العربية
الإنجليزية
الملخص
تُعد إدارة سجلات الموارد البشرية وظيفة مؤسسية أساسية تدعم دقة معلومات الموظفين، والتحكم في الوثائق، والامتثال للمتطلبات التنظيمية، والاستمرارية التشغيلية، والإدارة الفعالة للقوى العاملة. تنتج المؤسسات وتحافظ على كميات كبيرة من سجلات الموارد البشرية طوال دورة حياة الموظف، بما في ذلك وثائق التوظيف، وعقود العمل، وملفات الموظفين، وسجلات الأداء، ومعلومات التعويضات، ووثائق الحضور، وسجلات التدريب، ووثائق الإجراءات التأديبية، وسجلات الإجازات، ومعلومات المزايا، وسجلات انتهاء الخدمة. ومن دون اتباع نهج منظم لإدارة هذه السجلات، قد تواجه المؤسسات معلومات غير متسقة، ووصولاً غير مصرح به، وصعوبة في الاسترجاع، وتكراراً في الوثائق، ومخاطر مرتبطة بالاحتفاظ بالسجلات، وتحديات في الامتثال.
تقدم دورات إدارة سجلات الموارد البشرية والتحكم في الوثائق التي يقدمها معهد جنيف لإدارة الأعمال إطاراً مؤسسياً منظماً لإدارة سجلات الموارد البشرية والوثائق طوال دورة حياتها. تركز الدورة على الأنظمة العملية لإنشاء وتصنيف وتخزين والوصول إلى ومراجعة والاحتفاظ والتخلص من وثائق الموارد البشرية، مع الحفاظ على المستويات المناسبة من السرية والدقة والمساءلة والتحكم.
تتناول الدورة كيفية إنشاء المؤسسات لعمليات متسقة لإدارة ملفات الموظفين وسجلات الموارد البشرية الأخرى، مع مواءمة إجراءات التحكم في الوثائق مع متطلبات الحوكمة والسياسات الداخلية. ويطور المشاركون فهماً واضحاً لكيفية تنظيم السجلات وفهرستها وصيانتها ومراجعتها وأرشفتها والتخلص منها وفقاً لجداول الاحتفاظ المحددة والسياسات المؤسسية.
تلعب إدارة سجلات الموارد البشرية أيضاً دوراً مهماً في دعم الامتثال للسجلات. تحتاج فرق الموارد البشرية إلى عمليات موثوقة تمكنها من تحديد السجلات المطلوبة، والحفاظ على الأدلة المتعلقة بالأنشطة المرتبطة بالموظفين، والتحكم في الوصول إلى المعلومات الحساسة، واسترجاع الوثائق بكفاءة عند الحاجة إليها لأغراض التدقيق أو المراجعات الداخلية أو التحقيقات أو القرارات الإدارية.
تندرج الدورة ضمن فئة دورات تدريبية في الموارد البشرية، وهي مصممة للمؤسسات التي تسعى إلى تعزيز التحكم في وثائق الموارد البشرية وسجلات الموظفين. ويجمع معهد جنيف لإدارة الأعمال بين مبادئ إدارة السجلات ومتطلبات إدارة الموارد البشرية العملية لدعم ممارسات توثيق متسقة في بيئات العمل المؤسسية.
النهج المؤسسي لإدارة سجلات الموارد البشرية
تتطلب الإدارة الفعالة لسجلات الموارد البشرية أكثر من مجرد تخزين الوثائق إلكترونياً أو الاحتفاظ بملفات الموظفين الورقية. فهي تتضمن تحديد المسؤوليات، وإنشاء هياكل للتصنيف، والتحكم في إصدارات الوثائق، وتحديد فترات الاحتفاظ، وحماية المعلومات السرية، وإنشاء إجراءات موثوقة لاسترجاع السجلات والتخلص منها.
تتناول الدورة هذه المتطلبات من منظور مؤسسي. ويستكشف المشاركون كيفية إنشاء أقسام الموارد البشرية لعمليات موحدة لإدارة السجلات تقلل من عدم الاتساق الإداري وتحسن توافر معلومات القوى العاملة وموثوقيتها.
