العربية
الإنجليزية
الملخص
تم تصميم دورة حوكمة المعلومات وإدارة السجلات التدريبية المقدمة من معهد جنيف لإدارة الأعمال للمؤسسات ضمن فئة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات التي تسعى إلى تعزيز السيطرة على معلومات الأعمال والسجلات المؤسسية والوثائق وسياسات الاحتفاظ بالبيانات والمسؤوليات التنظيمية. وتركز الدورة على إرساء ممارسات منظمة لحوكمة المعلومات تدعم الكفاءة التشغيلية وإدارة المخاطر والمساءلة والأمن والامتثال للمتطلبات التنظيمية في مختلف بيئات العمل المؤسسية.
تتيح حوكمة المعلومات الفعالة للمؤسسات تحديد كيفية إنشاء المعلومات وتصنيفها والوصول إليها وتخزينها والاحتفاظ بها ومراجعتها والتخلص منها طوال دورة حياتها التجارية. تتناول هذه الدورة تطوير وتنفيذ إطار لحوكمة المعلومات يتوافق مع أهداف المؤسسة والالتزامات القانونية والضوابط الداخلية ومتطلبات الأعمال. ويكتسب المشاركون معرفة بالأساليب العملية لإدارة أصول المعلومات عبر الإدارات والأنظمة والمستودعات والعمليات التجارية.
تقدم الدورة منظوراً مؤسسياً لإدارة السجلات، مع التركيز على الاحتفاظ بالوثائق وتصنيف السجلات وجداول الاحتفاظ بالمعلومات وأمن المعلومات وضوابط الوصول والاستعداد للتدقيق والتخلص المنضبط من المعلومات. كما تتناول التحديات التي تواجهها المؤسسات عند إدارة كميات متزايدة من السجلات الرقمية ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعقود والوثائق المالية وسجلات الموظفين والملفات التشغيلية وغيرها من معلومات الأعمال.
كما تتناول الدورة إدارة دورة حياة المعلومات باعتبارها نهجاً منظماً للتحكم في المعلومات منذ إنشائها وحتى استخدامها النشط والاحتفاظ بها وأرشفتها والتخلص النهائي منها. ويمكن للمؤسسات استخدام هذه الممارسات للحد من المخاطر المرتبطة بالمعلومات وتحسين إمكانية الوصول إليها وتقليل التخزين غير الضروري ووضع معايير متسقة للحوكمة.
يمثل الامتثال لمتطلبات السجلات مجالاً أساسياً آخر في البرنامج. وتستعرض الدورة كيفية تطوير السياسات والإجراءات التي تدعم الالتزامات التنظيمية ومتطلبات حوكمة الشركات ومسؤوليات الخصوصية والالتزامات التعاقدية وتوقعات التدقيق. كما تتناول أدوار ومسؤوليات مالكي المعلومات ومديري السجلات وفرق الامتثال والمتخصصين القانونيين وإدارات تقنية المعلومات والإدارة العليا.
تستهدف دورة حوكمة المعلومات وإدارة السجلات التدريبية المهنيين المسؤولين عن أصول المعلومات والسجلات المؤسسية والتوثيق والامتثال والحوكمة والمخاطر وإدارة البيانات أو العمليات التنظيمية. ويدعم البرنامج المؤسسات في إنشاء نهج منضبط لإدارة المعلومات مع تعزيز الشفافية والمساءلة والرقابة التشغيلية.
الأهداف
تهدف دورة حوكمة المعلومات وإدارة السجلات التدريبية إلى تعزيز القدرات المؤسسية في إدارة المعلومات والسجلات طوال دورة حياتها. وسيطور المشاركون فهماً لكيفية دمج مبادئ حوكمة المعلومات في السياسات والعمليات والتقنيات والضوابط التنظيمية.
