دبلوم نظم التحكم في وثائق الجودة

تُعد وثائق الجودة العمود الفقري لأي نظام إداري يسعى إلى الاستقرار والانضباط وتحقيق مستوى عالٍ من الاتساق في الأداء. فبدون نظام محكم للتحكم في الوثائق، تفقد السياسات والإجراءات قيمتها العملية، ويصبح من الصعب ضمان توحيد الممارسات أو الحفاظ على المعايير المعتمدة داخل المؤسسات.
تأتي دبلومة نظم التحكم في وثائق الجودة والمقدمة من معهد جنيف لإدارة الأعمال لتسلّط الضوء على الأساليب المنظمة التي تضمن إنشاء الوثائق، اعتمادها، تحديثها، تداولها، وحفظها بطريقة دقيقة تواكب متطلبات أنظمة الجودة الحديثة. ويركز البرنامج على بناء فهم متكامل لدورة حياة الوثيقة، وأهمية الربط بين الوثائق والأداء المؤسسي، بما يحقق الامتثال ويعزز الموثوقية في بيئة العمل.
يساعد هذا البرنامج المشاركين على استيعاب الدور الحيوي لوثائق الجودة في دعم العمليات، وضبط الإجراءات، وتحقيق الاستمرارية، مع التركيز على الجوانب التنظيمية التي تضمن سهولة الوصول إلى الوثائق وسلامة استخدامها عبر مختلف المستويات الإدارية.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو الجودة وأنظمة الإدارة في المؤسسات الذين تقع على عاتقهم مسؤولية تنظيم الوثائق وضمان توافقها مع السياسات والإجراءات المعتمدة.

• موظفو التوثيق وضبط الوثائق والسجلات ممن يعملون على إنشاء الوثائق ومتابعة تحديثها وحفظها وفق نظام منظم وواضح.

• العاملون في إدارات التدقيق والامتثال الذين يحتاجون إلى فهم متكامل لدور وثائق الجودة في دعم المراجعة والرقابة الداخلية.

• المشرفون والمديرون في مختلف المستويات الإدارية المعنيون بتطبيق أنظمة الجودة وضمان الالتزام بالإجراءات المكتوبة.

• العاملون في القطاعات الصناعية والخدمية التي تعتمد بشكل أساسي على نظم موثقة لضبط العمليات وتحقيق الاستقرار التشغيلي.

الأهداف

• تعريف المشاركين بمفهوم نظم التحكم في وثائق الجودة وإبراز دورها الأساسي في دعم أنظمة الإدارة وتحقيق الانضباط المؤسسي.

• تمكين المشاركين من تنظيم وإدارة الوثائق بطريقة تضمن وضوحها وسهولة الرجوع إليها ودقتها في دعم العمليات اليومية.

• تطوير قدرة المشاركين على التعامل مع دورة حياة الوثيقة بدءًا من إعدادها واعتمادها وصولًا إلى تحديثها أو إلغائها بشكل منظم.

• تعزيز مستوى الالتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة من خلال الاستخدام الصحيح للوثائق المعتمدة داخل المؤسسة.

• رفع كفاءة نظم التوثيق بما يساهم في تحسين الأداء العام، وتقليل الأخطاء، وتعزيز موثوقية العمل المؤسسي.

مخطط البرنامج التدريبي

• مدخل إلى نظم الجودة والوثائق

  • مفهوم الجودة ودور الوثائق في دعمها.

  • أنواع الوثائق في أنظمة الجودة.

  • العلاقة بين التوثيق والانضباط المؤسسي.

  • أثر الوثائق على توحيد الممارسات.

• مفهوم التحكم في الوثائق

  • تعريف التحكم في الوثائق وأهدافه.

  • الفرق بين إدارة الوثائق وضبطها.

  • نطاق تطبيق نظم التحكم.

  • مسؤوليات التحكم في الوثائق.

• تصنيف وثائق الجودة

  • السياسات والإجراءات والتعليمات.

  • النماذج والسجلات.

  • الوثائق الداخلية والخارجية.

  • مستويات الوثائق داخل النظام.

• هيكلية نظام الوثائق

  • بناء التسلسل الهرمي للوثائق.

