دبلوم تنمية مهارات العاملين في الخدمات الإدارية

يشكل العاملون في الخدمات الإدارية العمود الفقري لأي مؤسسة سواء كانت حكومية أو خاصة، حيث يقومون بدور محوري في تنظيم الأعمال اليومية، وتنسيق المعلومات، ودعم الإدارات المختلفة لضمان استمرارية العمليات بكفاءة ودقة. ويكتسب تطوير مهاراتهم أهمية كبيرة، إذ يعزز من جودة الأداء المؤسسي، ويرفع مستوى الإنتاجية، ويضمن تقديم خدمات إدارية متميزة تدعم أهداف المؤسسة الاستراتيجية.
يهدف هذا الدبلوم المهني في تنمية مهارات العاملين في الخدمات الإدارية إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتطوير أدائهم الإداري اليومي، وتحسين قدراتهم في التعامل مع مختلف المهام والخدمات الإدارية بشكل منظم وفعال، وذلك من خلال منهجية تدريبية متكاملة تقدمها معهد جنيف لإدارة الأعمال، تركز على تنمية المهارات الشخصية والفنية والإدارية للعاملين في هذا المجال.

الفئة المستهدفة

• العاملون في المكاتب الإدارية والموظفون المسؤولون عن تنسيق الأعمال اليومية وضمان سير العمليات المؤسسية بسلاسة.

• مشرفو الإدارات والكوادر الإشرافية الذين يسعون لتعزيز قدراتهم على إدارة فرق العمل وتحسين مستوى الأداء الإداري.

• الموظفون الجدد الذين يحتاجون إلى صقل مهاراتهم الأساسية في التعامل مع الأنظمة والإجراءات الإدارية بشكل احترافي.

• المسؤولون عن متابعة الأعمال المكتبية وتنظيم الملفات والمراسلات لضمان دقة وسرعة إنجاز المهام.

• أي موظف يسعى لتطوير كفاءته في العمل الإداري، وزيادة إنتاجيته من خلال تعزيز المهارات التنظيمية والتواصلية والتقنية المرتبطة بالخدمات الإدارية.

الأهداف

• تطوير مهارات المشاركين في تنظيم الأعمال اليومية وتنسيق المهام الإدارية بما يرفع كفاءة الأداء المؤسسي بشكل ملموس.

• تعزيز قدرة المشاركين على إدارة المراسلات والملفات وتنظيم الاجتماعات والوثائق بطريقة منهجية واحترافية.

• تمكين المشاركين من تحسين مهارات التواصل والتفاعل مع الزملاء والعملاء بما يضمن تقديم خدمات إدارية عالية الجودة.

• دعم المشاركين على استخدام أساليب وتقنيات متقدمة لإدارة الوقت وتنظيم الأولويات في بيئة العمل المتعددة المهام.

• رفع مستوى الكفاءة الشخصية والمهنية للعاملين في الخدمات الإدارية بما يسهم في تحسين الأداء العام للمؤسسة.

مخطط البرنامج التدريبي

• مقدمة في الخدمات الإدارية ودورها في المؤسسات

  • توضيح أهمية الخدمات الإدارية في دعم الأعمال اليومية وسير العمليات داخل المؤسسة.

  • تحديد المهام والمسؤوليات الرئيسية للعاملين في الخدمات الإدارية.

  • إبراز دور الخدمات الإدارية في تحسين جودة العمل المؤسسي.

  • شرح العلاقة بين الخدمات الإدارية والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

• الهيكل التنظيمي ودور كل وحدة إدارية

  • التعرف على الهيكل الإداري للمؤسسة ووحداته المختلفة.

  • توضيح العلاقة بين الوحدات الإدارية المختلفة والتنسيق بينها.

  • تحديد دور كل موظف في إنجاز المهام المشتركة بكفاءة.

  • تعزيز فهم التدفق التنظيمي للعمليات اليومية.

• مهارات التواصل الإداري الفعال

  • تطوير القدرة على التواصل الواضح والمهني مع الزملاء والإدارة.

  • استخدام أساليب التعامل الاحترافية مع العملاء الداخليين والخارجيين.

  • فهم تأثير التواصل الفعال على جودة الأداء الإداري.

  • تعزيز القدرة على الاستماع والتحليل الفعال للرسائل والمعلومات.

• إدارة الوقت وتنظيم الأولويات

  • التعرف على أساليب تنظيم الوقت وتحديد المهام المهمة والعاجلة.

  • استخدام أدوات وأساليب لتخطيط الأعمال اليومية بكفاءة.

  • تقليل الإهدار في الوقت وزيادة الإنتاجية الفردية والجماعية.

  • التعامل مع ضغط العمل وتنظيم مهام متعددة في وقت محدود.

• إدارة المراسلات والوثائق

  • تصنيف المراسلات والوثائق الإدارية بحسب الأولوية والأهمية.

  • استخدام أساليب تنظيم وحفظ الملفات لضمان سهولة الوصول إليها.

  • ضمان دقة المعلومات وصحة البيانات في جميع المراسلات.

  • متابعة المراسلات الصادرة والواردة بشكل دوري ومنظم.

• كتابة التقارير الإدارية والملاحظات

  • تطوير مهارات كتابة تقارير واضحة ومنظمة واحترافية.

  • استخدام لغة رسمية دقيقة وملائمة لطبيعة العمل الإداري.

  • توثيق الأحداث والملاحظات بشكل يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

  • عرض النتائج والمعلومات بطريقة منسقة تدعم اتخاذ القرار.