إنشاء إطار لحوكمة المعلومات
سيتعرف المشاركون على المكونات المطلوبة لتطوير إطار عملي لحوكمة المعلومات. ويشمل ذلك سياسات الحوكمة وهياكل المساءلة وملكية المعلومات ومعايير التصنيف وضوابط الوصول ومتطلبات الاحتفاظ وآليات المراقبة وعمليات التحسين المستمر. ويتمثل الهدف في دعم حوكمة متسقة للمعلومات عبر وظائف الأعمال المختلفة.
تعزيز ممارسات إدارة السجلات
تركز الدورة على ممارسات إدارة السجلات المنظمة التي تمكن المؤسسات من تحديد السجلات وتصنيفها والاحتفاظ بها واسترجاعها وحمايتها والتخلص منها بالشكل المناسب. ويستكشف المشاركون أساليب إنشاء إجراءات متسقة لإدارة السجلات في البيئات الورقية والرقمية.
إدارة دورة حياة المعلومات
سيفهم المشاركون إدارة دورة حياة المعلومات وتطبيقها على فئات مختلفة من معلومات الشركات. وتغطي الدورة إنشاء المعلومات والتقاطها وتصنيفها واستخدامها النشط وتخزينها والاحتفاظ بها وأرشفتها ومراجعتها والتخلص منها، مما يساعد المؤسسات على وضع ضوابط واضحة في كل مرحلة.
تحسين الاحتفاظ بالوثائق
يطور البرنامج الوعي بمتطلبات الاحتفاظ بالوثائق وأهمية جداول الاحتفاظ بالمعلومات. ويستكشف المشاركون كيفية تحديد فترات الاحتفاظ وتحديد السجلات التي تتطلب الحفظ ومتابعة عمليات المراجعة ومنع الاحتفاظ غير الضروري بالمعلومات القديمة.
دعم الامتثال لمتطلبات السجلات
يتعرف المشاركون على دور الامتثال لمتطلبات السجلات في حوكمة الشركات وإدارة المخاطر. وتتناول الدورة تطوير السياسات والضوابط التي تساعد المؤسسات على الوفاء بالمتطلبات التنظيمية والقانونية والتعاقدية والداخلية المتعلقة بالمعلومات والسجلات.
تعزيز إدارة مخاطر المعلومات
تدعم الدورة تحديد وإدارة المخاطر المرتبطة بالمعلومات غير الدقيقة أو التي يتعذر الوصول إليها أو المكررة أو غير المصرح بها أو القديمة أو المحتفظ بها بصورة غير مناسبة. ويناقش المشاركون ضوابط الحوكمة التي تساعد على حماية المعلومات المؤسسية مع الحفاظ على إمكانية الوصول المناسبة إليها.
تحسين المساءلة المؤسسية
يسلط البرنامج الضوء على الملكية الواضحة والمساءلة عن أصول المعلومات. ويستكشف المشاركون كيفية توزيع مسؤوليات الحوكمة بين الإدارة التنفيذية ومالكي المعلومات ومديري السجلات ومتخصصي الامتثال والفرق القانونية وإدارات تقنية المعلومات ووحدات الأعمال.
الفئة المستهدفة
تستهدف دورة حوكمة المعلومات وإدارة السجلات التدريبية المهنيين العاملين في بيئات الشركات التي تمثل فيها المعلومات والتوثيق والسجلات والامتثال والحوكمة عناصر أساسية للعمليات التجارية.
متخصصو حوكمة المعلومات
يمكن لمتخصصي حوكمة المعلومات الاستفادة من البرنامج لتعزيز معرفتهم بأطر الحوكمة وضوابط المعلومات وسياسات الاحتفاظ وإجراءات التصنيف والمسؤوليات المؤسسية.
مديرو السجلات
سيستفيد مديرو السجلات من التغطية العملية لمبادئ إدارة السجلات وجداول الاحتفاظ وهياكل التصنيف وممارسات الأرشفة وضوابط التخلص ومتطلبات الامتثال.
