العربية
الإنجليزية
الملخص
أصبحت مشتريات الموارد البشرية وظيفة تشغيلية مهمة للمؤسسات التي تسعى إلى ضبط الإنفاق المرتبط بالقوى العاملة، وتحسين أداء الموردين، والحفاظ على جودة الخدمات بصورة متسقة. تتيح إدارة المشتريات الفعالة لأقسام الموارد البشرية إدارة مقدمي الخدمات الخارجيين، وأنشطة الشراء، والعقود، وخدمات القوى العاملة، وعلاقات الموردين من خلال عمليات منظمة وخاضعة للمساءلة. تم تصميم دورات التدريب على مشتريات وإدارة المشتريات للموارد البشرية التي يقدمها معهد جنيف لإدارة الأعمال وفقاً للمتطلبات العملية للمؤسسات التي تحتاج إلى رقابة أقوى على المشتريات المتعلقة بالموارد البشرية وإدارة الموردين.
ضمن فئة دورات تدريبية في الموارد البشرية، يركز هذا البرنامج على العلاقة بين عمليات الموارد البشرية، والمشتريات التجارية، والعلاقات مع الموردين، والرقابة المالية، والحوكمة المؤسسية. يمكن أن تشمل مشتريات الموارد البشرية وكالات التوظيف، ومقدمي التدريب، وشركات خدمات الرواتب، ومقدمي مزايا الموظفين، وموردي تقنيات الموارد البشرية، والاستشاريين، وشركاء التعهيد، ومقدمي خدمات بيئة العمل، وغيرهم من الموردين الخارجيين. تتطلب إدارة هذه العلاقات بفعالية أكثر من مجرد اختيار المورد بناءً على السعر. إذ يحتاج متخصصو الموارد البشرية إلى تقييم الجودة، وقدرة تقديم الخدمة، والامتثال، والشروط التجارية، ومستوى المخاطر، والقيمة طويلة الأجل التي يقدمها المورد.
يوفر البرنامج منهجاً منظماً لإدارة المشتريات والشراء ضمن بيئات الموارد البشرية. ويتناول كيفية تحديد المتطلبات، وإعداد مواصفات المشتريات، وتقييم الموردين، ومقارنة العروض، والتفاوض على الشروط التجارية، ومراقبة العقود، والحفاظ على أداء الموردين. كما يكتسب المشاركون فهماً لكيفية تأثير قرارات الشراء في ميزانيات الموارد البشرية، وتجربة الموظفين، واستمرارية العمليات، والامتثال، والأهداف الاستراتيجية للقوى العاملة.
تتطلب مشتريات الموارد البشرية الفعالة تنسيقاً بين متخصصي الموارد البشرية، وفرق المشتريات، والإدارات المالية، والوظائف القانونية، والمديرين التشغيليين، والموردين الخارجيين. ويساعد إطار المشتريات المُدار جيداً على تحقيق الشفافية في قرارات الشراء، مع مساعدة المؤسسات على تجنب الإنفاق غير الضروري، والمخاطر المرتبطة بالموردين، وتكرار الخدمات، وممارسات الشراء غير المتسقة.
يعتمد معهد جنيف لإدارة الأعمال في هذا التدريب على التطبيق المؤسسي، بما يمكّن المؤسسات من تعزيز حوكمة المشتريات مع تطوير أساليب عملية لتقييم الموردين والتحكم في عمليات الشراء. كما يتناول البرنامج أهمية الالتزام بالمشتريات وضرورة الحفاظ على أنشطة شراء موثقة وشفافة وقابلة للتدقيق.
دور مشتريات الموارد البشرية في المؤسسات
تربط مشتريات الموارد البشرية بين متطلبات الموارد البشرية والشراء التجاري وإدارة الموردين. فعندما تحتاج فرق الموارد البشرية إلى خدمة أو منتج خارجي، تحدد أنشطة المشتريات كيفية تحديد المتطلب، والبحث عن الموردين، وتقييمهم، وإتمام عملية الشراء، ومتابعتها.
يمكن أن يساعد اتباع نهج منظم لمشتريات الموارد البشرية في تحسين وضوح التكاليف، ومساءلة الموردين، وإدارة العقود، واتساق الخدمات، والتخطيط التشغيلي. كما يمكن أن يساعد قادة الموارد البشرية على اتخاذ قرارات شراء تتوافق مع أولويات المؤسسة بدلاً من التعامل مع كل متطلب شراء باعتباره معاملة منفصلة.
