دبلوم مهني في مهارات التعامل مع كبار الشخصيات

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج مهارات التعامل مع كبار الشخصيات لتطوير المهارات المهنية اللازمة للتعامل مع الشخصيات رفيعة المستوى في مختلف البيئات الرسمية والمهنية. يركز البرنامج على قواعد التواصل واللباقة والبروتوكول، وفهم طبيعة التعامل مع كبار المسؤولين والقيادات والشخصيات المهمة، مع الاهتمام بطريقة الاستقبال والمرافقة وتنظيم اللقاءات والمناسبات الرسمية. كما يتناول البرنامج مهارات الاتصال الشفهي والكتابي، وإدارة المواقف الحساسة، والمحافظة على السرية، والتعامل مع الاختلافات الثقافية، بما يساعد المشاركين على أداء مسؤولياتهم بدرجة عالية من الانضباط والاحترام والخصوصية.

الفئة المستهدفة

• موظفو البروتوكول والمراسم والاستقبال والعلاقات العامة.

• العاملون في مكاتب كبار المسؤولين والقيادات التنفيذية.

• موظفو العلاقات الحكومية والدبلوماسية والاتصال المؤسسي.

• مسؤولو تنظيم الفعاليات والاجتماعات والزيارات الرسمية.

• العاملون في المؤسسات التي تتطلب طبيعة عملهم التعامل المباشر مع الشخصيات المهمة.

الأهداف

• إتقان أسس التعامل المهني مع كبار الشخصيات في المواقف الرسمية والمهنية.

• تطبيق قواعد البروتوكول والإتيكيت في الاستقبال والمرافقة واللقاءات.

• تطوير مهارات التواصل مع الشخصيات رفيعة المستوى بمختلف الظروف.

• التعامل مع المواقف الحساسة والمحرجة بأسلوب هادئ ومنظم.

• المحافظة على السرية والخصوصية والمعلومات المرتبطة بكبار الشخصيات.

مخطط الدورة

• طبيعة التعامل مع الشخصيات المهمة

  • التعرف على طبيعة التعامل مع كبار الشخصيات واختلاف متطلباته عن أساليب التعامل المعتادة في بيئات العمل.

  • فهم أهمية الانضباط واللباقة والاحترام وسرعة الاستجابة عند التعامل مع المسؤولين والقيادات والشخصيات رفيعة المستوى.

• الانطباع المهني والسلوك الوظيفي

  • دراسة أثر المظهر والسلوك وطريقة الحديث والحضور الشخصي في تكوين الانطباع المهني لدى كبار الشخصيات.

  • التعرف على قواعد التصرف المهني التي تحافظ على صورة المؤسسة وتعكس مستوى عالياً من المسؤولية والالتزام.

• قواعد البروتوكول الرسمي

  • التعرف على المبادئ الأساسية للبروتوكول وترتيب الأولويات والمراسم عند التعامل مع كبار المسؤولين والشخصيات الرسمية.

  • فهم قواعد التقديم والتعريف والمخاطبة والترتيب الرسمي بما يتناسب مع المكانة الوظيفية وطبيعة المناسبة.

• الإتيكيت المهني والاجتماعي

  • دراسة قواعد الإتيكيت المرتبطة بالتحية والمصافحة والجلوس والحديث والتعامل مع الضيوف في البيئات الرسمية.

  • التعرف على السلوكيات التي ينبغي مراعاتها لتجنب المواقف غير الملائمة والمحافظة على مستوى مناسب من اللباقة.

• مهارات استقبال كبار الشخصيات

  • التعرف على أساليب استقبال كبار الشخصيات وتنظيم لحظة الوصول والتعريف بالمسؤولين والأطراف المشاركة بطريقة مناسبة.

  • فهم أهمية الاستعداد المسبق ودقة المعلومات وسرعة التنسيق لضمان استقبال منظم يحافظ على مكانة الضيف ووقته.

• مرافقة الشخصيات رفيعة المستوى

  • دراسة الأصول المهنية لمرافقة كبار الشخصيات أثناء الزيارات والاجتماعات والفعاليات مع مراعاة الخصوصية والاحتياجات الخاصة بالضيف.

  • التعرف على كيفية تقديم المساعدة والمعلومات في الوقت المناسب دون التدخل غير الضروري أو التأثير في استقلالية الشخصية.

• التواصل الشفهي

  • تطوير أسلوب واضح ومختصر في الحديث مع كبار الشخصيات مع مراعاة طبيعة المنصب والوقت المتاح والموقف الرسمي.