متخصصو الامتثال
يمكن لمسؤولي ومتخصصي الامتثال تطبيق مفاهيم الدورة لتحسين الامتثال لمتطلبات السجلات وتنفيذ السياسات والاستعداد للتدقيق والرقابة على المتطلبات التنظيمية وضوابط المخاطر المتعلقة بالمعلومات.
مديرو المعلومات والبيانات
يمكن لمديري المعلومات ومتخصصي إدارة البيانات تطوير أساليب أقوى للتحكم في أصول المعلومات ودمج ممارسات الحوكمة ضمن العمليات التجارية وبيئات التقنية.
المتخصصون القانونيون ومتخصصو المخاطر
يمكن للمستشارين القانونيين ومديري المخاطر ومتخصصي حوكمة الشركات الاستفادة من فهم كيفية تأثير الاحتفاظ بالمعلومات وحفظها وإمكانية الوصول إليها والتخلص منها على مخاطر المؤسسة ومساءلتها.
متخصصو تقنية المعلومات والتحول الرقمي
يمكن لمتخصصي تقنية المعلومات المشاركين في منصات الوثائق وأنظمة المعلومات المؤسسية وبيئات التخزين وتقنيات التعاون والتحول الرقمي وأمن المعلومات استخدام البرنامج لمواءمة التقنية مع متطلبات الحوكمة.
متخصصو ضبط الوثائق
يمكن لمسؤولي ضبط الوثائق والمتخصصين في التوثيق تعزيز أساليبهم في تصنيف الوثائق وإدارة الإصدارات والاحتفاظ بها وإمكانية الوصول إليها ومراجعتها والتخلص المنضبط منها.
مسؤولو الشركات ومديرو الأعمال
يمكن لمديري الأعمال والمسؤولين عن الوثائق التنظيمية اكتساب معرفة عملية بإجراءات حوكمة المعلومات وضوابط السجلات المطبقة على العمليات المؤسسية اليومية.
الوحدات
الوحدة الأولى: أساسيات حوكمة المعلومات
تقدم هذه الوحدة مبادئ حوكمة المعلومات وإدارة السجلات وتوضح العلاقة بين حوكمة المعلومات وحوكمة الشركات وإدارة المخاطر والامتثال والأمن والأداء التشغيلي. ويدرس المشاركون المعلومات باعتبارها أصلاً استراتيجياً للمؤسسة ويبحثون في كيفية تسبب ضعف التحكم في المعلومات في مخاطر مالية وتشغيلية وقانونية وسمعية.
الوحدة الثانية: تطوير إطار لحوكمة المعلومات
تتناول هذه الوحدة هيكل إطار فعال لحوكمة المعلومات. وتشمل المجالات الرئيسية سياسات الحوكمة والأدوار التنظيمية وملكية المعلومات والمساءلة وهياكل اتخاذ القرار والمعايير والإجراءات والمراقبة وضوابط الحوكمة. ويدرس المشاركون كيفية مواءمة الأطر مع أهداف الأعمال وتنفيذها بصورة متسقة عبر الإدارات.
الوحدة الثالثة: مبادئ إدارة السجلات
تركز هذه الوحدة على الإدارة العملية لسجلات الشركات. وتغطي تحديد السجلات وتصنيفها والتقاطها وتخزينها واسترجاعها وحمايتها وصيانتها ومراجعتها وأرشفتها والتخلص منها. ويدرس المشاركون كيفية دعم إجراءات إدارة السجلات المتسقة للعمليات التجارية الموثوقة وتعزيز المساءلة المؤسسية.
الوحدة الرابعة: إدارة دورة حياة المعلومات
تستكشف هذه الوحدة إدارة دورة حياة المعلومات منذ إنشائها وحتى التخلص النهائي منها. ويدرس المشاركون كيفية التحكم في المعلومات أثناء إنشائها واستخدامها النشط وتخزينها والاحتفاظ بها وأرشفتها ومراجعتها والتخلص منها. وتركز الوحدة على الحوكمة القائمة على دورة الحياة بدلاً من التعامل مع إدارة المعلومات كنشاط إداري واحد.