بناء عمليات مشتريات فعالة
تحدد عمليات المشتريات القوية مراحل واضحة تبدأ من تحديد الاحتياجات وصولاً إلى تقييم الموردين، والشراء، وإدارة العقود، ومراقبة الأداء. وتوفر هذه المراحل إطاراً متسقاً لاتخاذ القرارات، كما تساعد المؤسسات على تحديد المسؤوليات بين أصحاب المصلحة.
يدرس البرنامج كيفية مساهمة فرق الموارد البشرية في تخطيط المشتريات، وإعداد المتطلبات الواضحة، والتنسيق مع متخصصي المشتريات، وضمان توافق قرارات الشراء مع الاحتياجات التشغيلية. كما يتناول كيفية مساعدة الإجراءات الموحدة في تقليل أخطاء الشراء وتحسين الرقابة على النفقات المتكررة المتعلقة بالموارد البشرية.
إدارة موردي الموارد البشرية والعلاقات معهم
يمكن أن يؤثر موردو الموارد البشرية بصورة مباشرة في جودة خدمات الموارد البشرية واستمراريتها. ولذلك تحتاج المؤسسات إلى أساليب منهجية لاختيار الموردين، وضمهم، وتقييمهم، وإدارة علاقاتهم.
تشمل إدارة الموردين مراجعة جودة الخدمة، وسرعة الاستجابة، والأسعار، والالتزامات التعاقدية، والامتثال، والمخاطر، ومؤشرات الأداء. ويتناول البرنامج كيفية إنشاء علاقات منتجة مع الموردين مع الحفاظ على الضوابط التجارية المناسبة والمعايير المؤسسية.
الأهداف
تهدف دورات التدريب على مشتريات وإدارة المشتريات للموارد البشرية إلى تعزيز قدرة متخصصي الموارد البشرية والأعمال على إدارة مسؤوليات المشتريات بمستوى أكبر من التنظيم والوعي التجاري والرقابة التشغيلية.
تشمل الأهداف الرئيسية ما يلي:
تعزيز إدارة مشتريات الموارد البشرية
تطوير فهم واضح لمبادئ مشتريات الموارد البشرية وتطبيقها في مختلف أنشطة الشراء المرتبطة بالقوى العاملة. ويدرس المشاركون كيفية دعم المشتريات لعمليات الموارد البشرية مع المساهمة في الانضباط المالي والكفاءة المؤسسية.
تحسين عمليات المشتريات
فهم المراحل التي تتضمنها عمليات المشتريات الفعالة، بدءاً من تحديد الاحتياجات وإعداد المواصفات، مروراً بالبحث عن الموردين وتقييم العروض والتفاوض على الشروط، وصولاً إلى مراقبة التنفيذ.
تطوير اختيار الموردين
تطوير أساليب منظمة لاختيار الموردين بناءً على متطلبات الخدمة، وقدرة المورد، والقيمة التجارية، والامتثال، والمخاطر، والجودة، وتوقعات الأداء بدلاً من الاعتماد على السعر وحده.
تحسين تقييم الموردين
تطبيق أساليب عملية لتقييم موردي الموارد البشرية وفقاً لمعايير محددة. ويشمل ذلك جودة الخدمة، وسرعة الاستجابة، والاستقرار المالي، والامتثال، والقدرة التشغيلية، والأداء التعاقدي، والتحسين المستمر.
تعزيز ضوابط الشراء
تحسين ممارسات الشراء من خلال وضع إجراءات واضحة للموافقة، وضوابط الإنفاق، ومتطلبات التوثيق، وتحديد المسؤوليات في مختلف أنشطة الشراء المتعلقة بالموارد البشرية.
دعم الالتزام بالمشتريات
فهم أهمية الالتزام بالمشتريات والحوكمة المتسقة طوال عمليات البحث عن الموردين، والشراء، والتعاقد، وإدارة الموردين.
تحسين إدارة التكاليف
تحديد فرص ضبط نفقات مشتريات الموارد البشرية من خلال التخطيط الأفضل، ومقارنة الموردين، والتفاوض، ومراقبة العقود، وإدارة الطلب، وتحليل المشتريات.