التحكم في الوثائق وحوكمة المعلومات
يضمن التحكم في الوثائق بقاء وثائق الموارد البشرية دقيقة ومعتمدة وحديثة وقابلة للتتبع ومتاحة للمستخدمين المصرح لهم. ويدرس المشاركون مبادئ التحكم في الوثائق التي تشمل إنشاء الوثائق، والمراجعة، والاعتماد، وإدارة الإصدارات، والتوزيع، والتعديل، والأرشفة، والتخلص.
كما تتناول الدورة كيفية دمج سجلات الموارد البشرية ضمن أطر حوكمة المعلومات الأوسع، مع الحفاظ على الضوابط المناسبة للمعلومات السرية الخاصة بالموظفين.
الأهداف
تهدف دورات إدارة سجلات الموارد البشرية والتحكم في الوثائق إلى تطوير قدرات عملية لإدارة سجلات الموارد البشرية وملفات الموظفين والوثائق الخاضعة للتحكم داخل البيئات المؤسسية.
عند إكمال الدورة، سيتمكن المشاركون من:
إنشاء أنظمة منظمة لسجلات الموارد البشرية
تطوير أساليب منهجية لإنشاء وتصنيف وتنظيم وتخزين واسترجاع ومراجعة وصيانة سجلات الموارد البشرية طوال دورة حياتها.
إدارة ملفات الموظفين بفعالية
تطبيق إجراءات متسقة للحفاظ على ملفات الموظفين وضمان اكتمال وثائق الموظفين وتنظيمها وتحديثها وإتاحتها للموظفين المصرح لهم وحمايتها من الوصول غير المناسب.
تطبيق إجراءات التحكم في الوثائق
فهم كيفية إنشاء عمليات للتحكم في الوثائق تشمل إنشاء الوثائق واعتمادها ومراجعتها وتحديثها وتوزيعها والوصول إليها وإدارة إصداراتها وأرشفتها والتخلص منها.
تطوير جداول الاحتفاظ بالسجلات
فهم الغرض من جداول الاحتفاظ بالسجلات وتطبيق أساليب منظمة لتحديد المدة التي ينبغي خلالها الاحتفاظ بفئات مختلفة من وثائق الموارد البشرية وفقاً لمتطلبات المؤسسة والالتزامات المعمول بها.
تعزيز الامتثال للسجلات
تطوير عمليات تدعم الامتثال للسجلات من خلال الحفاظ على الوثائق المناسبة، وإمكانية التتبع، وضوابط الوصول، وممارسات الاحتفاظ، والأدلة على الإجراءات المؤسسية.
تحسين جودة وثائق الموارد البشرية
تحديد فجوات التوثيق والتكرار والتناقضات والمعلومات القديمة والوثائق غير الخاضعة للتحكم وغيرها من نقاط الضعف التي قد تؤثر في عمليات الموارد البشرية.
دعم السرية والتحكم في الوصول
تطبيق المبادئ المناسبة للتحكم في الوصول إلى سجلات الموظفين الحساسة وضمان إتاحة معلومات الموارد البشرية السرية للأفراد المصرح لهم فقط.
تحسين استرجاع السجلات
إنشاء ممارسات منطقية للتصنيف والفهرسة تتيح للمستخدمين المصرح لهم العثور على سجلات الموارد البشرية بكفاءة عند الحاجة إليها للأغراض التشغيلية أو الإدارية أو التدقيقية أو المتعلقة بالامتثال.
تعزيز إدارة دورة حياة السجلات
فهم دورة الحياة الكاملة لسجلات الموارد البشرية بدءاً من إنشائها واستخدامها النشط، مروراً بالاحتفاظ بها وأرشفتها ومراجعتها، ووصولاً إلى التخلص المصرح به منها.
دعم حوكمة الموارد البشرية المؤسسية
دمج إدارة سجلات الموارد البشرية والتحكم في الوثائق ضمن عمليات الحوكمة المؤسسية الأوسع لتعزيز المساءلة والاتساق والموثوقية التشغيلية.
الفئة المستهدفة
تتناسب دورات إدارة سجلات الموارد البشرية والتحكم في الوثائق مع المهنيين المسؤولين عن سجلات الموظفين ووثائق الموارد البشرية والتحكم في الوثائق وإدارة شؤون الموظفين والامتثال وإدارة معلومات القوى العاملة.
