دورة في تقنيات التيسير والتنسيق الفعال في إدارة الاجتماعات

تُعد الاجتماعات الفعالة حجر الزاوية في بيئات العمل الاحترافية، إذ تُسهم في اتخاذ القرارات وتعزيز التعاون وتوجيه فرق العمل نحو تحقيق الأهداف. ومع ذلك، فإن الفارق بين اجتماع مثمر وآخر مضيعة للوقت يكمن في أسلوب التيسير ومستوى التنسيق. يقدم البرنامج التدريبي: تقنيات التيسير والتنسيق الفعال في إدارة الاجتماعات من معهد جنيف لإدارة الأعمال إطارًا منهجيًا للارتقاء بمستوى الاجتماعات من خلال أدوات التيسير الذكي وأساليب التنسيق المنظم، لضمان الوصول إلى نتائج واضحة وفعالة.

الفئة المستهدفة

• مدراء الإدارات ورؤساء الفرق في المؤسسات الحكومية والخاصة.

• الموظفون المسؤولون عن تنظيم الاجتماعات والفعاليات الإدارية.

• مساعدو المدراء التنفيذيين ومنسقو المكاتب العليا.

• المختصون في إدارة الموارد البشرية والتطوير المؤسسي.

أهداف البرنامج

• تمكين المشاركين من استخدام تقنيات التيسير الفعّال لإدارة الاجتماعات بمرونة وكفاءة.

• تطوير مهارات التنسيق والتخطيط المسبق للاجتماعات بما يعزز من جودة القرارات.

• التعرف على أنماط المشاركين وكيفية التعامل معها خلال الاجتماعات.

• تحسين مهارات المتابعة وتوثيق المخرجات لضمان التنفيذ الفعلي للتوصيات.

مخطط البرنامج التدريبي

• مفاهيم أساسية في إدارة الاجتماعات

  • تعريف الاجتماع الفعّال ومميزاته الأساسية.

  • الفرق بين الاجتماعات التقليدية والاجتماعات المنظّمة.

  • متى يُعقد الاجتماع؟ شروط الضرورة والجدوى.

  • العوامل التي تؤدي إلى فشل الاجتماعات.

• دور الميسر في بيئة العمل

  • مسؤوليات الميسر قبل وأثناء وبعد الاجتماع.

  • الصفات الشخصية والمهنية للميسر الناجح.

  • الحياد ودوره في ضبط الحوار وتوجيه المشاركين.

  • تنظيم الوقت وإدارة تدخلات الأعضاء.

• الإعداد المسبق والتخطيط للاجتماع

  • تحديد الهدف المحوري للاجتماع.

  • إعداد جدول الأعمال بشكل واضح ومحدد.

  • اختيار المشاركين بدقة وفقًا لموضوع النقاش.

  • تجهيز الأدوات والوسائل التقنية اللازمة.

• تنسيق الأدوار والمسؤوليات

  • توزيع المهام داخل الاجتماع بفعالية.

  • دور السكرتير أو المراقب في التوثيق.

  • تنظيم مداخلات الحضور بطريقة منهجية.

  • إدارة الخلافات وتوجيه النقاش نحو الهدف.

• إدارة الحوار وتوجيه النقاش

  • تقنيات فتح النقاش بشكل إيجابي.

  • تحفيز المشاركة المتوازنة بين الأعضاء.

  • التعامل مع المقاطعات والانحرافات عن الموضوع.

  • طرق اختتام النقاش والانتقال إلى القرار.

• التواصل اللفظي وغير اللفظي أثناء الاجتماعات

  • نغمة الصوت وتأثيرها على إدارة الاجتماع.

  • استخدام لغة الجسد لتأكيد الرسائل.

  • القراءة الواعية لتفاعل المشاركين.

  • تعزيز الإنصات النشط كأداة تيسير فعالة.

• توثيق مخرجات الاجتماعات

  • الصياغة الدقيقة لمحاضر الاجتماعات.

  • تحديد النقاط الإجرائية والتوصيات التنفيذية.

  • إعداد ملخص شامل قابل للتوزيع.

  • حفظ السجلات وإتاحتها للمعنيين.

• آليات المتابعة وتنفيذ القرارات

  • الربط بين نتائج الاجتماع وخطط العمل.

  • إنشاء جداول متابعة للمهام المنبثقة.

  • التواصل مع الجهات المعنية بالتنفيذ.

  • مراجعة الأداء وتحليل الانحرافات.

• تقنيات الاجتماعات الإلكترونية

  • متطلبات الاجتماعات عن بُعد من حيث التقنية والتنظيم.

  • تحديات التواصل في الفضاء الرقمي.

  • آداب الحضور والمشاركة عبر الإنترنت.

  • أدوات إدارة النقاش الافتراضي.

• تقييم وتحسين أداء الاجتماعات

  • أدوات قياس فعالية الاجتماعات.

  • ملاحظات المشاركين كوسيلة للتحسين المستمر.

  • المؤشرات الدالة على نجاح التيسير والتنسيق.

  • إدخال التحسينات بناءً على التغذية الراجعة.