دبلوم مهني في إعداد وتنظيم المؤتمرات والمعارض

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج إعداد وتنظيم المؤتمرات والمعارض لتطوير المهارات اللازمة لتخطيط الفعاليات المهنية وإدارتها منذ مرحلة الفكرة وحتى انتهاء البرنامج وتقييم نتائجه. يتناول البرنامج الجوانب التنظيمية والإدارية المرتبطة بالمؤتمرات والمعارض، بما يشمل تحديد الأهداف، وإعداد الميزانيات، واختيار المكان، وإدارة الموردين، وتنظيم المشاركين والمتحدثين والعارضين، إلى جانب إعداد الجداول الزمنية والخطط التشغيلية. كما يركز على الاتصال مع الجهات المشاركة، وإدارة البروتوكول والاستقبال، والترويج للفعالية، والتعامل مع المخاطر والطوارئ، وقياس النتائج بما يساعد على تنفيذ فعاليات منظمة وذات أثر مهني واضح.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو تنظيم المؤتمرات والفعاليات والمعارض والملتقيات المهنية.

• العاملون في العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والتسويق.

• موظفو المؤسسات والهيئات الذين يتولون تنظيم الفعاليات الرسمية والمهنية.

• العاملون في الفنادق ومراكز المؤتمرات وشركات تنظيم الفعاليات.

• المديرون والمنسقون الراغبون في تطوير مهارات إدارة المؤتمرات والمعارض.

الأهداف

• فهم المبادئ الأساسية لإعداد وتنظيم المؤتمرات والمعارض بمختلف أنواعها.

• تطوير القدرة على التخطيط للفعاليات ووضع البرامج والجداول الزمنية المناسبة.

• التعرف على أساليب إدارة الميزانية والموردين والمشاركين والمتحدثين والعارضين.

• اكتساب مهارات التعامل مع البروتوكول والاستقبال والاتصال والترويج للفعاليات.

• فهم أساليب إدارة المخاطر وقياس النتائج وتقييم نجاح المؤتمر أو المعرض.

مخطط الدورة

• مفهوم المؤتمرات والمعارض وأهدافها

  • التعرف على طبيعة المؤتمرات والمعارض وأهم أنواعها والاختلافات التنظيمية المرتبطة بكل نوع وفق أهداف الفعالية وطبيعة جمهورها.

  • تحديد الأهداف الرئيسية للفعالية وربطها بالرسائل التي ترغب الجهة المنظمة في إيصالها والنتائج التي تسعى إلى تحقيقها.

• مراحل إعداد الفعاليات

  • دراسة المراحل الأساسية لإعداد المؤتمر أو المعرض منذ تحديد الفكرة والأهداف وحتى التنفيذ والمتابعة والتقييم النهائي.

  • تحديد المهام الرئيسية لكل مرحلة ووضع تسلسل زمني واضح يساعد فريق التنظيم على متابعة الأعمال والالتزامات المختلفة.

• التخطيط الإداري والتنظيمي

  • إعداد الهيكل التنظيمي للفعالية وتحديد المسؤوليات والصلاحيات بين أعضاء فريق العمل والجهات المشاركة بصورة واضحة.

  • تنظيم المهام والمواعيد والموارد المطلوبة وفق خطة عمل متكاملة تضمن ترابط الجوانب الإدارية والتشغيلية للفعالية.

• إعداد الميزانية وإدارة التكاليف

  • التعرف على البنود الرئيسية لميزانية المؤتمرات والمعارض وتقدير التكاليف المرتبطة بالمكان والتجهيزات والخدمات المختلفة.

  • متابعة المصروفات والإيرادات ومقارنة التكاليف الفعلية بالموازنة المعتمدة بما يساعد على ضبط الإنفاق وتحقيق الاستخدام المناسب للموارد.

• اختيار المكان وتجهيز الموقع

  • تحديد معايير اختيار موقع مناسب للمؤتمر أو المعرض وفق عدد المشاركين وطبيعة البرنامج ومتطلبات التجهيز والخدمات المتاحة.

  • التخطيط لتوزيع القاعات والمنصات وأماكن التسجيل والاستقبال والأجنحة ومسارات الحركة بما يضمن سهولة الوصول وانسيابية التنظيم.

• إدارة التجهيزات والخدمات اللوجستية

  • تحديد الاحتياجات المتعلقة بالصوت والإضاءة والشاشات والمقاعد واللافتات والتجهيزات التقنية وغيرها من متطلبات موقع الفعالية.

  • تنسيق خدمات النقل والضيافة والإقامة والمطاعم والخدمات المساندة وفق طبيعة المشاركين والبرنامج الزمني المحدد.

• إدارة المشاركين والمتحدثين

  • تنظيم إجراءات تسجيل المشاركين والمتحدثين وإدارة بياناتهم ومواعيد حضورهم ومتطلباتهم الخاصة قبل انعقاد الفعالية وأثناءها.