متخصصو الموارد البشرية
يمكن لمديري الموارد البشرية ومسؤولي الموارد البشرية وشركاء أعمال الموارد البشرية وأخصائيي الموارد البشرية تطوير عمليات أقوى للحفاظ على سجلات الموظفين ودعم ممارسات توثيق متسقة في الموارد البشرية.
مسؤولو سجلات الموارد البشرية وشؤون الموظفين
يمكن للمهنيين المسؤولين مباشرة عن ملفات الموظفين ووثائق الموظفين وفهرسة السجلات واسترجاع الوثائق والأرشفة وصيانة السجلات تعزيز قدراتهم التشغيلية.
متخصصو التحكم في الوثائق
يمكن لمسؤولي التحكم في الوثائق والمهنيين المشاركين في إدارة المعلومات المؤسسية تطوير معرفة متخصصة بمتطلبات وثائق الموارد البشرية وعمليات التحكم في الوثائق.
فرق عمليات الموارد البشرية
يمكن لمتخصصي عمليات الموارد البشرية استخدام ممارسات منظمة لإدارة السجلات لتحسين الاتساق الإداري واسترجاع المعلومات ووثائق الموظفين وإدارة دورة حياة السجلات.
متخصصو الامتثال والحوكمة
يمكن للمهنيين المسؤولين عن الامتثال الداخلي والحوكمة ومعايير التوثيق والضوابط المؤسسية فهم كيفية دعم إدارة سجلات الموارد البشرية للعمليات المؤسسية القائمة على الأدلة.
مديرو الموارد البشرية ورؤساء الأقسام
يمكن للمديرين المسؤولين عن عمليات الموارد البشرية تطوير أطر لمراقبة جودة السجلات وتنفيذ جداول الاحتفاظ بالسجلات وتحديد المسؤوليات وتحسين التحكم في الوثائق عبر وظائف الموارد البشرية.
مسؤولو الإدارة المؤسسية
يمكن للمهنيين الإداريين الذين يدعمون وثائق الموظفين وسجلات القوى العاملة تحسين قدرتهم على تنظيم المعلومات الخاصة بالموارد البشرية والتحكم فيها ضمن بيئات مؤسسية منظمة.
متخصصو المعلومات وإدارة السجلات
يمكن للمهنيين العاملين في إدارة المعلومات والحوكمة وإدارة السجلات المؤسسية تطبيق معرفتهم على المتطلبات المحددة لسجلات الموارد البشرية.
الوحدات
الوحدة الأولى: أساسيات إدارة سجلات الموارد البشرية
تضع هذه الوحدة الأسس الخاصة بإدارة سجلات الموارد البشرية ودورها ضمن عمليات الموارد البشرية المؤسسية. ويدرس المشاركون الفئات المختلفة لسجلات الموارد البشرية ويفهمون كيفية دعم السجلات الدقيقة لإدارة القوى العاملة والمساءلة وإعداد التقارير واتخاذ القرارات والاستمرارية المؤسسية.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- مبادئ إدارة سجلات الموارد البشرية
- أنواع وفئات سجلات الموارد البشرية
- سجلات الموظفين طوال دورة حياة التوظيف
- السجلات الورقية والرقمية للموارد البشرية
- مسؤوليات ملكية سجلات الموارد البشرية
- تصنيف وفهرسة السجلات
- دقة واكتمال واتساق معلومات الموارد البشرية
- إدارة دورة حياة سجلات الموارد البشرية
- التحديات الشائعة في إدارة السجلات
الوحدة الثانية: ملفات الموظفين ووثائق الموظفين
تركز هذه الوحدة على هيكلة ملفات الموظفين وصيانتها والتحكم فيها. ويدرس المشاركون كيفية تنظيم وثائق الموظفين بشكل متسق مع ضمان بقاء السجلات دقيقة وكاملة وآمنة ومتاحة للمستخدمين المصرح لهم.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- هياكل ملفات الموظفين
- السجلات الرئيسية للموظفين
- وثائق التوظيف وبدء العمل
- عقود العمل وتعديلاتها
- وثائق إدارة الأداء
- سجلات التعويضات والمزايا
- وثائق الحضور والإجازات
- سجلات التدريب والتطوير
- وثائق الإجراءات التأديبية وعلاقات الموظفين
- سجلات انتهاء الخدمة وإنهاء العمل
- إجراءات مراجعة ملفات الموظفين
الوحدة الثالثة: معايير توثيق الموارد البشرية