الوحدة الخامسة: تصنيف المعلومات وتصنيف السجلات
تتناول هذه الوحدة أساليب تصنيف المعلومات وفقاً لقيمتها التجارية وحساسيتها ومتطلباتها التنظيمية وأهميتها التشغيلية واحتياجات الاحتفاظ بها. ويستكشف المشاركون هياكل التصنيف التي تدعم إدارة الوصول والاحتفاظ والحماية والتخلص والاسترجاع الفعال للمعلومات.
الوحدة السادسة: الاحتفاظ بالوثائق وجداول الاحتفاظ
تركز هذه الوحدة على سياسات الاحتفاظ بالوثائق وجداول الاحتفاظ بالمعلومات. ويدرس المشاركون كيفية تحديد فترات الاحتفاظ المناسبة وتحديد السجلات التي تتطلب حفظاً طويل الأجل وإدارة مراجعات الاحتفاظ وضمان عدم الاحتفاظ بالمعلومات لفترة تتجاوز المتطلبات التجارية أو التنظيمية المشروعة.
الوحدة السابعة: الامتثال لمتطلبات السجلات والضوابط التنظيمية
تتناول هذه الوحدة الامتثال لمتطلبات السجلات في بيئات الشركات. وتبحث كيفية تحويل المتطلبات التنظيمية والقانونية والتعاقدية والداخلية إلى سياسات وإجراءات عملية لإدارة السجلات. ويستكشف المشاركون مراقبة الامتثال وإدارة الأدلة ومتطلبات التدقيق وضوابط الحوكمة.
الوحدة الثامنة: السجلات الرقمية وإدارة الوثائق الإلكترونية
تتناول هذه الوحدة إدارة السجلات الإلكترونية داخل بيئات الأعمال الحديثة. وتشمل الموضوعات الوثائق الرقمية والمستودعات الإلكترونية ومنصات التعاون وسجلات البريد الإلكتروني والبيانات الوصفية وإدارة الإصدارات وأذونات الوصول والتخزين المنضبط.
الوحدة التاسعة: أمن المعلومات وإدارة الوصول
تبحث هذه الوحدة العلاقة بين حوكمة المعلومات وأمن المعلومات. ويستكشف المشاركون ضوابط الوصول وحساسية المعلومات والأذونات والمسؤوليات المتعلقة باستخدام المعلومات وحماية سجلات الشركات. وينصب التركيز على ضمان بقاء المعلومات متاحة للمستخدمين المصرح لهم مع توفير الحماية المناسبة لها.
الوحدة العاشرة: الاحتفاظ بالمعلومات والأرشفة والتخلص منها
تتناول هذه الوحدة المراحل النهائية من إدارة دورة حياة المعلومات. ويدرس المشاركون متطلبات الأرشفة وإجراءات التخلص وعمليات المراجعة والتدمير الآمن واعتماد التخلص وتوثيق إجراءات التخلص والضوابط التي تمنع التدمير غير المناسب أو الاحتفاظ غير الضروري بالمعلومات.
الوحدة الحادية عشرة: أدوار ومسؤوليات الحوكمة
تتناول هذه الوحدة مسؤوليات الإدارة التنفيذية ومالكي المعلومات ومديري السجلات وفرق الامتثال والإدارات القانونية ومتخصصي تقنية المعلومات ومديري الأعمال والموظفين. ويستكشف المشاركون كيفية تحسين المساءلة وتقليل الثغرات في حوكمة المعلومات من خلال تحديد المسؤوليات بوضوح.
الوحدة الثانية عشرة: مخاطر المعلومات واستمرارية الأعمال
تتناول هذه الوحدة المخاطر المتعلقة بالمعلومات التي يمكن أن تؤثر في استمرارية الأعمال والمرونة التشغيلية. ويستكشف المشاركون المخاطر المرتبطة بالسجلات المفقودة والوثائق غير المنضبطة والاحتفاظ غير المتسق والمعلومات غير المتاحة والوصول غير المصرح به وضعف التصنيف وعدم كفاية ضوابط الحوكمة.
