دورة السكرتارية وإدارة المكاتب

في عالم تتسارع فيه وتيرة العمل وتتزايد فيه متطلبات الكفاءة الإدارية، أصبحت السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب من العناصر الحيوية التي تُسهم في تحقيق الانضباط المؤسسي وتدعم استقرار العمليات اليومية. لم تعد مهام السكرتير والمساعد الإداري مقتصرة على الأعمال الروتينية التقليدية، بل تطورت لتشمل مهارات متقدمة في التنظيم، والتواصل، والمتابعة، والتعامل مع التكنولوجيا.
تقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال دورة "السكرتارية وإدارة المكاتب" لتأهيل الكوادر الإدارية بالمعارف والمهارات اللازمة لأداء دورهم بكفاءة عالية، والارتقاء بمستوى الأداء الإداري في بيئة عمل متجددة تعتمد على الاحتراف والدقة والتنظيم.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون الراغبون في تطوير مهاراتهم التنظيمية والعملية.

• مسؤولو المكاتب في المؤسسات الحكومية والخاصة ممن يتولون مهام المتابعة والتنظيم والتنسيق.

• المساعدون التنفيذيون الذين يعملون بشكل مباشر مع المدراء ويحتاجون إلى أداء احترافي مرن وفعّال.

• العاملون الجدد في مجال الإدارة المكتبية الذين يسعون لبناء قاعدة معرفية قوية في المجال.

• منسقو الأقسام والوحدات الذين تتطلب مهامهم إعداد الجداول والتقارير والتواصل الإداري.

• موظفو الاستقبال والواجهة الأمامية الذين يتعاملون مع الزوار والعملاء ويحتاجون إلى مظهر احترافي ومهارات تواصل قوية.

الأهداف

• تعريف المشاركين بمفهوم السكرتارية الحديثة ودورها الحيوي في دعم الإدارة.

• تطوير مهارات تنظيم الملفات، وضبط الجداول، وإعداد التقارير الإدارية.

• تحسين أساليب التواصل الإداري، سواء الشفوي أو الكتابي، داخل المؤسسة وخارجها.

• تمكين المشاركين من استخدام الأدوات التقنية والمكتبية بكفاءة عالية في إنجاز المهام اليومية.

• رفع مستوى الانضباط الذاتي والالتزام المهني لدى الموظفين الإداريين.

• تعزيز القدرة على إدارة الوقت والأولويات في بيئة العمل المكتبي المتسارعة.

• إكساب المشاركين مهارات التعامل مع الضغوط اليومية والمتغيرات المفاجئة.

• تنمية الحس التنظيمي والقدرة على المتابعة الدقيقة للمهام والمواعيد والمراسلات.

مخطط البرنامج التدريبي

• مفاهيم السكرتارية الحديثة ودورها المؤسسي

  • تعريف السكرتارية وأنواعها وأهميتها في دعم الإدارة.

  • الفرق بين السكرتارية التقليدية والسكرتارية التنفيذية.

  • المهارات الجوهرية التي يجب أن يتمتع بها السكرتير المحترف.

  • علاقة السكرتير بالمدير وفن العمل تحت الضغط.

• تنظيم الملفات والسجلات والمعلومات

  • أسس تصنيف وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية.

  • إعداد نظام أرشفة مرن يسهّل الاسترجاع السريع.

  • التعامل مع الوثائق الحساسة وسرية المعلومات.

  • استخدام أدوات رقمية لتتبع وتحديث الملفات.

• التخطيط للمواعيد وجدولة الأعمال

  • إدارة جداول الأعمال اليومية والأسبوعية والشهرية.

  • استخدام برامج الجدولة الحديثة والتقويمات الرقمية.

  • التنسيق الفعّال بين مواعيد المدير والجهات الأخرى.

  • التعامل مع التعديلات المفاجئة ومهارات إعادة التنظيم.

• إعداد المراسلات الإدارية والتقارير

  • صياغة الرسائل الرسمية بأسلوب مهني سليم.

  • إعداد تقارير المتابعة الأسبوعية والدورية.

  • تنسيق المستندات والعروض التقديمية وفق معايير المؤسسة.

  • مراجعة وتدقيق المحتوى الإداري قبل اعتماده.

• إدارة الاجتماعات والإعداد المسبق لها

  • تنظيم الدعوات ومتابعة تأكيد الحضور.

  • تجهيز جدول الأعمال والمرفقات اللازمة.

  • تسجيل محاضر الاجتماعات وتوثيق التوصيات.

  • متابعة تنفيذ ما تم الاتفاق عليه بعد الاجتماع.

• مهارات الاتصال الفعّال داخل بيئة العمل

  • مهارات الإصغاء والاستيعاب في بيئة مكتبية مزدحمة.

  • استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني بشكل مهني.

  • التواصل مع الزوار والعملاء بانطباع احترافي.

  • الحفاظ على اللباقة والمرونة عند التعامل مع المواقف الصعبة.

• استخدام التقنيات المكتبية الحديثة

  • التعرف على أدوات الأوفيس الأساسية والبرامج المساندة.

  • الطباعة وإدارة الملفات الرقمية بجودة ودقة.

  • استخدام البريد الإلكتروني والتقويمات الإلكترونية باحتراف.

  • التحكم في أجهزة المكتب وأدوات الاتصال الحديثة.

• إدارة الوقت والمهام المتعددة

  • تحديد الأولويات وتوزيع الوقت بفعالية.

  • التعامل مع المهام المتزامنة دون فقدان التركيز.

  • استخدام جداول المهام اليومية كوسيلة للإنجاز.

  • التغلب على التسويف وتحقيق الالتزام بالمواعيد.

• المظهر المهني والسلوك الإداري الراقي

  • أسس المظهر العام والانضباط في بيئة العمل.

  • ضبط السلوك الإداري مع مختلف المستويات الوظيفية.

  • إدارة الانطباع الأول والتفاعل الذكي مع الآخرين.

  • التحلي بالسرية والولاء المهني.

• الأخلاقيات المهنية والمسؤولية الإدارية

  • احترام خصوصية المعلومات وتطبيق مبدأ السرية.

  • التوازن بين الحزم والمرونة في أداء المهام.

  • الالتزام بالسياسات واللوائح الداخلية للمؤسسة.

  • بناء الثقة مع الزملاء والإدارة العليا.