  • التعرف على أهمية نبرة الصوت ولغة الخطاب وحسن الاستماع واختيار الكلمات عند نقل المعلومات أو الإجابة عن الاستفسارات.

• التواصل الكتابي والرسمي

  • التعرف على أسس صياغة المراسلات والرسائل الرسمية الموجهة إلى كبار المسؤولين والشخصيات المهمة بأسلوب مهني مناسب.

  • فهم أهمية الدقة في الأسماء والألقاب والمواعيد والمعلومات الواردة في المراسلات والوثائق المرتبطة بالشخصيات رفيعة المستوى.

• التحضير للاجتماعات الرسمية

  • التعرف على متطلبات التحضير لاجتماعات كبار الشخصيات، بما يشمل التنسيق والمواعيد وقوائم الحضور وترتيبات المكان.

  • فهم أهمية مراجعة التفاصيل مسبقاً وتحديد المسؤوليات وقنوات الاتصال لضمان سير الاجتماع بصورة منظمة.

• تنظيم الزيارات والمناسبات

  • دراسة الجوانب التنظيمية المرتبطة بالزيارات الرسمية والمناسبات التي يحضرها كبار المسؤولين والشخصيات المهمة.

  • التعرف على قواعد ترتيب الاستقبال والجلوس والتنقل والتواصل بما يتناسب مع طبيعة الزيارة ومستوى المشاركين.

• إدارة المواقف المحرجة

  • التعرف على أساليب التعامل المهني مع المواقف المفاجئة أو المحرجة التي قد تحدث أثناء اللقاءات والزيارات الرسمية.

  • فهم أهمية الهدوء وحسن التقدير وسرعة التصرف عند معالجة المواقف التي تتطلب تدخلاً دقيقاً ومحسوباً.

• التعامل مع الطلبات الخاصة

  • دراسة كيفية التعامل مع الطلبات الخاصة لكبار الشخصيات مع المحافظة على الاحترام والمرونة وحدود الصلاحيات الوظيفية.

  • التعرف على أساليب نقل الطلبات والاستفسارات إلى الجهات المختصة بطريقة تحفظ خصوصية الضيف وتمنع حدوث سوء فهم.

• حماية المعلومات

  • التعرف على مسؤولية الموظف في حماية المعلومات الشخصية والمهنية التي يطلع عليها أثناء التعامل مع كبار الشخصيات.

  • فهم ضوابط تداول الوثائق والمعلومات والمحادثات المرتبطة بالزيارات والاجتماعات والبرامج الخاصة بالشخصيات المهمة.

• السلوك المهني والسرية

  • دراسة الممارسات التي تساعد على المحافظة على السرية وتجنب نقل المعلومات أو التعليقات المتعلقة بكبار الشخصيات إلى جهات غير مخولة.

  • التعرف على حدود التعامل مع المعلومات والصور والمراسلات والبيانات التي يتم الحصول عليها بحكم طبيعة العمل.

• الفروق الثقافية في التعامل

  • التعرف على أثر الاختلافات الثقافية والاجتماعية في أساليب التحية والحديث والجلوس والتواصل مع كبار الشخصيات.

  • فهم أهمية احترام العادات والتقاليد والخصوصيات الثقافية عند استقبال شخصيات من دول وخلفيات مختلفة.

• التعامل مع الوفود والشخصيات الدولية

  • دراسة الأسس المهنية للتعامل مع الوفود والشخصيات الدولية مع مراعاة اختلاف اللغة والثقافة والبروتوكول الرسمي.

  • التعرف على أهمية التنسيق المسبق وفهم الخلفية الثقافية للضيف لتجنب التصرفات أو العبارات التي قد تسبب حرجاً غير مقصود.

• إدارة الوقت والأولويات

  • تطوير القدرة على تنظيم المواعيد والمهام وتحديد الأولويات عند العمل مع كبار الشخصيات الذين تتسم جداولهم بكثرة الالتزامات وتغيرها المستمر.

  • التعرف على أساليب التعامل مع التغييرات المفاجئة في المواعيد والبرامج مع المحافظة على دقة التنسيق وجودة الخدمة المقدمة.

• التميز في خدمة كبار الشخصيات

  • فهم معايير الخدمة المهنية التي تعكس مستوى المؤسسة وتراعي الوقت والخصوصية والاحتياجات المختلفة لكبار الشخصيات.

  • التعرف على الممارسات التي تساعد على بناء علاقة مهنية قائمة على الثقة والاحترام وحسن التعامل والاستجابة المنضبطة.