دورة إدارة المكاتب من خلال استخدام تكنولوجيا المعلومات

مع التوسع الهائل في استخدام الحلول الرقمية داخل بيئة العمل، أصبحت تكنولوجيا المعلومات عنصرًا أساسيًا في رفع كفاءة إدارة المكاتب وتعزيز الإنتاجية. لم تعد الإدارة المكتبية تقتصر على الأعمال الورقية والروتينية، بل تطورت لتشمل استخدام أدوات رقمية ذكية تساهم في تحسين الأداء، وتنظيم الوقت، وتسهيل تدفق المعلومات.
في هذا السياق، يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال دورة "إدارة المكاتب من خلال استخدام تكنولوجيا المعلومات"، والتي تم تصميمها لتزويد المشاركين بمهارات عملية متقدمة تُمكّنهم من توظيف التقنية الحديثة في تنظيم الأعمال المكتبية، ومواكبة التغيرات المتسارعة في بيئات العمل الرقمية.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون الراغبون في تطوير قدراتهم باستخدام أدوات رقمية حديثة.

• مسؤولو المكاتب الإدارية في المؤسسات الحكومية والخاصة الباحثون عن أساليب أكثر كفاءة في تنظيم العمل.

• منسقو الفرق والمكاتب الافتراضية الذين يتعاملون مع فرق عمل موزعة أو تعمل عن بُعد.

• مدراء المكاتب والإداريون التنفيذيون المهتمون بتبني حلول تقنية تعزز مستوى التنظيم والتواصل الداخلي.

• العاملون في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق الإلكترونية.

• موظفو الموارد البشرية والإداريون المكلفون بمتابعة المهام اليومية والإجراءات الداخلية للمؤسسة.

الأهداف

• تمكين المشاركين من استخدام تكنولوجيا المعلومات في تنظيم وإدارة المكاتب بكفاءة عالية.

• تعريفهم بأحدث الأدوات والبرامج المستخدمة في جدولة المهام، وأرشفة الوثائق، وإدارة البريد الإلكتروني.

• تعزيز مهارات التواصل الرقمي واستخدام المنصات المشتركة لتسهيل العمل الجماعي.

• تطوير قدرة المشاركين على التحكم في تدفق المعلومات واتخاذ قرارات سريعة بناءً على بيانات رقمية دقيقة.

• تحسين مهارات تنظيم الوقت والمتابعة باستخدام تقنيات متقدمة.

• رفع كفاءة إدارة الاجتماعات والمواعيد باستخدام تطبيقات متخصصة.

• دعم التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الرقمية بشكل تدريجي وآمن.

• تقليل الاعتماد على الورق وتحقيق بيئة مكتبية أكثر استدامة وكفاءة.

مخطط البرنامج التدريبي

• التحول الرقمي في بيئة المكتب الحديث

  • مفهوم الإدارة الرقمية للمكاتب ودوافع التحول.

  • تأثير التكنولوجيا على هيكل العمل المكتبي.

  • خصائص المكاتب الذكية ومتطلبات تشغيلها.

  • الفرق بين الإدارة التقليدية والإدارة المدعومة رقميًا.

• أدوات تنظيم المهام والجدولة الإلكترونية

  • استخدام تطبيقات التقويمات الذكية وجدولة المواعيد.

  • إدارة المهام اليومية باستخدام أنظمة رقمية.

  • تنبيهات وإشعارات العمل ودورها في تنظيم الوقت.

  • تكامل الجداول الزمنية مع فرق العمل عبر الإنترنت.

• إدارة البريد الإلكتروني والتواصل المهني الرقمي

  • تنظيم البريد الوارد والصادر بفعالية.

  • إعداد توقيعات ورسائل تلقائية احترافية.

  • تقنيات الردود الذكية والتصفية المتقدمة للرسائل.

  • استخدام البريد الإلكتروني كأداة تنظيمية يومية.

• إعداد وتنسيق الوثائق الإلكترونية

  • تصميم المستندات باستخدام برامج التحرير المتقدمة.

  • تنسيق الملفات الرسمية وتوحيد نماذج العمل.

  • حفظ الوثائق بصيغ متعددة ومشاركتها إلكترونيًا.

  • حماية الملفات وتأمينها بكلمات مرور أو صلاحيات.

• أرشفة وإدارة الملفات الرقمية

  • إنشاء هياكل أرشفة إلكترونية مرنة.

  • تصنيف الملفات وفقًا للموضوع أو التاريخ أو الجهة.

  • استخدام أنظمة التخزين السحابي في حفظ البيانات.

  • التحكم في الوصول والصلاحيات لحماية المعلومات.

• منصات التعاون الرقمي وإدارة الفرق

  • العمل الجماعي باستخدام تطبيقات تعاونية مثل Microsoft Teams وGoogle Workspace.

  • مشاركة الملفات وتتبع التعديلات الجماعية.

  • تخصيص المهام لأعضاء الفريق ومراقبة الإنجاز.

  • الاجتماعات الافتراضية وتوثيق نتائجها إلكترونيًا.

• إدارة الوقت والموارد باستخدام أدوات تقنية

  • تطبيقات تتبع الوقت والمهام لمراقبة الإنتاجية.

  • استخدام مؤشرات الأداء المكتبي لقياس الإنجاز.

  • إنشاء تقارير العمل الدورية آليًا.

  • تنظيم المهام المتكررة وتفويض المسؤوليات.

• تنسيق الاجتماعات الرقمية وإعداد الجداول الزمنية

  • إعداد الدعوات والتقويمات المشتركة للاجتماعات.

  • تنظيم الملاحظات والأجندة قبل وأثناء الاجتماعات.

  • توثيق مخرجات الاجتماعات وإرسالها آليًا.

  • إدارة الاجتماعات المختلطة (حضور شخصي وافتراضي).

• أمن المعلومات في المكاتب الرقمية

  • التهديدات الشائعة في بيئات العمل الرقمية.

  • قواعد حماية البيانات داخل الأجهزة والأنظمة.

  • أهمية النسخ الاحتياطي وتحديث الأنظمة.

  • الاستخدام الآمن للشبكات والبريد والمشاركة السحابية.

• التطوير المستمر والانتقال إلى الإدارة الذكية

  • المتابعة الدورية للتحديثات التقنية للمكتب.

  • التدريب المستمر على أدوات جديدة لتعزيز الأداء.

  • تقييم أداء المكتب الرقمي وتحسينه بانتظام.

  • خطط التحول المرحلي نحو مكتب ذكي بالكامل.