دبلوم مهني في العلاقات العامة وتنظيـم وإدارة المؤتمرات والمراسم والاحتفالات الكبرى

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج العلاقات العامة وتنظيم وإدارة المؤتمرات والمراسم والاحتفالات الكبرى لتطوير المهارات المهنية اللازمة لإدارة أنشطة العلاقات العامة والفعاليات الرسمية بصورة منظمة ومتناسقة. يتناول البرنامج أسس بناء الصورة المؤسسية وإدارة الاتصال مع مختلف الفئات، إلى جانب التخطيط للمؤتمرات والملتقيات والاحتفالات الكبرى وإدارة تفاصيلها التنظيمية والإعلامية. كما يركز على المراسم والبروتوكول، وإدارة الدعوات والضيوف وكبار الشخصيات، والتنسيق بين الجهات المشاركة، وإدارة التغطية الإعلامية والاتصال أثناء الفعاليات. ويمنح البرنامج المشاركين تصوراً متكاملاً عن مراحل إعداد الفعاليات منذ وضع الفكرة والأهداف وحتى التنفيذ والمتابعة والتقييم، مع الاهتمام بالتفاصيل التي تؤثر في مستوى التنظيم والصورة المهنية للمؤسسة.

الفئة المستهدفة

• العاملون في إدارات العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والإعلام.

• مسؤولو تنظيم المؤتمرات والفعاليات والملتقيات والاحتفالات الرسمية.

• موظفو المراسم والبروتوكول والاستقبال وكبار الشخصيات.

• المديرون والمشرفون المسؤولون عن المناسبات والفعاليات المؤسسية.

• العاملون في الجهات الحكومية والسفارات والمؤسسات والشركات والهيئات المهنية.

• مسؤولو الاتصال والإعلام الذين يتعاملون مع الضيوف ووسائل الإعلام خلال الفعاليات.

• الراغبون في تطوير مهاراتهم في إدارة المؤتمرات والمراسم والفعاليات الكبرى.

الأهداف

• فهم أسس العلاقات العامة ودورها في بناء الصورة المؤسسية وتعزيز التواصل مع الجمهور.

• تطوير القدرة على التخطيط للمؤتمرات والفعاليات وفق أهداف واضحة وميزانية وجدول زمني منظم.

• اكتساب معرفة مهنية بقواعد المراسم والبروتوكول والتعامل مع كبار الشخصيات والضيوف.

• تنظيم الدعوات والاستقبالات وترتيب أماكن الجلوس والحركة وفق طبيعة كل فعالية.

• إدارة الاتصال والإعلام والتغطية الصحفية المصاحبة للمؤتمرات والاحتفالات الكبرى.

• تعزيز القدرة على التنسيق بين فرق العمل والجهات المشاركة ومقدمي الخدمات.

• التعامل مع التغييرات والمواقف الطارئة التي قد تظهر أثناء تنفيذ الفعاليات.

• تقييم نتائج الفعاليات واستخلاص المؤشرات التي تساعد على تحسين التنظيم في المناسبات اللاحقة.

مخطط الدورة

• مفهوم العلاقات العامة ودورها المؤسسي

  • التعرف على مفهوم العلاقات العامة ووظائفها الأساسية ودورها في بناء الثقة وتعزيز الصورة المهنية للمؤسسة أمام مختلف فئات الجمهور.

  • فهم العلاقة بين العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والإعلام، وكيفية توحيد الرسائل بما يتناسب مع أهداف المؤسسة وتوجهاتها.

• إدارة الصورة والسمعة المؤسسية

  • دراسة العوامل التي تؤثر في الصورة الذهنية للمؤسسة ودور التواصل المنظم في تكوين انطباع إيجابي ومستقر لدى الجمهور.

  • التعرف على أساليب المحافظة على السمعة المؤسسية من خلال وضوح الرسائل وحسن التعامل مع الجمهور والشركاء ووسائل الإعلام.

• إعداد خطة الفعالية

  • تحديد أهداف المؤتمر أو المناسبة وطبيعة الجمهور المستهدف والرسائل الرئيسية، مع وضع تصور واضح لمراحل التنفيذ والموارد المطلوبة.

  • إعداد الجدول الزمني وتوزيع المهام والمسؤوليات ومتابعة المتطلبات التنظيمية منذ مرحلة الإعداد وحتى انتهاء الفعالية.

• اختيار المكان والتجهيزات

  • دراسة معايير اختيار الموقع المناسب وفق طبيعة المناسبة وعدد المشاركين ومستوى الضيوف ومتطلبات الحركة والاستقبال والخدمات.

  • تحديد الاحتياجات الأساسية من القاعات والتجهيزات الصوتية والمرئية والمنصات واللافتات ومرافق الاستقبال بما يتناسب مع طبيعة الحدث.

• تنظيم برنامج المؤتمر

  • إعداد البرنامج الزمني للمؤتمر وترتيب الجلسات والمتحدثين وفترات الاستقبال بما يضمن وضوح تسلسل الفعاليات وسهولة متابعة المشاركين.

  • تنسيق المعلومات الخاصة بالمتحدثين والضيوف والمشاركين وإدارة التغييرات التي قد تطرأ على البرنامج قبل وأثناء انعقاد المؤتمر.

• إدارة فرق التنظيم

  • توزيع الأدوار بين فرق الاستقبال والتسجيل والمراسم والإعلام والخدمات الفنية مع تحديد مسؤوليات كل فريق بصورة واضحة.

