دبلوم مهني في الإتيكيت والبرتوكول لمسئولي العلاقات العامة و مدراء المكاتب

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج الإتيكيت والبروتوكول لمسؤولي العلاقات العامة ومدراء المكاتب لتطوير المهارات المهنية اللازمة للتعامل الراقي والمنظم مع الضيوف والعملاء والمسؤولين وممثلي المؤسسات. يركز البرنامج على قواعد الإتيكيت المؤسسي والبروتوكول الرسمي، وأساليب استقبال الزوار وتنظيم اللقاءات والاجتماعات والمناسبات الرسمية، إلى جانب مهارات التواصل والمظهر المهني والتعامل مع الشخصيات المهمة. كما يتناول البرنامج آداب المراسلات والاتصالات الهاتفية وتنظيم المواعيد وإدارة الزيارات، مع توضيح الفروق بين الإتيكيت والبروتوكول ومتطلبات تطبيق كل منهما في بيئة العمل. ويهدف المحتوى إلى مساعدة المشاركين على أداء أدوارهم بصورة منظمة تعكس صورة مهنية إيجابية عن المؤسسة.

الفئة المستهدفة

• مسؤولو وموظفو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي.

• مدراء المكاتب والمساعدون التنفيذيون والسكرتارية الإدارية.

• موظفو الاستقبال وخدمة كبار الزوار والعملاء.

• العاملون في تنظيم الفعاليات والمناسبات والاجتماعات الرسمية.

• الموظفون الذين تتطلب مهامهم التعامل مع كبار المسؤولين والشخصيات والوفود.

الأهداف

• فهم المفاهيم الأساسية للإتيكيت والبروتوكول والفرق بينهما في بيئة العمل.

• إتقان قواعد التعامل المهني مع الضيوف والمسؤولين وكبار الشخصيات.

• تطوير مهارات تنظيم الاجتماعات والزيارات والمناسبات الرسمية.

• تحسين أساليب التواصل الشفهي والكتابي والهاتفـي في بيئة العمل.

• تعزيز القدرة على تمثيل المؤسسة بصورة مهنية في مختلف المناسبات.

مخطط الدورة

• مفاهيم الإتيكيت والبروتوكول

  • التعرف على مفهوم الإتيكيت والبروتوكول وأهميتهما في بناء العلاقات المهنية والمحافظة على الصورة المؤسسية.

  • توضيح الفروق بين القواعد الاجتماعية والمهنية والرسمية، ومتى يتم تطبيق كل منها وفق طبيعة الموقف.

• الحضور المهني والانطباع الأول

  • التعرف على عناصر الحضور المهني التي تشمل المظهر والسلوك ولغة الجسد وطريقة التحدث في بيئة العمل.

  • فهم أهمية الانطباع الأول في استقبال الضيوف والتعامل مع العملاء والمسؤولين وممثلي المؤسسات.

• قواعد التحية والتعارف والتقديم

  • التعرف على الأساليب المناسبة للتحية والتعريف بالأشخاص وتقديمهم وفق المواقف المهنية والرسمية المختلفة.

  • مراعاة التسلسل الوظيفي والمكانة الرسمية عند تقديم الشخصيات والوفود والضيوف خلال اللقاءات والمناسبات.

• الإتيكيت في التعامل مع كبار الشخصيات

  • فهم القواعد الأساسية للتعامل مع كبار المسؤولين والشخصيات المهمة بما يحافظ على الاحترام والخصوصية.

  • التعرف على أساليب المرافقة والاستقبال والتوجيه التي تتناسب مع طبيعة الضيف ومكانته الرسمية.

• إتيكيت الاتصالات الهاتفية

  • التعرف على أساليب الرد على الاتصالات وتحويل المكالمات وتسجيل الرسائل بطريقة مهنية تحفظ وقت المتصل وصورة المؤسسة.

  • التعامل مع المكالمات الحساسة والمواقف غير الاعتيادية بأسلوب هادئ ومنظم مع مراعاة السرية والخصوصية.

• إتيكيت المراسلات المهنية

  • التعرف على القواعد الأساسية لصياغة الرسائل المهنية والبريد الإلكتروني والمخاطبات الرسمية بأسلوب واضح ومناسب.

  • مراعاة عبارات المخاطبة والتوقيع والردود والتنسيق العام للمراسلات بما يتوافق مع طبيعة الجهة والمخاطَب.

• إدارة المواعيد والزيارات الرسمية

  • تنظيم مواعيد المسؤولين والضيوف بطريقة دقيقة مع مراعاة الأولويات والوقت والظروف المرتبطة بكل زيارة.

