأساسية المتعلقة بالإيرادات والمصروفات والأصول والالتزامات وأهميتها في فهم العمليات المؤسسية.

• فهم العلاقة بين الإجراءات الإدارية والقرارات المالية ودور الموظف المساند في توفير المستندات والمعلومات الصحيحة.

المستندات والسجلات المالية

• التعرف على أنواع المستندات المالية المستخدمة في المعاملات اليومية، مثل الفواتير والإيصالات وأوامر الصرف ومستندات التسوية.

• فهم متطلبات مراجعة البيانات الأساسية للمستندات والتحقق من اكتمالها وتنظيمها قبل إحالتها إلى الجهات المالية المختصة.

مبادئ إعداد الموازنات

• التعرف على مفهوم الموازنة وأهميتها في تقدير الاحتياجات المالية وتوزيع الموارد وفق أهداف الإدارات وخطط المؤسسة.

• فهم مكونات الموازنة التشغيلية والعلاقة بين تقدير المصروفات والموارد المتاحة والاحتياجات الفعلية للعمل.

متابعة المصروفات والانحرافات

• دراسة أساليب متابعة المصروفات ومقارنتها بالمخصصات المعتمدة بهدف تحديد الفروق التي تحتاج إلى مراجعة أو تفسير.

• التعرف على أهمية توثيق المصروفات وتحديث السجلات ورفع التقارير المتعلقة بالتجاوزات أو الاختلافات إلى المسؤولين المختصين.

الإجراءات الإدارية للمشتريات

• التعرف على مراحل طلب المشتريات ومراجعة الاحتياجات واستكمال الموافقات والمستندات وفق السياسات والإجراءات المعتمدة.

• فهم أهمية وضوح المواصفات وتوثيق الطلبات ومتابعة التوريد لضمان تلبية احتياجات الإدارات في الوقت المناسب.

متابعة المخزون والأصول

• التعرف على المبادئ الأساسية لتسجيل المخزون ومتابعة حركة المواد والأصول والمحافظة على دقة البيانات المتعلقة بها.

• فهم أهمية المطابقة الدورية للسجلات مع الموجودات الفعلية وتوثيق عمليات الاستلام والصرف والإبلاغ عن الفروقات.

مبادئ الرقابة الداخلية

• التعرف على دور الرقابة الداخلية في حماية موارد المؤسسة وتقليل الأخطاء وضمان تنفيذ المعاملات وفق الصلاحيات المحددة.

• فهم أهمية الفصل بين المسؤوليات ومراجعة المستندات وتوثيق الموافقات للحد من المخاطر الإدارية والمالية.

الالتزام بالسياسات والإجراءات

• دراسة أهمية تطبيق اللوائح المالية والإدارية والالتزام بحدود الصلاحيات عند تنفيذ الطلبات والمعاملات المؤسسية.

• التعرف على كيفية رصد أوجه القصور الإجرائي وإبلاغ الجهات المعنية عنها مع المحافظة على سلامة السجلات والمعلومات.

صياغة التقارير الإدارية

• التعرف على مكونات التقرير الإداري وطرق عرض المعلومات المتعلقة بإنجاز المهام والاحتياجات والمعوقات بصورة واضحة ومنظمة.

• فهم أهمية توثيق البيانات وتحديد الفترات الزمنية ومصادر المعلومات عند إعداد التقارير المرفوعة إلى الإدارة.

التقارير المالية ومؤشرات الأداء

• التعرف على التقارير المالية الأساسية التي تساعد على متابعة المصروفات والالتزامات والاحتياجات التشغيلية للإدارات.

• فهم كيفية قراءة المؤشرات الإدارية والمالية واستخدامها في متابعة الإنجاز وتحديد الجوانب التي تتطلب تحسيناً أو مراجعة.

التنسيق بين الإدارات

• التعرف على أساليب تبادل المعلومات ومتابعة الطلبات بين الخدمات المساندة والإدارات المالية والتشغيلية لضمان انسيابية العمل.

• فهم أهمية تحديد المسؤوليات ومواعيد التسليم وآليات المتابعة عند تنفيذ المهام المشتركة بين أكثر من إدارة.

مهارات التواصل وخدمة المستفيدين

• تطوير أساليب التواصل المهني مع الموظفين والموردين والإدارات الداخلية بما يضمن وضوح المتطلبات وسرعة معالجة الطلبات.

• التعرف على طرق التعامل مع الاستفسارات والملاحظات ومتابعة الطلبات المتأخرة مع المحافظة على المهنية والسرية.

تحسين الإجراءات الإدارية والمالية

• التعرف على أساليب مراجعة خطوات العمل وتحديد الإجراءات المتكررة أو غير الضرورية بما يساعد على تقليل الوقت والجهد.

• فهم دور توحيد النماذج وتحديث السجلات والاستفادة من الأنظمة الإلكترونية في تحسين دقة المعاملات وسرعة إنجازها.

المسؤولية المهنية وجودة الأداء

• فهم أهمية الدقة والأمانة والمحافظة على سرية المعلومات وتحمل المسؤولية عند التعامل مع المستندات والموارد المالية والإدارية.

• التعرف على مؤشرات جودة الأداء وطرق متابعة الالتزام بالمواعيد والإجراءات وتحديد الاحتياجات المهنية التي تسهم في تطوير العمل.