إدارة مخاطر الموردين
التعرف على المخاطر المحتملة المرتبطة بالموردين وتطوير أساليب لمراقبة استمرارية الخدمة، والالتزامات التعاقدية، ومتطلبات الامتثال، والاعتماد التشغيلي.
دعم القرارات الاستراتيجية للموارد البشرية
ربط قرارات المشتريات بالأهداف الأوسع للموارد البشرية حتى تسهم الخدمات والموردون الخارجيون بصورة فعالة في استراتيجية القوى العاملة، والأداء التشغيلي، والأهداف المؤسسية.
الفئة المستهدفة
تستهدف دورات التدريب على مشتريات وإدارة المشتريات للموارد البشرية المهنيين المسؤولين عن عمليات الموارد البشرية، والمشتريات، والشراء، وعلاقات الموردين، وخدمات القوى العاملة، والميزانيات، والعقود، ووظائف الدعم المؤسسي.
متخصصو الموارد البشرية
يمكن لمديري الموارد البشرية، وشركاء أعمال الموارد البشرية، ومتخصصي عمليات الموارد البشرية، ومسؤولي الموارد البشرية، والمتخصصين الذين يشاركون في قرارات الشراء أو يديرون مقدمي خدمات الموارد البشرية الخارجيين الاستفادة من البرنامج.
متخصصو المشتريات والشراء
يمكن لمديري المشتريات، ومسؤولي الشراء، ومتخصصي التوريد، ومديري الفئات، ومتخصصي المشتريات المشاركين في عمليات الشراء المتعلقة بالموارد البشرية تعزيز فهمهم لمتطلبات مشتريات القوى العاملة.
مديرو عمليات الموارد البشرية
يمكن للمهنيين المسؤولين عن تقديم خدمات الموارد البشرية استخدام أساليب المشتريات المنظمة لإدارة مقدمي الخدمات الخارجيين، وتحسين معايير الخدمة، والحفاظ على رؤية أوضح لأنشطة الشراء.
متخصصو المالية والميزانية
يمكن لمديري المالية، ومراقبي الميزانية، والمتخصصين الماليين الداعمين لأقسام الموارد البشرية الاستفادة من فهم أقوى لنفقات مشتريات الموارد البشرية، وضوابط الشراء، وتكاليف الموردين، والمساءلة المالية.
متخصصو إدارة الموردين ومقدمو الخدمات
يمكن للمهنيين المسؤولين عن علاقات الموردين تطوير أساليب أكثر منهجية لتقييم الموردين، ومراقبة العقود، ومتابعة أداء الخدمات، وحوكمة الموردين.
مديرو الأعمال والأقسام
يمكن للمديرين الذين يعتمدون أو يبدؤون عمليات الشراء المتعلقة بالموارد البشرية تطوير وعي أكبر بمتطلبات المشتريات، وتقييم الموردين، وضوابط الشراء، ومسؤوليات الامتثال.
قادة الموارد البشرية والإدارة العليا
يمكن لقادة الموارد البشرية استخدام البرنامج لإنشاء حوكمة أكثر اتساقاً للمشتريات، وتحسين الرقابة على الموردين، وربط مشتريات الموارد البشرية بالأهداف المؤسسية الأوسع.
الوحدات
الوحدة الأولى: أساسيات مشتريات الموارد البشرية
تقدم هذه الوحدة مبادئ مشتريات الموارد البشرية وتبحث في دورها ضمن عمليات الموارد البشرية الحديثة. كما تستعرض كيفية حصول المؤسسات على الخدمات والمنتجات الخارجية مع الحفاظ على الانضباط التجاري، والجودة التشغيلية، والحوكمة المؤسسية.
وتغطي الوحدة هياكل مشتريات الموارد البشرية، ومسؤوليات أصحاب المصلحة، وتخطيط المشتريات، ومتطلبات الشراء، والضوابط الداخلية، والعلاقة بين الموارد البشرية والمشتريات والمالية ووظائف الأعمال الأخرى.
الوحدة الثانية: استراتيجية مشتريات الموارد البشرية والتخطيط لها
تبدأ المشتريات الفعالة بالتخطيط الدقيق. تتناول هذه الوحدة كيفية تحديد متطلبات المشتريات، والتنبؤ بالطلب، ووضع الأولويات، وتحديد المواصفات، وتنسيق أنشطة الشراء مع ميزانيات الموارد البشرية وخطط القوى العاملة.