تتناول هذه الوحدة المعايير المطلوبة لإعداد وثائق موارد بشرية موثوقة. ويستكشف المشاركون كيفية إنشاء المؤسسات لممارسات توثيق متسقة عبر وظائف الموارد البشرية وتقليل تكرار الوثائق ونقص المعلومات والبيانات القديمة وتباين التنسيقات.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- معايير توثيق الموارد البشرية
- قواعد تسمية الوثائق
- هياكل التصنيف
- البيانات الوصفية والفهرسة
- اكتمال الوثائق
- نماذج الموارد البشرية الموحدة
- إجراءات مراجعة الوثائق
- التحقق من دقة الوثائق
- تحديد حالة الوثائق
- مراقبة جودة الوثائق
الوحدة الرابعة: التحكم في الوثائق ضمن عمليات الموارد البشرية
تطور هذه الوحدة المعرفة العملية بدورة التحكم في وثائق الموارد البشرية. ويدرس المشاركون كيفية إنشاء الوثائق الخاضعة للتحكم ومراجعتها واعتمادها وتحديثها وتوزيعها وأرشفتها وسحبها.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- مبادئ التحكم في الوثائق
- ملكية الوثائق والمسؤولية عنها
- مسارات اعتماد الوثائق
- التحكم في الإصدارات
- إدارة المراجعات
- توزيع الوثائق
- الوصول الخاضع للتحكم
- إدارة الوثائق القديمة
- دورات مراجعة الوثائق
- مسارات التدقيق وتتبع التغييرات
الوحدة الخامسة: جداول الاحتفاظ بالسجلات ودورة حياة السجلات
تركز هذه الوحدة على جداول الاحتفاظ بالسجلات وتطبيقها على الفئات المختلفة لسجلات الموارد البشرية. ويدرس المشاركون كيفية إنشاء عمليات متسقة للاحتفاظ بالسجلات مع منع التخلص المبكر منها وتجنب التخزين غير الضروري لفترات طويلة.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- الغرض من جداول الاحتفاظ بالسجلات
- فئات الاحتفاظ بسجلات الموارد البشرية
- تحديد فترات الاحتفاظ
- السجلات النشطة وغير النشطة
- إجراءات الأرشفة
- دورات مراجعة السجلات
- متطلبات الاحتفاظ القانونية والمؤسسية
- التخلص الآمن من السجلات
- اعتماد عمليات التخلص
- توثيق أنشطة التخلص
الوحدة السادسة: إدارة سجلات الموارد البشرية الرقمية
تتناول هذه الوحدة إدارة سجلات الموارد البشرية الرقمية ضمن البيئات المؤسسية الحديثة. ويدرس المشاركون كيفية تنظيم السجلات الإلكترونية والتحكم فيها وحمايتها واسترجاعها والحفاظ عليها طوال دورة حياتها.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- هياكل سجلات الموارد البشرية الرقمية
- ملفات الموظفين الإلكترونية
- أنظمة التصنيف الرقمي
- التحكم الإلكتروني في الوثائق
- صلاحيات الوصول
- تسمية الملفات وفهرستها
- إدارة الإصدارات
- الأرشفة الرقمية
- اعتبارات النسخ الاحتياطي والاستعادة
- إدارة دورة حياة السجلات الرقمية
الوحدة السابعة: الامتثال للسجلات والسرية
تتناول هذه الوحدة العلاقة بين إدارة سجلات الموارد البشرية والامتثال للسجلات. ويستكشف المشاركون كيفية إنشاء المؤسسات للضوابط التي تدعم المساءلة والسرية والوصول المصرح به وممارسات حفظ السجلات المتسقة.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- مبادئ الامتثال للسجلات
- معلومات الموارد البشرية السرية
- التحكم في الوصول
- الوصول المصرح به وغير المصرح به
- المساءلة عن السجلات
- توثيق قرارات الموارد البشرية
- مراقبة الامتثال
- المراجعات الداخلية للسجلات
- الأدلة والاستعداد للتدقيق
- مسؤوليات إدارة السجلات
الوحدة الثامنة: أمن سجلات الموارد البشرية وإدارة الوصول