  • تنظيم قنوات الاتصال بين فرق العمل ومتابعة تنفيذ المهام لضمان سرعة التعامل مع المتطلبات والتغيرات أثناء الفعالية.

• أسس المراسم الرسمية

  • التعرف على المبادئ الأساسية للمراسم الرسمية وترتيب الأولويات في التعامل مع الشخصيات والوفود وفق طبيعة المناسبة ومستوى التمثيل.

  • فهم قواعد ترتيب المقاعد والأعلام والمنصات والاستقبال والدخول والخروج بما يتناسب مع الفعاليات الرسمية والمؤسسية.

• التعامل مع كبار الشخصيات والوفود

  • تنظيم استقبال كبار الشخصيات والوفود وتنسيق حركتهم داخل موقع الفعالية بما يحافظ على الانضباط وحسن الترتيب.

  • التعرف على أساليب التواصل الرسمي مع الضيوف ومراعاة الفروق في المناصب والصفات والتمثيل عند تنظيم المناسبات.

• إعداد الدعوات وقوائم الضيوف

  • إعداد الدعوات الرسمية بما يتناسب مع طبيعة المناسبة وتحديد البيانات الأساسية المتعلقة بالزمان والمكان والبرنامج ومتطلبات الحضور.

  • تنظيم قوائم المدعوين وتصنيفها وفق المناصب والجهات ومستويات الأولوية، مع متابعة التأكيدات والتعديلات المتعلقة بالحضور.

• الاستقبال والتسجيل وتنظيم حركة الضيوف

  • تنظيم نقاط الاستقبال والتسجيل وتوجيه الضيوف منذ وصولهم وحتى انتقالهم إلى الأماكن المخصصة لهم وفق برنامج الفعالية.

  • وضع ترتيبات واضحة لحركة المشاركين وكبار الشخصيات وممثلي وسائل الإعلام بما يحد من الازدحام ويحافظ على انسيابية الحدث.

• التخطيط للاحتفالات والمناسبات الرسمية

  • إعداد التصور العام للاحتفال وتحديد طبيعته وفقراته ومستوى الحضور ومتطلبات المكان والديكور والخدمات المصاحبة للمناسبة.

  • تنسيق البرنامج الاحتفالي وترتيب الفقرات والمداخلات والتكريمات بما يحافظ على تسلسل مناسب ويتوافق مع أهداف المناسبة.

• تنسيق الخدمات والجهات المشاركة

  • تنظيم التعاون مع شركات التجهيز والضيافة والصوت والإضاءة والديكور والنقل وغيرها من الجهات المرتبطة بتنفيذ الاحتفال.

  • متابعة تنفيذ المتطلبات والتأكد من جاهزية الخدمات في المواعيد المحددة ومعالجة أي تغييرات قد تؤثر في سير المناسبة.

• التغطية الإعلامية للمؤتمرات

  • إعداد الترتيبات الخاصة باستقبال الصحفيين والإعلاميين وتوفير المعلومات والمواد اللازمة لتغطية المؤتمر بصورة منظمة.

  • تنسيق البيانات الإعلامية والرسائل الرئيسية وتصريحات المتحدثين بما يحافظ على اتساق المعلومات المنشورة عن المؤسسة والفعالية.

• إدارة الاتصال مع الجمهور

  • تنظيم قنوات التواصل مع المشاركين والضيوف والجهات الإعلامية وتقديم المعلومات المتعلقة بالبرنامج والخدمات والتغييرات بصورة واضحة.

  • التعامل مع الاستفسارات والملاحظات أثناء الفعاليات بأسلوب مهني يحافظ على صورة المؤسسة ويضمن سرعة الاستجابة.

• التعامل مع التغييرات والمواقف المفاجئة

  • التعرف على أبرز المواقف التي قد تؤثر في سير المؤتمرات والاحتفالات، مثل تغير البرنامج أو غياب أحد المتحدثين أو حدوث تأخير في الخدمات.

  • وضع ترتيبات بديلة تساعد فريق التنظيم على التعامل مع المتغيرات بسرعة مع المحافظة على البرنامج والصورة العامة للفعالية.

• إدارة المخاطر في الفعاليات

  • تحديد الجوانب التنظيمية والفنية والإعلامية التي قد تشكل مخاطر على الفعالية ووضع إجراءات مناسبة للحد من آثارها.

  • تنظيم التنسيق بين فرق الأمن والسلامة والخدمات والتنظيم لضمان التعامل المنظم مع الحالات التي قد تؤثر في المشاركين أو سير المناسبة.

• تقييم نجاح الفعالية

  • وضع معايير واضحة لتقييم التنظيم والحضور والخدمات والاتصال الإعلامي ومدى تحقيق الأهداف المحددة للمؤتمر أو المناسبة.

  • جمع الملاحظات والبيانات المتعلقة بالفعالية وتحليلها لتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين في المناسبات المستقبلية.

• التقارير والمتابعة بعد الفعالية

  • إعداد تقارير مهنية توضح ما تم تنفيذه والنتائج المحققة والملاحظات التنظيمية وأبرز النقاط التي تستحق المتابعة.

  • تنظيم أرشفة الوثائق والقوائم والمواد الإعلامية والبيانات المرتبطة بالفعالية للاستفادة منها في التخطيط للمؤتمرات والمناسبات القادمة.