دورة تقنيات تطوير متطلبات وتوثيق إدارة المشاريع

تُعدّ إدارة متطلبات المشاريع وتوثيقها حجر الأساس في نجاح أي مشروع مهما كان حجمه أو مجاله. فالمتطلبات غير الواضحة أو غير الموثقة بدقة، تؤدي إلى انحرافات خطيرة في الجداول الزمنية والتكاليف وجودة النتائج. في هذا السياق، يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال هذا البرنامج التدريبي المتخصص تحت عنوان "تقنيات تطوير متطلبات وتوثيق إدارة المشاريع"، والذي يهدف إلى تزويد المشاركين بفهم معمق للتقنيات والأساليب الفعالة لجمع وتحليل وتوثيق متطلبات المشروع بشكل منهجي ومنظم. كما يعرض البرنامج الأدوات الحديثة التي تعزز التواصل بين أصحاب المصلحة وتُسهم في تحسين نتائج المشاريع من خلال إدارة دقيقة ومدروسة للمتطلبات.

الفئة المستهدفة:

• مدراء المشاريع الذين يسعون إلى تحسين آليات إدارة المتطلبات في مشاريعهم المختلفة.

• محللو الأعمال المعنيون بجمع وتحليل وتوثيق احتياجات أصحاب المصلحة.

• أعضاء فرق التخطيط والتطوير في المؤسسات التي تعتمد على المشاريع لتنفيذ استراتيجياتها.

• المسؤولون عن توثيق وتحديث مستندات المشاريع ضمن الإدارات التقنية والإدارية.

• المهنيون العاملون في مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) الراغبون في ترسيخ ممارسات فعالة لتوثيق المتطلبات.

• الاستشاريون وخبراء الجودة الذين يرغبون في دعم عملائهم بإجراءات منهجية في مجال إدارة المتطلبات.

الأهداف:

• تمكين المشاركين من استخدام منهجيات فعالة لتحديد وتطوير متطلبات المشاريع بدقة ووضوح.

• تعزيز قدرة المشاركين على استخدام أدوات وأساليب التحليل والتوثيق للمخرجات المتوقعة من المشاريع.

• تعريف المشاركين بأفضل الممارسات العالمية في إدارة دورة حياة المتطلبات وربطها بأهداف المشروع.

• إكساب المشاركين مهارات صياغة مستندات المتطلبات بأسلوب احترافي يسهل فهمه من جميع الأطراف المعنية.

• تمكين المشاركين من تجنب التغييرات المتكررة في المشاريع من خلال التخطيط الجيد للمتطلبات.

• رفع كفاءة التنسيق بين فرق العمل الفنية والإدارية من خلال مستندات واضحة وشاملة للمتطلبات.

مخطط البرنامج التدريبي:

• مفاهيم أساسية حول المتطلبات وإدارة المشاريع

  • التعريف بالمتطلبات وأنواعها في بيئة المشاريع.

  • الفرق بين متطلبات الأعمال والمتطلبات الوظيفية.

  • العلاقة بين المتطلبات وخطة المشروع العامة.

  • الأخطاء الشائعة في تحديد المتطلبات وكيفية تفاديها.

• جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة

  • استراتيجيات فعالة للتواصل مع أصحاب المصلحة.

  • استخدام الاستبيانات والمقابلات لجمع المتطلبات.

  • تطبيق تقنيات العصف الذهني وورش العمل.

  • تحليل مخرجات الاجتماعات وصياغتها كمتطلبات واضحة.

• تحليل المتطلبات وتصنيفها

  • تصنيف المتطلبات حسب الأولوية والتأثير.

  • أدوات تحليل الفجوات والتناقضات بين المتطلبات.

  • تحليل الأثر والتبعيات المرتبطة بكل متطلب.

  • التحقق من التناسق الداخلي بين المتطلبات.

• تقييم وتوثيق المتطلبات

  • المعايير الأساسية لتوثيق المتطلبات بشكل مهني.

  • إعداد نماذج مستندات المتطلبات (Requirement Documents).

  • تقنيات العرض المرئي للمتطلبات (مثل النماذج التخطيطية).

  • مراجعة واعتماد المتطلبات من قبل الأطراف المعنية.

• إدارة تغييرات المتطلبات

  • أسباب تغير المتطلبات أثناء المشروع.

  • آلية طلب التغيير ومراحله التوثيقية.

  • تقييم أثر التغيير على الجدول والتكلفة والنطاق.

  • التحكم في التغييرات من خلال إدارة النسخ والتحديثات.

• أدوات وتقنيات دعم تطوير المتطلبات

  • مقدمة في الأدوات الرقمية المتخصصة مثل JIRA وConfluence.

  • استخدام نماذج حالات الاستخدام (Use Cases).

  • إعداد قصص المستخدم (User Stories) في المشاريع المرنة.

  • دمج أدوات النمذجة مع توثيق المتطلبات.

• ربط المتطلبات بأهداف المشروع ومؤشرات الأداء

  • كيفية ترجمة المتطلبات إلى أهداف قابلة للقياس.

  • بناء خريطة ارتباط بين المتطلبات ونتائج المشروع.

  • إعداد مؤشرات أداء خاصة بإدارة المتطلبات.

  • استخدام المتطلبات لمراقبة التقدم وتحسين الأداء.

• ضمان جودة المتطلبات

  • عناصر المتطلبات الجيدة (قابلة للقياس، لا لبس فيها، قابلة للتحقق).

  • مراجعة المتطلبات بالاستناد إلى معايير الجودة.

  • دور الفريق الداخلي في فحص التوثيق وصحة البيانات.

  • آلية المصادقة على الوثائق ومتابعتها.

• التواصل وتقديم المتطلبات للأطراف الفنية والتنفيذية

  • تصميم عروض توضيحية للمتطلبات الفنية.

  • تعزيز فهم الفريق الفني من خلال نماذج عملية.

  • استخدام التوصيفات التوضيحية والخرائط.

  • تحسين التنسيق بين الإدارة والفرق الفنية.

• بناء خارطة طريق لتنفيذ المتطلبات

  • وضع خطة زمنية لتنفيذ المتطلبات الرئيسية.

  • تحديد الأنشطة والمخرجات المرتبطة بكل متطلب.

  • تحديد الموارد والمسؤوليات الخاصة بكل مرحلة.

  • تقييم المخاطر المرتبطة بسوء تنفيذ المتطلبات.