  • تنسيق إجراءات استقبال الزوار وإبلاغ الأطراف المعنية وترتيب انتقال الضيف بين مراحل الزيارة بصورة منظمة.

• تنظيم الاجتماعات الرسمية

  • التعرف على أسس إعداد الاجتماعات من حيث الدعوات والمواعيد والمكان وترتيب الحضور والوثائق اللازمة.

  • مراعاة قواعد الجلوس والتقديم وإدارة الوقت وتسلسل المشاركة بما يتناسب مع طبيعة الاجتماع ومستوى المشاركين.

• بروتوكول المناسبات والفعاليات

  • التعرف على القواعد المنظمة لاستقبال الضيوف وترتيب دخولهم وجلوسهم ومغادرتهم في المناسبات الرسمية.

  • فهم متطلبات إعداد الفعاليات من حيث ترتيب الأولويات والضيوف والمقاعد والمنصة وبرنامج المناسبة.

• تنظيم الولائم والاستقبالات الرسمية

  • التعرف على قواعد ترتيب الموائد واختيار أماكن الجلوس والتعامل مع الضيوف خلال حفلات الغداء والعشاء والاستقبالات الرسمية.

  • فهم آداب تقديم الطعام والضيافة والتعامل مع الاختلافات الثقافية بما يحافظ على الطابع الرسمي للمناسبة.

• الإتيكيت الدولي والثقافات المختلفة

  • التعرف على الفروق الثقافية في التحية والتواصل والمظهر والعادات الاجتماعية عند التعامل مع الوفود والشخصيات الأجنبية.

  • فهم أهمية احترام الخصوصيات الثقافية وتجنب التصرفات التي قد تسبب حرجاً أو سوء فهم أثناء التعامل الدولي.

• بروتوكول الوفود والزيارات الدولية

  • تنظيم استقبال الوفود الأجنبية ومراعاة ترتيب الشخصيات والمواعيد والتنقلات واللقاءات وفق المتطلبات الرسمية.

  • التعرف على أسس إعداد برامج الزيارات الرسمية والتنسيق بين الجهات المشاركة لضمان وضوح الإجراءات وتكاملها.

• إدارة المكتب وفق قواعد الإتيكيت

  • تنظيم بيئة المكتب واستقبال المراجعين والزوار بطريقة تعكس مستوى التنظيم والاحتراف الذي تتميز به المؤسسة.

  • إدارة المعلومات والوثائق والمواعيد والاتصالات اليومية مع مراعاة الأولويات والسرية وحسن التعامل.

• دور مدير المكتب في تمثيل المؤسسة

  • فهم مسؤولية مدير المكتب في المحافظة على الصورة المهنية للمسؤول والإدارة والمؤسسة من خلال السلوك والتنظيم والتواصل.

  • تطوير أساليب التعامل مع الشخصيات المختلفة ومراعاة الفروق في المناصب والمهام ودرجة الأولوية عند تنظيم الأعمال.

• لغة الجسد والتواصل المهني

  • التعرف على دلالات لغة الجسد وأثرها في بناء الثقة وإظهار الاحترام أثناء الاجتماعات والاستقبالات واللقاءات الرسمية.

  • تحسين استخدام التواصل البصري ونبرة الصوت والمسافة المناسبة والحركات المهنية بما يتوافق مع طبيعة الموقف.

• التعامل مع المواقف الحساسة

  • التعرف على أساليب التعامل المهني مع المواقف المحرجة أو المفاجئة التي قد تحدث أثناء استقبال الضيوف أو الاجتماعات والمناسبات.

  • المحافظة على الهدوء والخصوصية واللباقة عند معالجة المواقف الحساسة بما يقلل من أثرها على صورة المؤسسة.

• الصورة المؤسسية والمظهر المهني

  • التعرف على معايير المظهر المهني واختيار الملابس والإكسسوارات بما يتناسب مع طبيعة الوظيفة والمناسبة والمكانة الرسمية.

  • فهم العلاقة بين السلوك الشخصي والمظهر العام والصورة التي تنقلها إدارة العلاقات العامة والمكتب التنفيذي عن المؤسسة.

• المهارات المتقدمة في الإتيكيت والبروتوكول

  • تنظيم قواعد التعامل والاستقبال والاجتماعات والفعاليات ضمن منظومة متكاملة تعكس مستوى المؤسسة وتدعم جودة علاقاتها الداخلية والخارجية.

  • ترسيخ الممارسات المهنية في التعامل مع الضيوف والمسؤولين والوفود بما يحقق الانضباط واللباقة والاحترام في مختلف المواقف الرسمية.