دبلوم نظم التحكم فى وثائق الجودة

يقدّم معهد جنيف لإدارة الأعمال الدبلوم المهني في نظم التحكم في وثائق الجودة استجابةً للحاجة المتزايدة إلى بناء أنظمة توثيق دقيقة ومنظمة تضمن استقرار الأداء المؤسسي واستمراريته. تمثل وثائق الجودة المرجع الأساسي الذي تستند إليه السياسات والإجراءات والتعليمات، ويؤدي ضعف إدارتها أو غياب الضبط المنهجي لها إلى خلل في التطبيق وتفاوت في مستوى الأداء داخل المؤسسات.

يركّز هذا البرنامج على الجوانب التنظيمية والإدارية لنظم التحكم في وثائق الجودة، من حيث إعدادها، واعتمادها، وتحديثها، وضبط تداولها وحفظها، بما يضمن وضوحها ودقتها وسهولة الرجوع إليها. كما يهدف إلى ترسيخ مفاهيم الانضباط المؤسسي والالتزام بالإجراءات المعتمدة، وتعزيز دور الوثائق في دعم أنظمة الإدارة وتحقيق التكامل بين مختلف وحدات العمل.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو الجودة وأنظمة الإدارة العاملون في المؤسسات الراغبون في تطوير نظم توثيق فعالة تواكب متطلبات العمل المؤسسي.

• موظفو ضبط الوثائق والسجلات الذين تتطلب طبيعة عملهم تنظيم الوثائق ومتابعة تحديثها واعتمادها وفق الإجراءات المعتمدة.

• العاملون في إدارات التدقيق والامتثال ممن يعتمدون على وثائق الجودة كمرجع رئيسي في أعمال المراجعة والمتابعة.

• المشرفون والمديرون التنفيذيون الذين تقع ضمن مسؤولياتهم متابعة الالتزام بالإجراءات والسياسات المكتوبة.

• العاملون في المؤسسات الصناعية والخدمية التي تعتمد على نظم جودة موثقة لضمان الاستقرار التشغيلي وتحسين الأداء.

الأهداف

• تمكين المشاركين من فهم مفهوم نظم التحكم في وثائق الجودة ودورها في دعم الأداء المؤسسي المنظم.

• تعزيز القدرة على إعداد وتنظيم الوثائق بطريقة تضمن وضوحها وسهولة استخدامها والاعتماد عليها.

• رفع كفاءة المشاركين في إدارة دورة حياة الوثيقة من الإعداد وحتى الإلغاء أو الأرشفة.

• دعم الالتزام المؤسسي بالسياسات والإجراءات من خلال الاستخدام المنهجي للوثائق المعتمدة.

• تحسين كفاءة نظم التوثيق بما يسهم في تقليل الأخطاء وتحقيق الاتساق في تنفيذ العمليات.

مخطط البرنامج التدريبي

• مفهوم وثائق الجودة

  • توضيح المقصود بوثائق الجودة ودورها في تنظيم العمل المؤسسي.

  • بيان أهمية الوثائق كمرجع رسمي للإجراءات والسياسات.

  • تحديد العلاقة بين الوثائق وجودة الأداء المؤسسي.

  • إبراز أثر ضعف التوثيق على كفاءة العمل.

• أنواع وثائق الجودة

  • التعريف بالسياسات والإجراءات والتعليمات والسجلات.

  • توضيح وظيفة كل نوع من أنواع الوثائق.

  • بيان التسلسل الهرمي للوثائق داخل المؤسسة.

  • توضيح كيفية الربط بين أنواع الوثائق المختلفة.

• نظام ضبط الوثائق

  • شرح مفهوم ضبط الوثائق وأهدافه الإدارية والتنظيمية.

  • توضيح عناصر نظام ضبط الوثائق الفعال.

  • بيان مسؤوليات الإدارات المختلفة في تطبيق النظام.

  • تحديد متطلبات الالتزام بنظام ضبط الوثائق.

• السياسات العامة للتوثيق

  • وضع الإطار العام لسياسات التوثيق المؤسسي.

  • تحديد قواعد إعداد واعتماد الوثائق.

  • توضيح ضوابط التعديل والتحديث.

  • بيان أسس نشر الوثائق داخل المؤسسة.

• إعداد وصياغة وثائق الجودة

  • تنظيم أسلوب كتابة الوثائق بلغة واضحة ودقيقة.

  • تحديد العناصر الأساسية للوثيقة الرسمية.

  • ضمان اتساق الصياغة مع السياسات المعتمدة.

  • مراعاة سهولة الفهم والاستخدام عند إعداد الوثائق.