ويدرس المشاركون أساليب تخطيط المشتريات التي تدعم الشفافية، وضبط التكاليف، واتساق الموردين، واستمرارية العمليات.
الوحدة الثالثة: عمليات وإجراءات المشتريات
تستعرض هذه الوحدة دورة المشتريات الكاملة. وتشمل تحديد الاحتياجات، والبحث عن الموردين، وإعداد طلبات العروض، وجمع المقترحات، والتقييم، والموافقة، والشراء، والتعاقد، والتسليم، ومراقبة أداء الموردين.
ويتم التركيز على تطوير عمليات مشتريات قابلة للتكرار تحدد المسؤوليات بوضوح وتحد من الاختلاف غير الضروري في قرارات الشراء.
الوحدة الرابعة: تحديد موردي الموارد البشرية والبحث عنهم
تعتمد المؤسسات غالباً على موردي الموارد البشرية الخارجيين للحصول على خدمات متخصصة ودعم تشغيلي. تستعرض هذه الوحدة أساليب البحث عن الموردين وطرق تحديد مقدمي الخدمات المحتملين.
وتشمل الموضوعات البحث عن الموردين، وقنوات التوريد، ومتطلبات الخدمة، وقدرات الموردين، ومقارنة السوق، ووثائق المشتريات، وإعداد قوائم مختصرة للموردين.
الوحدة الخامسة: اختيار الموردين وتقييمهم
يتطلب اختيار الموردين تقييماً منظماً للعوامل التجارية والتشغيلية. تستعرض هذه الوحدة أطر التقييم الخاصة بمقارنة الموردين وفقاً لمعايير محددة مسبقاً.
ويدرس المشاركون قدرات المورد، وجودة الخدمة، والأسعار، والخبرة، والامتثال، وقابلية التوسع، وسرعة الاستجابة، والمخاطر، والقدرات التقنية، والشروط التعاقدية. كما تتناول الوحدة كيفية مساهمة معايير التقييم المرجحة في دعم قرارات الشراء الشفافة.
الوحدة السادسة: إدارة الشراء وضبط التكاليف
تؤثر قرارات الشراء بصورة مباشرة في ميزانيات الموارد البشرية ونفقات المؤسسة. تركز هذه الوحدة على ضوابط الشراء، ومتطلبات الشراء، ومسارات الموافقة، ووضوح الإنفاق، وتحليل التكاليف، ومراقبة النفقات.
ويدرس المشاركون كيفية مساهمة ممارسات الشراء الأفضل في الحد من النفقات غير الضرورية مع الحفاظ على جودة الخدمة المطلوبة والمعايير التشغيلية.
الوحدة السابعة: التفاوض مع الموردين وإدارة العقود
تحتاج علاقات الموردين الفعالة إلى اتفاقيات تجارية واضحة وممارسات تفاوض مناسبة. تتناول هذه الوحدة إعداد المفاوضات، ومناقشة الأسعار، وتوقعات الخدمة، وشروط العقود، ومتطلبات الأداء، وشروط التجديد، وإجراءات التصعيد.
كما تدرس كيفية تعاون فرق الموارد البشرية مع أصحاب المصلحة في المشتريات والوظائف القانونية لضمان دعم اتفاقيات الموردين لمتطلبات المؤسسة.
الوحدة الثامنة: إدارة أداء الموردين
إن اختيار المورد المناسب ليس سوى بداية لإدارة المشتريات الفعالة. إذ تحتاج المؤسسات إلى مراقبة أداء المورد بصورة مستمرة وفقاً للتوقعات المتفق عليها.
وتغطي هذه الوحدة مراقبة مستويات الخدمة، ومؤشرات الأداء، واجتماعات مراجعة الأداء، وإدارة المشكلات، والإجراءات التصحيحية، وملاحظات الموردين، والالتزام بالعقود، والتحسين المستمر.
الوحدة التاسعة: الالتزام بالمشتريات والحوكمة
يوفر الالتزام بالمشتريات إطاراً لضمان توافق أنشطة الشراء مع متطلبات المؤسسة المعتمدة. تتناول هذه الوحدة هياكل الموافقة، ووثائق المشتريات، وسجلات الموردين، وضوابط الشراء، وإدارة تضارب المصالح، والشفافية، والاستعداد للتدقيق.
ويستعرض المشاركون كيفية مساهمة الحوكمة المتسقة في تقليل مخاطر المشتريات وإنشاء قدر أكبر من المساءلة في عمليات شراء الموارد البشرية.
