دبلوم مهني في الإتيكيت والبرتوكول لمسئولي العلاقات العامة و مدراء المكاتب

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج الإتيكيت والبروتوكول لمسؤولي العلاقات العامة ومدراء المكاتب لتطوير المهارات المهنية اللازمة للتعامل مع الضيوف والعملاء والمسؤولين والشخصيات المهمة في مختلف المناسبات والبيئات الرسمية. يركز البرنامج على قواعد الإتيكيت الشخصي والمهني، وأصول الاستقبال والمراسم، وآداب التواصل والتعامل مع كبار الشخصيات، إلى جانب تنظيم الاجتماعات والزيارات والمناسبات الرسمية. كما يتناول البرنامج أساليب إدارة المواقف التي تتطلب دقة في التصرف وحسن اختيار الكلمات والالتزام بالتسلسل البروتوكولي، مع التركيز على الدور الذي يؤديه مسؤول العلاقات العامة ومدير المكتب في تمثيل المؤسسة والمحافظة على صورتها المهنية.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والعلاقات الخارجية.

• مدراء المكاتب والمساعدون التنفيذيون والسكرتارية الإدارية.

• العاملون في تنظيم الزيارات والاجتماعات والمناسبات الرسمية.

• موظفو الاستقبال وخدمة كبار الشخصيات والضيوف.

• العاملون في المؤسسات الحكومية والشركات والمنظمات الدولية.

• الموظفون الراغبون في تطوير مهارات الإتيكيت والبروتوكول المهني.

الأهداف

• فهم المبادئ الأساسية للإتيكيت والبروتوكول والفرق بينهما في بيئة العمل.

• تطوير أساليب التعامل الرسمي مع الضيوف وكبار الشخصيات والمسؤولين.

• إتقان قواعد الاستقبال والتقديم والتعريف والمصافحة والمجاملات المهنية.

• تعزيز مهارات التواصل الرسمي اللفظي وغير اللفظي في المواقف المختلفة.

• تنظيم الاجتماعات والزيارات والمناسبات وفق الترتيبات البروتوكولية المناسبة.

• التعرف على قواعد المراسم وترتيب الأولويات والأسبقية في المناسبات الرسمية.

• التعامل مع المواقف الحساسة والمحرجة بأسلوب مهني يحافظ على صورة المؤسسة.

• تحسين المظهر والسلوك المهني بما يتناسب مع طبيعة الوظيفة والمناسبة.

مخطط الدورة

• مفهوم الإتيكيت والبروتوكول

  • التعرف على مفهوم الإتيكيت والبروتوكول والفرق بينهما ودور كل منهما في تنظيم العلاقات المهنية والرسمية.

  • فهم أهمية الالتزام بالقواعد السلوكية والمراسم الرسمية في تكوين صورة إيجابية عن الموظف والمؤسسة التي يمثلها.

• السلوك المهني والتمثيل المؤسسي

  • التعرف على قواعد السلوك المهني التي ينبغي لمسؤول العلاقات العامة ومدير المكتب الالتزام بها أثناء التعامل مع مختلف الفئات.

  • فهم أثر التصرفات الشخصية وطريقة الحديث والمظهر العام في مستوى الثقة والانطباع الذي يتكون لدى الزوار والعملاء والمسؤولين.

• المظهر الشخصي والملابس الرسمية

  • التعرف على أسس اختيار المظهر والملابس المناسبة وفق طبيعة الوظيفة والمناسبة والمستوى الرسمي للقاء.

  • فهم دور العناية الشخصية والتفاصيل المرتبطة بالمظهر في تعزيز الحضور المهني والمحافظة على الصورة المؤسسية.

• مهارات التواصل وآداب الحديث

  • تطوير أساليب الحديث والاستماع وطرح الأسئلة واستخدام العبارات المناسبة عند التعامل مع الضيوف والمسؤولين والزملاء.

  • التعرف على قواعد التواصل غير اللفظي مثل نبرة الصوت وتعبيرات الوجه وحركة اليدين والمسافة المناسبة أثناء الحديث.

• أصول الاستقبال والتقديم

  • التعرف على الترتيبات المهنية لاستقبال الضيوف وتقديمهم وتعريفهم بالمسؤولين وفق طبيعة اللقاء والمستوى الوظيفي للحاضرين.

  • فهم قواعد المصافحة والترحيب واستخدام الأسماء والألقاب والعبارات المناسبة منذ لحظة وصول الضيف وحتى انتهاء الزيارة.

• التعامل مع كبار الشخصيات

  • التعرف على الأساليب البروتوكولية المناسبة لاستقبال كبار الشخصيات والمسؤولين والضيوف ذوي المكانة الرسمية.

  • فهم كيفية مراعاة احتياجات الضيف وترتيبات حركته وانتقاله وانتظاره بما يضمن تنظيم الزيارة بصورة لائقة.

