دورة إدارة أصحاب المصلحة وتحسين اتصالات المشروع

المقدمة

تُعد إدارة أصحاب المصلحة من العوامل الحاسمة في نجاح أي مشروع، حيث يتوقف على مدى فاعلية التواصل مع الجهات المعنية تحقيق الأهداف واستدامة النتائج. دورة "إدارة أصحاب المصلحة وتحسين اتصالات المشروع" المقدمة من معهد جنيف لإدارة الأعمال تهدف إلى تمكين المشاركين من فهم طبيعة أصحاب المصلحة، وتحليل تأثيراتهم، وبناء استراتيجيات تواصل متوازنة تضمن مشاركتهم الفعالة ودعمهم المستمر. تم تصميم هذه الدورة بعناية لتجمع بين المعرفة النظرية والخبرة العملية، مع التركيز على الجوانب التنظيمية والاستراتيجية في بيئة المشاريع.

الفئة المستهدفة

• مدراء المشاريع والمساعدون التنفيذيون المعنيون بإدارة العلاقات.

• أعضاء فرق المشاريع الذين يتولون مهام التواصل أو التنسيق مع الأطراف المعنية.

• المستشارون والخبراء في مجال إدارة المشاريع والتطوير المؤسسي.

• مسؤولو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي في بيئة المشاريع.

أهداف البرنامج التدريبي

بنهاية الدورة، سيكون المشارك قادرًا على:

• التمييز بين أنواع أصحاب المصلحة وتحليل أدوارهم وتأثيرهم على مسار المشروع.

• تصميم استراتيجية تواصل فعالة تستجيب لتوقعات واهتمامات مختلف الأطراف.

• بناء شبكات دعم داخلية وخارجية تسهم في تعزيز التفاهم والالتزام بالمشروع.

• التنبؤ بالتحديات التي قد تنشأ نتيجة ضعف التواصل واقتراح حلول وقائية.

مخطط البرنامج التدريبي

1. فهم بيئة أصحاب المصلحة في المشاريع

• تحديد الفئات الرئيسية من أصحاب المصلحة.

• التمييز بين النفوذ والتأثير والاهتمام.

• العلاقة بين الأهداف المؤسسية واحتياجات أصحاب المصلحة.

• الاعتبارات الأخلاقية عند إدارة أصحاب المصلحة.

2. أدوات تحليل أصحاب المصلحة

• مصفوفة القوة والاهتمام.

• تقييم التأثير الإيجابي أو السلبي لكل طرف.

• تقنيات تحديد الأولويات في إدارة العلاقة.

• استخدام نماذج التصنيف في بيئة المشروع.

3. وضع استراتيجيات المشاركة الفعّالة

• اختيار أسلوب التفاعل المناسب لكل فئة.

• إدارة التوقعات بشكل استباقي.

• تعزيز الشفافية وبناء الثقة.

• مواءمة الأهداف الشخصية مع أهداف المشروع.

4. إعداد خطط الاتصال بالمشروع

• تحديد الرسائل المحورية وأوقات إرسالها.

• تصميم قنوات تواصل ملائمة.

• تخصيص مسؤوليات الاتصال داخل الفريق.

• مراجعة وتحديث خطة الاتصال دوريًا.

5. إدارة المواقف الصعبة مع أصحاب المصلحة

• التعامل مع المعارضين أو غير الداعمين للمشروع.

• استراتيجيات احتواء الصراعات المحتملة.

• التفاوض للوصول إلى التفاهم المشترك.

• إدارة الضغوط والتوقعات المتضاربة.

6. تطوير مهارات التواصل الفعّال

• توظيف لغة الجسد والنبرة المناسبة.

• اختيار الكلمات المؤثرة وفق السياق.

• الإصغاء النشط كأداة لإدارة العلاقة.

• التغلب على الحواجز الثقافية والتنظيمية.

7. دمج أصحاب المصلحة في دورة حياة المشروع

• إشراك المعنيين منذ مرحلة التخطيط.

• تعزيز المساهمة في مراحل التنفيذ والتقييم.

• إدارة التغيرات بتواصل واضح ومهني.

• بناء التزام طويل الأمد من خلال التواصل المستمر.

8. التكنولوجيا ودورها في تحسين الاتصالات

• استخدام أدوات إدارة المشاريع الرقمية.

• الاستفادة من البريد الإلكتروني، الاجتماعات الافتراضية والتقارير التفاعلية.

• تحليل بيانات التواصل لقياس الفعالية.

• التغلب على التحديات الرقمية في الاتصال.

9. مراقبة أداء التواصل مع أصحاب المصلحة

• مؤشرات الأداء الرئيسية في الاتصال.

• أدوات جمع التغذية الراجعة.

• مراجعة مدى تحقيق أهداف الاتصال.

• التعديل المستمر للاستراتيجية حسب النتائج.

10. التوثيق وإعداد تقارير أصحاب المصلحة

• إنشاء سجل شامل لأصحاب المصلحة.

• إعداد تقارير دورية حول أنشطة المشاركة.

• حفظ سجلات الاتصال والاجتماعات.

• التوثيق كجزء من الحوكمة وإدارة المعرفة.