• تنسيق الاجتماعات والفعاليات الإدارية

  • التحضير للاجتماعات بطريقة منظمة واحترافية.

  • إعداد جداول الأعمال ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.

  • متابعة الحضور والتوثيق الرسمي لاجتماعات العمل.

  • تنظيم الفعاليات الإدارية بما يضمن انسيابية العمل وسلاسة الإجراءات.

• إدارة المهام اليومية والروتينية

  • تحديد مهام العمل اليومية وتوزيعها على الموظفين.

  • متابعة إنجاز المهام وفق الجداول الزمنية المحددة.

  • التعامل مع التحديات اليومية وإيجاد الحلول المناسبة.

  • تعزيز الانضباط والالتزام بالمواعيد والمهام المحددة.

• مهارات التحليل وحل المشكلات الإدارية

  • تحليل المشكلات اليومية التي تواجه الخدمات الإدارية.

  • تطوير القدرة على اقتراح حلول عملية وسريعة.

  • استخدام التفكير النقدي لتقييم نتائج القرارات الإدارية.

  • تعزيز القدرة على التعامل مع التحديات بشكل احترافي.

• تحسين جودة الخدمات الإدارية

  • التعرف على أساليب رفع جودة الأداء الإداري والخدمات المقدمة.

  • تطبيق مبادئ الجودة في التعامل مع العملاء والزملاء.

  • تطوير مؤشرات بسيطة لقياس مدى كفاءة الخدمات.

  • تعزيز دور الموظف في تحقيق رضا المستفيدين وتحسين سمعة المؤسسة.

• إدارة الأولويات والمهام الطارئة

  • التعامل مع المهام المفاجئة أو العاجلة بشكل فعال.

  • إعادة ترتيب الأولويات دون التأثير على المهام اليومية.

  • تعزيز المرونة في أداء العمل الإداري.

  • ضمان استمرارية الإنجاز تحت ضغط العمل.

• مهارات استخدام التكنولوجيا في العمل الإداري

  • التعرف على برامج وأدوات إدارة المستندات والمراسلات.

  • استخدام البريد الإلكتروني وبرامج إدارة الجداول والملفات بكفاءة.

  • تنظيم البيانات الرقمية لتسهيل الوصول إليها بسرعة.

  • دمج التكنولوجيا في تحسين إنتاجية الخدمات الإدارية اليومية.

• العمل ضمن فريق إداري فعال

  • تعزيز التعاون بين الموظفين لتحقيق أهداف العمل المشتركة.

  • تنمية القدرة على المشاركة في المسؤوليات المشتركة.

  • تطوير مهارات حل النزاعات والعمل بروح الفريق.

  • تشجيع تبادل المعرفة والخبرات بين أعضاء الفريق.

• مهارات التخطيط والتنظيم الإداري

  • وضع خطط عمل قصيرة وطويلة الأجل لتنظيم المهام.

  • تحديد الموارد اللازمة لإنجاز الأعمال بكفاءة.

  • استخدام جداول زمنية دقيقة لمتابعة الإنجاز.

  • تقييم النتائج وتحسين الأداء المستمر.

• مهارات التعامل مع العملاء الداخليين والخارجيين

  • تقديم خدمات إدارية بشكل مهني ولبق يرضي المستفيدين.

  • فهم احتياجات العملاء والتعامل معها بمرونة وفعالية.

  • تطوير أساليب إدارة شكاوى واستفسارات العملاء.

  • تعزيز صورة المؤسسة من خلال جودة الخدمات المقدمة.

• تعزيز الانضباط والاحترافية في العمل الإداري

  • الالتزام بالمواعيد والإجراءات الرسمية في جميع المهام.

  • تطبيق قواعد السلوك المهني داخل بيئة العمل.

  • تعزيز النزاهة والدقة في إنجاز المهام اليومية.

  • دعم سمعة المؤسسة من خلال سلوكيات الموظفين الإيجابية.

• إدارة المعلومات وسرية البيانات

  • التعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة آمنة واحترافية.

  • حفظ الوثائق والتقارير بشكل يضمن السرية وسهولة الوصول.

  • تنظيم المعلومات الرقمية والورقية لتسهيل العمل الإداري.

  • ضمان الالتزام بالأنظمة والإجراءات في إدارة البيانات.

• التطوير المستمر للمهارات الإدارية

  • تعزيز ثقافة التعلم والتطوير الذاتي بين الموظفين.

  • استخدام التغذية الراجعة لتحسين الأداء الفردي والجماعي.

  • متابعة التطورات الإدارية الحديثة وتطبيقها عند الحاجة.

  • بناء خطة تطوير مهني مستمر لتعزيز الكفاءة المؤسسية.

• إدارة ضغط العمل والمهام المتعددة

  • تطوير القدرة على إدارة الأعمال تحت ضغط عالٍ دون فقدان التركيز.

  • التعامل مع تعدد المهام بطريقة منهجية ومرتبة.

  • الحفاظ على جودة الأداء رغم كثرة المسؤوليات.

  • استخدام استراتيجيات تنظيمية لتقليل التوتر وتحقيق الإنجاز.

• تحقيق التميز في الأداء الإداري اليومي

  • تحديد معايير الأداء المتميز في الخدمات الإدارية.

  • تطوير مهارات الاحترافية والإتقان في إنجاز المهام اليومية.

  • تشجيع الالتزام بالمعايير والإجراءات الرسمية لضمان الجودة.

  • تعزيز القدرة على تقديم خدمات متميزة ترفع مستوى رضا المستفيدين.