الوحدة العاشرة: إدارة مخاطر مشتريات الموارد البشرية
يمكن أن يتسبب الموردون الخارجيون في مخاطر مالية، وتشغيلية، وتعاقدية، ومخاطر مرتبطة بالامتثال واستمرارية الخدمة. تستعرض هذه الوحدة كيفية تحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بالموردين قبل قرارات الشراء وبعدها.
وتشمل الموضوعات الاعتماد على الموردين، وانقطاع الخدمات، والمخاطر التعاقدية، ومخاطر الامتثال، والاعتبارات المتعلقة بالبيانات، وموثوقية الموردين، والتخطيط للطوارئ، ومراقبة المخاطر.
الوحدة الحادية عشرة: الإدارة الاستراتيجية لعلاقات الموردين
تحتاج العلاقات طويلة الأجل مع الموردين إلى إدارة نشطة بدلاً من الاقتصار على عمليات الشراء التقليدية. تستعرض هذه الوحدة التعاون مع الموردين، والتواصل، ومراجعات الأداء، وحوكمة العلاقات، وتحسين الخدمات، والتطوير الاستراتيجي للموردين.
ويدرس المشاركون كيفية الحفاظ على علاقات منتجة مع الموردين مع الحفاظ على المساءلة التجارية وضوابط المشتريات.
الوحدة الثانية عشرة: أداء مشتريات الموارد البشرية والتحسين المستمر
تركز الوحدة الأخيرة على قياس فعالية المشتريات وتحسين عملياتها بمرور الوقت. وتتناول بيانات الشراء، ومؤشرات أداء الموردين، ونفقات المشتريات، ونتائج العقود، وكفاءة العمليات، وأداء الالتزام، ورضا أصحاب المصلحة.
ويدرس المشاركون كيفية استخدام معلومات المشتريات لتحديد أوجه عدم الكفاءة، وتعزيز إدارة الموردين، وتحسين قرارات الشراء، ودعم التحسين المستمر في جميع أنشطة مشتريات الموارد البشرية.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بمشتريات الموارد البشرية؟
مشتريات الموارد البشرية هي العملية المنظمة لتوفير وشراء وإدارة ومراقبة المنتجات والخدمات التي تحتاج إليها وظائف الموارد البشرية. ويمكن أن تشمل خدمات التوظيف، ومقدمي التدريب، وتقنيات الموارد البشرية، وخدمات الرواتب، ومزايا الموظفين، والاستشاريين، وغيرهم من الموردين الخارجيين المرتبطين بالقوى العاملة.
لماذا يعد اختيار الموردين مهماً في مشتريات الموارد البشرية؟
يساعد اختيار الموردين المؤسسات على تحديد مقدمي الخدمات القادرين على تلبية معايير الخدمة والجودة والتكلفة والامتثال والمتطلبات التشغيلية المطلوبة. ويمكن لعملية الاختيار المنظمة أن تحسن الشفافية وتدعم توافق قدرات الموردين مع متطلبات المؤسسة.
ماذا يتضمن تقييم الموردين؟
يتضمن تقييم الموردين فحص مقدمي الخدمات وفقاً لمعايير محددة مثل جودة الخدمة، والأسعار، والموثوقية، وسرعة الاستجابة، والامتثال، والقدرة، والأداء التعاقدي، والمخاطر. ويمكن أن يساعد التقييم المنتظم المؤسسات على تحديد مشكلات الأداء وفرص التحسين.
كيف يدعم الالتزام بالمشتريات عمليات الموارد البشرية؟
يحدد الالتزام بالمشتريات متطلبات متسقة للبحث عن الموردين، والشراء، والموافقات، والتوثيق، وإدارة الموردين، والتعاقد. ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين المساءلة والشفافية والرقابة على أنشطة مشتريات الموارد البشرية.
من ينبغي أن يحضر دورات التدريب على مشتريات وإدارة المشتريات للموارد البشرية؟
البرنامج مناسب لمديري الموارد البشرية، ومتخصصي عمليات الموارد البشرية، ومتخصصي المشتريات والشراء، والمتخصصين الماليين، وفرق إدارة الموردين، ومديري الأعمال، وقادة الموارد البشرية المشاركين في قرارات المشتريات والشراء المتعلقة بالموارد البشرية.