تركز هذه الوحدة على حماية معلومات الموظفين الحساسة. ويدرس المشاركون كيفية تنظيم الوصول إلى سجلات الموارد البشرية وفقاً للأدوار والمسؤوليات المؤسسية.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- سرية سجلات الموارد البشرية
- مبادئ الوصول القائم على الأدوار
- اعتماد صلاحيات الوصول
- معلومات الموظفين الحساسة
- حماية السجلات الورقية
- حماية السجلات الرقمية
- مراقبة الوصول
- إجراءات التعامل مع المعلومات
- مخاطر أمن السجلات
- توثيق الحوادث
الوحدة التاسعة: تدقيق السجلات وضمان الجودة
تتناول هذه الوحدة أساليب مراجعة سجلات الموارد البشرية وتحديد نقاط الضعف في العمليات الحالية. ويتعلم المشاركون كيف يمكن للمراجعات المنظمة تحديد ملفات الموظفين غير المكتملة والوثائق غير المتسقة والموافقات المفقودة والسجلات القديمة والوثائق غير الخاضعة للتحكم.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- تدقيق سجلات الموارد البشرية
- مراجعة ملفات الموظفين
- فحوصات جودة الوثائق
- تقييم اكتمال السجلات
- مراقبة الامتثال
- تدقيق التحكم في الوثائق
- إجراءات التصحيح
- مؤشرات أداء إدارة السجلات
- أدلة التدقيق
- التحسين المستمر
الوحدة العاشرة: حوكمة سجلات الموارد البشرية والتحسين التشغيلي
تجمع الوحدة النهائية بين إدارة السجلات والتحكم في الوثائق والاحتفاظ بالسجلات والامتثال والحوكمة. ويدرس المشاركون كيفية إنشاء المؤسسات لأطر مستدامة لسجلات الموارد البشرية تدعم الكفاءة التشغيلية والإدارة المتسقة للقوى العاملة.
تشمل الموضوعات الرئيسية:
- أطر حوكمة سجلات الموارد البشرية
- السياسات والإجراءات
- الأدوار والمسؤوليات
- المساءلة عن إدارة السجلات
- حوكمة التحكم في الوثائق
- حوكمة جداول الاحتفاظ بالسجلات
- مراقبة أداء السجلات
- توحيد العمليات
- التحسين المستمر
- الاستراتيجية طويلة الأجل لإدارة سجلات الموارد البشرية
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بإدارة سجلات الموارد البشرية؟
إدارة سجلات الموارد البشرية هي العملية المنظمة لإنشاء سجلات الموارد البشرية وتنظيمها والحفاظ عليها والتحكم فيها وتخزينها واسترجاعها والاحتفاظ بها والتخلص منها طوال دورة حياتها.
لماذا يُعد التحكم في الوثائق مهماً في الموارد البشرية؟
يساعد التحكم في الوثائق على ضمان دقة وثائق الموارد البشرية وحداثتها واعتمادها وإمكانية تتبعها وإتاحتها للموظفين المناسبين فقط. كما يقلل من المخاطر المرتبطة بالوثائق القديمة أو المكررة أو غير الخاضعة للتحكم.
ما المقصود بجداول الاحتفاظ في إدارة سجلات الموارد البشرية؟
تحدد جداول الاحتفاظ المدة التي ينبغي خلالها الاحتفاظ بفئات محددة من سجلات الموارد البشرية قبل مراجعتها أو أرشفتها أو التخلص منها بشكل آمن وفقاً للمتطلبات المعمول بها والسياسات المؤسسية.
من ينبغي أن يشارك في دورات إدارة سجلات الموارد البشرية والتحكم في الوثائق؟
تناسب هذه الدورات مديري الموارد البشرية ومسؤولي الموارد البشرية ومسؤولي شؤون الموظفين ومتخصصي التحكم في الوثائق وفرق عمليات الموارد البشرية ومتخصصي الامتثال ومتخصصي إدارة السجلات والمسؤولين الإداريين في المؤسسات المسؤولين عن وثائق الموارد البشرية.
كيف تدعم إدارة سجلات الموارد البشرية الامتثال للسجلات؟
تدعم إدارة سجلات الموارد البشرية المنظمة الامتثال للسجلات من خلال إنشاء عمليات متسقة للتوثيق والوصول والاحتفاظ والمراجعة والاسترجاع والأرشفة والتخلص، مما يساعد المؤسسات على الحفاظ على الأدلة والمساءلة المناسبة عبر عمليات الموارد البشرية.
