دورة في المهارات المتقدمة للتخطيط الإداري في الاجتماعات

تمثل الاجتماعات الإدارية إحدى الركائز الأساسية التي تُبنى عليها قرارات المؤسسات وتوجهاتها، وهي الوسيلة الأهم لتحقيق التواصل الفعّال بين مختلف المستويات الوظيفية. لكن نجاح الاجتماعات لا يتحقق بمجرد عقدها، بل يعتمد على مستوى التخطيط المسبق والتنظيم الإداري المصاحب لها. من هنا تبرز أهمية إتقان المهارات المتقدمة للتخطيط الإداري للاجتماعات، بما يضمن تحقيق أهدافها، واستثمار وقت المشاركين بكفاءة، وتوثيق نتائجها بشكل احترافي.
يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال هذا البرنامج التدريبي المتخصص تحت عنوان "المهارات المتقدمة للتخطيط الإداري في الاجتماعات"، والذي يهدف إلى بناء قدرات المشاركين في التحضير الدقيق للاجتماعات، وصياغة جداول الأعمال، وإدارة عمليات التنسيق والمتابعة باحتراف.

الفئة المستهدفة

• المدراء التنفيذيون والمشرفون على فرق العمل الذين يعقدون اجتماعات دورية.

• منسقو الاجتماعات في المؤسسات الحكومية والخاصة.

• المساعدون الإداريون والسكرتارية التنفيذية المكلفون بتنظيم وتحضير الاجتماعات.

• مسؤولو التخطيط وإدارات المتابعة المرتبط عملهم بإدارة الاجتماعات.

• مسؤولو العلاقات العامة وشؤون العملاء الذين ينسقون لقاءات عمل داخلية وخارجية.

• العاملون في مراكز اتخاذ القرار ووحدات الدعم الإداري والتنظيمي.

الأهداف

• تمكين المشاركين من فهم الأبعاد الإدارية والتنظيمية للاجتماعات بمختلف أنواعها.

• تطوير مهارات إعداد جدول الأعمال وتحديد الأولويات قبل الاجتماع.

• إكسابهم القدرة على تنسيق الحضور وتوزيع المسؤوليات بفعالية.

• تعريفهم بآليات إدارة الوقت وتوزيع الفقرات الزمنية للاجتماع.

• تدريبهم على صياغة الدعوات الرسمية وتوثيق المراسلات ذات الصلة.

• تعزيز مهاراتهم في تسجيل الملاحظات وتوثيق محاضر الاجتماعات.

• تمكينهم من تصميم خطط المتابعة ما بعد الاجتماع وتوزيع المهام الناتجة.

• دعمهم في بناء ثقافة مؤسسية قائمة على الاجتماعات الفعالة لا الشكلية.

مخطط البرنامج التدريبي

• مفهوم الإدارة الفعالة للاجتماعات

  • الفرق بين الاجتماعات الفعالة والاجتماعات التقليدية.

  • مبادئ التخطيط المسبق لضمان نتائج عملية.

  • عناصر الإدارة التنظيمية قبل وأثناء الاجتماع.

  • السمات المشتركة للاجتماعات الناجحة في بيئات العمل المختلفة.

• تحديد أهداف وجدول أعمال الاجتماع

  • كيفية صياغة أهداف واضحة وقابلة للتحقيق.

  • إعداد جدول أعمال منطقي يراعي الأولويات.

  • توزيع الوقت المخصص لكل بند في جدول الأعمال.

  • التنسيق المسبق مع الأطراف المعنية بشأن محاور النقاش.

• تنظيم الدعوات والإشعارات

  • إعداد الدعوات الرسمية بصيغ احترافية.

  • استخدام الوسائل الإلكترونية لإرسال الإشعارات والتنبيهات.

  • تحديد قائمة المشاركين وتصنيفهم حسب الأدوار.

  • آلية المتابعة مع المدعوين لتأكيد الحضور.

• تجهيز المتطلبات الفنية واللوجستية

  • تحديد المكان الملائم حسب طبيعة الاجتماع.

  • التأكد من الجاهزية التقنية (عرض، صوت، تسجيل).

  • تنظيم الوثائق والمستندات اللازمة مسبقًا.

  • تنسيق الضيافة والمستلزمات الداعمة للاجتماع.

• إدارة الوقت أثناء الاجتماع

  • ضبط وقت البداية والانتهاء بدقة.

  • احترام الوقت المخصص لكل بند وعدم الخروج عن السياق.

  • تدخل المنسق في حال وجود تجاوزات أو مقاطعات.

  • إغلاق الفقرات وفق الجدول الزمني المحدد مسبقًا.

• توزيع الأدوار والمسؤوليات أثناء الاجتماع

  • تحديد دور كل مشارك بدقة (رئيس، مقدم، مقرر، مراقب).

  • إعداد قائمة المتحدثين وجدولة مداخلاتهم.

  • تنسيق آلية اتخاذ القرارات الجماعية.

  • إدارة التدخلات والمداخلات بشكل عادل وفعّال.

• صياغة محاضر الاجتماعات

  • الفرق بين الملاحظات العامة والمحضر الرسمي.

  • تنظيم المحضر حسب الترتيب الزمني أو الموضوعي.

  • استخدام لغة واضحة واحترافية في التوثيق.

  • مراجعة المحضر قبل اعتماده وإرساله للمشاركين.

• متابعة ما بعد الاجتماع

  • إعداد خطة تنفيذية للقرارات المتخذة.

  • توزيع المهام وتحديد المسؤوليات التنفيذية.

  • وضع آلية زمنية للمتابعة وقياس التقدم.

  • إرسال التذكيرات والمتابعة الدورية لتحديثات التنفيذ.

• استخدام الأدوات الرقمية في إدارة الاجتماعات

  • التعرف على أبرز المنصات الرقمية لتنظيم الاجتماعات.

  • تنظيم الاجتماعات الافتراضية وتوثيقها إلكترونيًا.

  • أرشفة الاجتماعات والقرارات إلكترونيًا.

  • استخدام أدوات التذكير والتقويم الجماعي.

• تقييم فعالية الاجتماعات وتطوير الأداء

  • مؤشرات قياس جودة الاجتماع من حيث النتائج.

  • أدوات تقييم الأداء الإداري المرتبط بالاجتماعات.

  • تحليل التغذية الراجعة لتحسين الجلسات القادمة.

  • تطوير دليل إجراءات للاجتماعات المؤسسية.