دورة أساسيات إدارة المشاريع للمدير غير التنفيذي

المقدمة

تواجه المؤسسات في مختلف القطاعات تحديات متزايدة في تنفيذ المشاريع بنجاح، وهو ما يتطلب مشاركة فاعلة من جميع الأدوار الإدارية، بما في ذلك المديرين غير التنفيذيين. هؤلاء يشكلون عنصر دعم وتوجيه استراتيجي لا يُستهان به في دورة حياة المشروع، ويُنتظر منهم فهم مبادئ إدارة المشاريع دون الحاجة إلى التورط في التفاصيل التشغيلية اليومية.
دورة "أساسيات إدارة المشاريع للمدير غير التنفيذي"، المقدمة من معهد جنيف لإدارة الأعمال، تقدم إطارًا مبسطًا وعمليًا يمكّن المدراء من فهم ما يحتاجونه بدقة لمتابعة المشاريع، وطرح الأسئلة الصحيحة، وتقييم الأداء العام دون التداخل مع الأدوار التنفيذية.

الفئة المستهدفة

• أعضاء مجالس الإدارة الذين يشرفون على محفظة المشاريع.

• المديرون غير التنفيذيين الراغبون في متابعة الأداء دون الانخراط الفني.

• المستشارون الاستراتيجيون المشاركون في الرقابة على المشاريع.

• أصحاب المصلحة المؤسسيين الذين يحتاجون لفهم المشروع من منظور رقابي.

أهداف البرنامج التدريبي

• تزويد المديرين غير التنفيذيين بأساسيات فهم دورة حياة المشروع.

• تمكينهم من تقييم تقارير الأداء وتحديد مؤشرات التقدم بدقة.

• تقديم نظرة واضحة على العلاقة بين المشروع والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

• تعزيز القدرة على اتخاذ قرارات مبنية على متابعة واعية دون التدخل التنفيذي.

مخطط البرنامج التدريبي

1. مفاهيم أساسية في إدارة المشاريع

• تعريف المشروع ومكوناته الرئيسية.

• الفرق بين المشروع والعملية التشغيلية.

• الأدوار والمسؤوليات داخل الهيكل التنظيمي للمشروع.

• أهمية وضوح نطاق المشروع وأثره على النتائج.

2. دورة حياة المشروع من منظور إداري

• المراحل الأساسية للمشروع (البدء، التخطيط، التنفيذ، الإغلاق).

• فهم النقاط الحرجة في كل مرحلة.

• كيف يتطور المشروع عبر الزمن من منظور رقابي.

• ما يجب على المدير غير التنفيذي ملاحظته في كل مرحلة.

3. التخطيط الاستراتيجي وتحديد أهداف المشروع

• العلاقة بين أهداف المشروع والرؤية المؤسسية.

• تحليل الجدوى والتبرير الاستثماري للمشاريع.

• تحديد المؤشرات التي تُظهر اتساق المشروع مع الخطط العامة.

• دور الإدارة غير التنفيذية في مراجعة الخطط العليا للمشروع.

4. فهم الجدول الزمني والموارد دون التفاصيل الفنية

• نظرة عامة على إدارة الوقت في المشاريع.

• فهم استخدام الموارد البشرية والمالية.

• كيف يتأثر الأداء العام بتوزيع الموارد.

• ما يجب مراقبته في تقارير الجداول الزمنية.

5. تقييم المخاطر من منظور رقابي

• المفاهيم الأساسية لإدارة المخاطر في المشاريع.

• كيف تُعرض المخاطر في التقارير ولماذا تهم المدير غير التنفيذي.

• الفرق بين المخاطر القابلة للتقبل وتلك التي تتطلب تدخلًا.

• الإشارات التي تدل على ضعف إدارة المخاطر.

6. الرقابة على التكاليف والمؤشرات المالية

• المبادئ العامة لإدارة ميزانية المشروع.

• مؤشرات الإنفاق والانحرافات المالية.

• كيف يُقرأ التقرير المالي للمشروع بوعي إداري.

• التوازن بين الجدوى المالية ومخرجات المشروع.

7. جودة المخرجات ومتابعة النتائج النهائية

• فهم معايير الجودة الأساسية في المشاريع.

• متابعة الأداء بناءً على المخرجات وليس الأنشطة.

• متى يعتبر المشروع ناجحًا من منظور الإدارة العليا.

• متابعة الأداء النهائي وفق الأهداف المعلنة سلفًا.

8. العلاقات بين أصحاب المصلحة والتواصل المؤسسي

• تحديد الجهات ذات العلاقة بالمشروع.

• أهمية التواصل الدوري وتأثيره على التقدم العام.

• متى يجب على المدير غير التنفيذي التدخل في قنوات التواصل.

• دور الشفافية في تعزيز الرقابة الإيجابية.

9. أدوات وتقارير المتابعة للمدير غير التنفيذي

• تقارير الأداء: ماذا تعني وكيف تُحلل بفعالية؟

• ما الذي يجب البحث عنه في تقارير المشروع الشهرية والمرحلية؟

• أدوات التقييم البصرية (مثل مخططات جانت أو مصفوفة المخاطر).

• وضع الأسئلة الاستراتيجية استنادًا إلى التقارير دون الخوض في التفاصيل.

10. الربط بين المشروع والسياسات العامة للمؤسسة

• كيف يعكس المشروع استراتيجية المنظمة طويلة المدى؟

• دور المدير غير التنفيذي في ضمان الانسجام المؤسسي.

• التداخل بين نتائج المشاريع والحوكمة المؤسسية.

• تعزيز التكامل بين المخرجات والمبادرات المستقبلية.