  • تنسيق التواصل مع المتحدثين وإدارة المعلومات المتعلقة بالجلسات والعروض والمواعيد والاحتياجات التنظيمية المرتبطة بمشاركاتهم.

• إدارة العارضين وأجنحة المعرض

  • تنظيم مشاركة العارضين وتحديد متطلبات الأجنحة ومساحات العرض والخدمات والتجهيزات اللازمة لكل جهة مشاركة.

  • وضع آليات واضحة لتوزيع الأجنحة ومتابعة التجهيز والتركيب والتنسيق مع العارضين حتى بدء المعرض وانتهاء فترة العرض.

• البرنامج العلمي وجدول الفعاليات

  • إعداد برنامج متوازن للمؤتمر يتضمن الجلسات والكلمات الرئيسية والندوات والفقرات الرسمية وفق أهداف الفعالية والفئة المستهدفة.

  • تنظيم التوقيتات وتسلسل الفقرات بما يحقق الانضباط الزمني ويمنح المشاركين تجربة واضحة ومنظمة طوال فترة المؤتمر.

• التنسيق مع المتحدثين والجهات المشاركة

  • تنظيم المراسلات والمعلومات الخاصة بالمتحدثين والجهات المشاركة ومتابعة المتطلبات المرتبطة بمواعيد الحضور والمشاركة.

  • ضمان وصول المعلومات التنظيمية إلى جميع الأطراف في الوقت المناسب وتحديث البرنامج عند وجود أي تغييرات ضرورية.

• التسجيل والاستقبال والبروتوكول

  • تنظيم إجراءات استقبال الضيوف والمشاركين وإدارة التسجيل وإصدار البطاقات والمواد التعريفية وفق طبيعة الفعالية ومستوى الحضور.

  • تطبيق قواعد البروتوكول والإتيكيت في استقبال كبار الشخصيات وتنظيم أماكن الجلوس والمراسم الرسمية وفق طبيعة المناسبة.

• إدارة الضيوف وكبار الشخصيات

  • إعداد ترتيبات خاصة للضيوف الرسميين وكبار الشخصيات بما يشمل الاستقبال والتنقل والدخول إلى القاعات وتنسيق المواعيد.

  • تنظيم التواصل بين فريق البروتوكول والجهات المعنية لضمان تنفيذ الترتيبات الخاصة بالضيوف بصورة دقيقة ومنظمة.

• التسويق والترويج للمؤتمرات والمعارض

  • إعداد خطة تسويقية مناسبة للفعالية وتحديد الرسائل والجمهور والقنوات التي يمكن استخدامها للوصول إلى المشاركين والجهات المستهدفة.

  • تنسيق المحتوى الإعلامي والإعلاني للفعالية بما يعكس أهدافها وهويتها ويشجع الفئات المستهدفة على التسجيل والمشاركة.

• الإعلام والعلاقات العامة

  • تنظيم التواصل مع وسائل الإعلام وإعداد المعلومات الأساسية والمواد الصحفية المرتبطة بالمؤتمر أو المعرض ومراحله المختلفة.

  • إدارة الصورة الإعلامية للفعالية وتنسيق الأخبار والتغطيات والتصريحات بما يحافظ على الرسالة المؤسسية للجهة المنظمة.

• إدارة المخاطر والطوارئ

  • تحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر في المؤتمر أو المعرض ووضع إجراءات واضحة للتعامل معها وتقليل آثارها على البرنامج والمشاركين.

  • إعداد ترتيبات بديلة للتعامل مع المشكلات المتعلقة بالموقع أو الخدمات أو التقنية أو الحضور بما يضمن استمرارية الفعالية قدر الإمكان.

• إدارة يوم التنفيذ

  • تنسيق فرق العمل والخدمات والموردين والمتحدثين والمشاركين وفق جدول تشغيل واضح يحدد المهام والمسؤوليات أثناء انعقاد الفعالية.

  • متابعة سير البرنامج والتعامل مع التغييرات الطارئة بسرعة وتنظيم مع المحافظة على التوقيت وجودة الخدمات وتجربة الحضور.

• تقييم نتائج المؤتمر والمعرض

  • تحديد المؤشرات المناسبة لقياس نجاح الفعالية من حيث الحضور والتنظيم وجودة الخدمات وتحقيق الأهداف المحددة قبل التنفيذ.

  • جمع الملاحظات والبيانات المتعلقة بالفعالية وتحليلها للاستفادة منها في تطوير البرامج المقبلة وتحسين مستوى التنظيم.

• إدارة ما بعد الفعالية والتقارير

  • تنظيم الأعمال التي تلي انتهاء المؤتمر أو المعرض، بما يشمل إنهاء التزامات الموردين والجهات المشاركة وترتيب الوثائق والبيانات.

  • إعداد تقرير ختامي يوضح ما تم تنفيذه والنتائج والتكاليف والملاحظات وأبرز الجوانب التي يمكن تطويرها في الفعاليات المستقبلية.