• تنظيم المواعيد والزيارات الرسمية

  • التعرف على أسس تنظيم المواعيد والزيارات وترتيب الأولويات بما يتناسب مع طبيعة المسؤولين والضيوف وأهداف اللقاء.

  • فهم أهمية إعداد المعلومات المسبقة عن الزائر وتنسيق تفاصيل الزيارة مع الأطراف المعنية قبل موعد الوصول.

• إدارة الاتصالات والمراسلات

  • التعرف على قواعد التعامل المهني مع الاتصالات الهاتفية والرسائل والمراسلات الرسمية الواردة إلى المكتب.

  • فهم أساليب نقل المعلومات وتحديد مستوى السرية والخصوصية عند التعامل مع البيانات والمراسلات الخاصة بالمسؤولين.

• تنظيم الاجتماعات الرسمية

  • التعرف على الترتيبات البروتوكولية الخاصة بإعداد قاعة الاجتماع واستقبال المشاركين وتحديد أماكن الجلوس وفق طبيعة اللقاء.

  • فهم دور مدير المكتب ومسؤول العلاقات العامة في تنسيق المواعيد والوثائق والضيوف وضمان انسيابية الإجراءات المرتبطة بالاجتماع.

• آداب الحضور والمشاركة

  • التعرف على قواعد الدخول والجلوس والتحدث والاستماع والمغادرة أثناء الاجتماعات واللقاءات الرسمية بمختلف مستوياتها.

  • فهم كيفية التعامل مع الاختلافات في المناصب والألقاب والأسبقية عند تنظيم المشاركين أو تقديمهم أو توجيه الحديث إليهم.

• قواعد الأسبقية وترتيب المقاعد

  • التعرف على مفهوم الأسبقية وأهميته في تحديد ترتيب المسؤولين والضيوف ومواقع الجلوس خلال المناسبات والاجتماعات الرسمية.

  • فهم العوامل التي تؤثر في ترتيب المقاعد والأسماء والألقاب عند وجود شخصيات متعددة من جهات أو مستويات مختلفة.

• المراسم الرسمية والعلم والشعارات

  • التعرف على المبادئ العامة لاستخدام الأعلام والشعارات والرموز الرسمية في الاجتماعات والمناسبات وفق طبيعة الجهة المنظمة.

  • فهم أهمية الالتزام بالترتيبات الرسمية عند تنظيم الفعاليات التي تضم جهات حكومية أو دبلوماسية أو مؤسسات دولية.

• تنظيم المناسبات والفعاليات

  • التعرف على الترتيبات الأساسية لاستقبال المدعوين وتنظيم الدخول والجلوس والتعريف بالضيوف خلال المناسبات الرسمية والمؤسسية.

  • فهم كيفية تنسيق تفاصيل البرنامج والاستقبال والضيافة بما يتناسب مع طبيعة المناسبة وعدد الحضور والمستوى الرسمي للمدعوين.

• آداب المائدة والضيافة الرسمية

  • التعرف على قواعد الجلوس واستخدام أدوات المائدة والتعامل مع الضيوف أثناء وجبات العمل والمآدب الرسمية.

  • فهم أسس ترتيب أماكن الجلوس واختيار أسلوب الضيافة المناسب وفق طبيعة المناسبة ومستوى الضيوف المشاركين.

• الإتيكيت في التعامل مع الوفود الأجنبية

  • التعرف على القواعد العامة لاستقبال الوفود الأجنبية والتعامل معها ومراعاة الاختلافات المرتبطة بالألقاب والعادات الرسمية.

  • فهم أهمية التحضير المسبق للمعلومات المتعلقة بالوفد وطبيعة الزيارة ومتطلبات التواصل لتجنب المواقف غير المناسبة.

• الفروق الثقافية في السلوك المهني

  • دراسة أبرز الفروق الثقافية التي قد تظهر في أساليب التحية والتواصل والضيافة والمواعيد والملابس والسلوك الرسمي.

  • تطوير القدرة على مراعاة الخلفيات الثقافية المختلفة أثناء التعامل مع الضيوف بما يحافظ على الاحترام المتبادل والصورة المهنية للمؤسسة.

• التعامل مع المواقف المحرجة

  • التعرف على أساليب التعامل المهني مع الأخطاء والمواقف غير المتوقعة أثناء الاجتماعات والزيارات والمناسبات الرسمية.

  • فهم كيفية معالجة المواقف الحساسة بهدوء وسرعة ودون لفت الانتباه إلى الخطأ أو التأثير في مكانة الضيف أو صورة المؤسسة.

• السرية والخصوصية والسلوك المهني

  • التعرف على مسؤولية مدير المكتب ومسؤول العلاقات العامة في حماية المعلومات والوثائق والبيانات المرتبطة بالمسؤولين والضيوف.

  • ترسيخ أساليب التعامل المنضبط مع المعلومات الخاصة والاتصالات والمواقف الحساسة بما يحافظ على الثقة والسمعة المهنية للمؤسسة.