• مراجعة واعتماد الوثائق

  • تنظيم مراحل مراجعة الوثائق قبل اعتمادها.

  • تحديد الجهات المخولة بالمراجعة والاعتماد.

  • ضمان خلو الوثائق من التعارض أو الغموض.

  • توثيق عملية الاعتماد بشكل رسمي.

• إدارة إصدارات الوثائق

  • تنظيم أرقام الإصدارات وتواريخها.

  • التمييز بين النسخ المعتمدة وغير المعتمدة.

  • ضبط التحديثات والتعديلات على الوثائق.

  • منع تداول النسخ القديمة أو الملغاة.

• تحديث الوثائق

  • تحديد أسباب ومبررات تحديث الوثائق.

  • تنظيم إجراءات التعديل والمراجعة.

  • توثيق التغييرات بشكل واضح.

  • ضمان إبلاغ الجهات المعنية بالتحديثات.

• توزيع الوثائق

  • تنظيم آليات توزيع الوثائق المعتمدة.

  • تحديد الجهات المخولة باستلام الوثائق.

  • ضبط وسائل النشر الورقي والإلكتروني.

  • ضمان وصول الوثائق إلى مستخدميها المعنيين.

• التحكم في الوصول

  • تحديد مستويات الصلاحية للوصول إلى الوثائق.

  • حماية الوثائق من الاستخدام غير المصرح به.

  • تنظيم التحكم في النسخ الإلكترونية.

  • ضمان سرية الوثائق الحساسة.

• حفظ وأرشفة الوثائق

  • تنظيم أساليب حفظ الوثائق الورقية والإلكترونية.

  • تحديد أماكن الأرشفة ومسؤولياتها.

  • ضمان سلامة الوثائق من التلف أو الفقدان.

  • تسهيل استرجاع الوثائق عند الحاجة.

• فترات الاحتفاظ بالوثائق

  • تحديد مدة الاحتفاظ لكل نوع من الوثائق.

  • تنظيم جداول الاحتفاظ المعتمدة.

  • مراعاة المتطلبات النظامية والتنظيمية.

  • توثيق قرارات الإبقاء أو الإتلاف.

• إتلاف الوثائق

  • تنظيم إجراءات إتلاف الوثائق المنتهية الصلاحية.

  • تحديد الجهات المخولة بالموافقة على الإتلاف.

  • ضمان سرية المعلومات أثناء الإتلاف.

  • توثيق عمليات الإتلاف بشكل رسمي.

• السجلات كجزء من نظام الجودة

  • تعريف السجلات ودورها في إثبات التنفيذ.

  • تنظيم حفظ السجلات ومتابعتها.

  • ربط السجلات بالإجراءات المعتمدة.

  • ضمان دقة السجلات وسلامتها.

• التكامل بين الوثائق والعمليات

  • ربط الوثائق بسير العمليات اليومية.

  • دعم الانضباط التشغيلي من خلال التوثيق.

  • ضمان التزام العاملين بالإجراءات المكتوبة.

  • تعزيز الاتساق في تنفيذ العمليات.

• دور الإدارة في ضبط الوثائق

  • مسؤولية الإدارة العليا في دعم نظام التوثيق.

  • متابعة الالتزام بتطبيق السياسات.

  • توفير الموارد اللازمة لإدارة الوثائق.

  • دعم ثقافة الالتزام بالوثائق المعتمدة.

• مراقبة فعالية نظام الوثائق

  • متابعة تطبيق نظام ضبط الوثائق.

  • تقييم مدى الالتزام بالإجراءات المعتمدة.

  • تحديد نقاط الضعف في النظام.

  • دعم التحسين المستمر لنظام التوثيق.

• التوافق مع أنظمة الإدارة

  • ربط وثائق الجودة بأنظمة الإدارة المختلفة.

  • ضمان الاتساق بين الوثائق والسياسات العامة.

  • دعم متطلبات الاعتماد المؤسسي.

  • توحيد مرجعية الوثائق داخل المؤسسة.

• التوثيق الإلكتروني

  • تنظيم استخدام الأنظمة الإلكترونية للوثائق.

  • ضبط النسخ الرقمية واعتمادها.

  • حماية الوثائق الإلكترونية من التعديل غير المصرح به.

  • ضمان استمرارية الوصول إلى الوثائق.

• تحسين نظام التحكم في الوثائق

  • مراجعة شاملة لسياسات وإجراءات التوثيق.

  • تعزيز كفاءة النظام بما يخدم العمل المؤسسي.

  • دعم الاستقرار التنظيمي من خلال التوثيق المنظم.

  • ترسيخ دور الوثائق كأداة إدارية أساسية.