  • ترابط الوثائق داخل النظام.

  • توحيد المسميات والترقيم.

  • ضبط الإصدارات المختلفة.

• إنشاء وثائق الجودة

  • أسس صياغة الوثائق الرسمية.

  • تحديد الغرض ونطاق التطبيق.

  • توضيح المسؤوليات داخل الوثيقة.

  • اعتماد لغة واضحة ومنظمة.

• مراجعة واعتماد الوثائق

  • آليات المراجعة الداخلية.

  • خطوات الاعتماد الرسمي.

  • توثيق التعديلات والملاحظات.

  • ضمان توافق الوثائق مع السياسات.

• تحديث الوثائق وإدارة التغييرات

  • أسباب تحديث الوثائق.

  • التحكم في التعديلات.

  • تتبع تاريخ المراجعات.

  • منع استخدام النسخ غير المعتمدة.

• إلغاء الوثائق وسحبها

  • معايير إلغاء الوثائق.

  • إجراءات السحب من التداول.

  • توثيق قرارات الإلغاء.

  • منع الاستخدام غير المقصود.

• توزيع الوثائق والتحكم في الوصول

  • تحديد الجهات المخولة بالاطلاع.

  • ضبط النسخ الورقية والإلكترونية.

  • ضمان وصول النسخة الصحيحة.

  • تقليل مخاطر سوء الاستخدام.

• التحكم في الوثائق الخارجية

  • تعريف الوثائق الخارجية.

  • آليات اعتمادها داخل النظام.

  • تحديث الوثائق الواردة من جهات خارجية.

  • ضبط تداولها واستخدامها.

• إدارة السجلات كجزء من نظام الجودة

  • الفرق بين الوثائق والسجلات.

  • أنواع السجلات التشغيلية.

  • أهمية السجلات في التتبع.

  • ربط السجلات بالإجراءات.

• حفظ وأرشفة السجلات

  • أساليب الحفظ الآمن.

  • تحديد فترات الاحتفاظ.

  • تنظيم الأرشيف الورقي والإلكتروني.

  • حماية السجلات من الفقد أو التلف.

• التحكم في الوثائق الإلكترونية

  • خصائص أنظمة التوثيق الإلكتروني.

  • إدارة الصلاحيات الرقمية.

  • تتبع التعديلات إلكترونيًا.

  • ضمان سلامة البيانات.

• أمن المعلومات في وثائق الجودة

  • حماية الوثائق الحساسة.

  • ضبط النسخ الاحتياطية.

  • منع الوصول غير المصرح به.

  • الحفاظ على سرية المعلومات.

• الربط بين الوثائق والعمليات

  • توثيق العمليات التشغيلية.

  • دعم الأداء من خلال الوثائق.

  • تقليل الأخطاء عبر التوحيد.

  • تعزيز وضوح المسؤوليات.

• التوافق مع متطلبات أنظمة الجودة

  • مواءمة الوثائق مع المعايير المعتمدة.

  • دعم التدقيق الداخلي والخارجي.

  • ضمان جاهزية النظام للتقييم.

  • المحافظة على الاتساق المؤسسي.

• مراقبة فعالية نظام الوثائق

  • متابعة الالتزام باستخدام الوثائق.

  • تقييم كفاءة النظام القائم.

  • تحديد نقاط التحسين.

  • تعزيز الانضباط الإداري.

• أخطاء شائعة في التحكم بالوثائق

  • تكرار الوثائق دون تنسيق.

  • استخدام نسخ غير معتمدة.

  • ضعف التحديث والمتابعة.

  • غياب التوثيق المنهجي.

• تحسين نظم التحكم في الوثائق

  • تطوير السياسات الإجرائية.

  • تبسيط مسارات الاعتماد.

  • تعزيز وضوح الهيكل الوثائقي.

  • دعم الاستدامة التنظيمية.

• دور الموظفين في نجاح النظام

  • الالتزام باستخدام الوثائق المعتمدة.

  • الوعي بأهمية التوثيق.

  • التعاون بين الإدارات.

  • ترسيخ ثقافة الجودة المؤسسية.