الوحدة الثالثة عشرة: تدقيق ومراقبة حوكمة المعلومات
تركز هذه الوحدة على مراقبة الحوكمة والاستعداد للتدقيق. ويدرس المشاركون أساليب مراجعة ممارسات إدارة المعلومات وتقييم الالتزام بالسياسات وتحديد نقاط ضعف الضوابط وتوثيق النتائج وتنفيذ الإجراءات التصحيحية. وتدعم الوحدة التحسين المستمر لعمليات حوكمة المعلومات المؤسسية.
الوحدة الرابعة عشرة: تنفيذ سياسات حوكمة المعلومات
تركز هذه الوحدة على تحويل مبادئ الحوكمة إلى سياسات وإجراءات تشغيلية. ويستكشف المشاركون تطوير السياسات والتواصل بشأنها وتنفيذها وتحديد المسؤوليات وتوعية الموظفين والمراقبة والمراجعة وتحسين السياسات.
الوحدة الخامسة عشرة: استراتيجية حوكمة المعلومات المؤسسية
تدمج الوحدة النهائية المبادئ الرئيسية التي تمت تغطيتها في البرنامج ضمن نهج استراتيجي مؤسسي. ويدرس المشاركون كيفية إنشاء برامج مستدامة لحوكمة المعلومات تربط بين إدارة السجلات وإدارة دورة حياة المعلومات والاحتفاظ بالوثائق والامتثال لمتطلبات السجلات والأمن وإدارة المخاطر وأهداف الأعمال.
الأسئلة الشائعة
1. ماذا تتضمن دورة حوكمة المعلومات وإدارة السجلات التدريبية؟
تغطي الدورة أطر حوكمة المعلومات وإدارة السجلات وإدارة دورة حياة المعلومات والاحتفاظ بالوثائق والامتثال لمتطلبات السجلات وتصنيف المعلومات والسجلات الرقمية وأمن المعلومات والأرشفة والتخلص من المعلومات والتدقيق ومسؤوليات حوكمة الشركات.
2. من ينبغي له الالتحاق بدورة حوكمة المعلومات وإدارة السجلات؟
تناسب الدورة متخصصي حوكمة المعلومات ومديري السجلات ومسؤولي الامتثال ومديري المعلومات والبيانات والمتخصصين القانونيين ومتخصصي المخاطر ومتخصصي تقنية المعلومات ومسؤولي ضبط الوثائق ومديري الأعمال المسؤولين عن المعلومات التنظيمية.
3. لماذا يعد إطار حوكمة المعلومات مهماً للمؤسسات؟
يضع إطار حوكمة المعلومات سياسات ومسؤوليات وضوابط وإجراءات منظمة لإدارة المعلومات المؤسسية. ويدعم ذلك المساءلة وأمن المعلومات والامتثال وإدارة المخاطر والتحكم في الاحتفاظ بالمعلومات والتعامل المتسق مع سجلات الشركات.
4. كيف تدعم إدارة دورة حياة المعلومات العمليات المؤسسية؟
توفر إدارة دورة حياة المعلومات ضوابط منظمة للمعلومات منذ إنشائها واستخدامها النشط وحتى الاحتفاظ بها وأرشفتها ومراجعتها والتخلص منها. ويساعد ذلك المؤسسات على الحفاظ على معلومات يمكن الوصول إليها وموثوقة مع تقليل التخزين غير الضروري والمخاطر المتعلقة بالمعلومات.
5. كيف تدعم الدورة الامتثال لمتطلبات السجلات؟
تتناول الدورة كيفية إنشاء سياسات الاحتفاظ وإجراءات التصنيف وضوابط الحوكمة وممارسات المراقبة وعمليات التوثيق التي تدعم المتطلبات القانونية والتنظيمية والتعاقدية ومتطلبات التدقيق والامتثال الداخلي المتعلقة بسجلات الشركات.
