دبلوم مهني في العلاقات العامة وفن إقامة وادارة المعارض والندوات والملتقيات

يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال برنامج العلاقات العامة وفن إقامة وإدارة المعارض والندوات والملتقيات لتطوير المهارات المهنية اللازمة لإدارة الفعاليات المؤسسية والتواصل مع المشاركين والجهات المختلفة بصورة منظمة وفعالة. يتناول البرنامج أسس العلاقات العامة ودورها في بناء الصورة المؤسسية، إلى جانب التخطيط للمعارض والندوات والملتقيات وتنظيم مراحلها المختلفة، بدءاً من تحديد الأهداف والجمهور المستهدف وحتى التنسيق والتنفيذ والمتابعة. كما يركز على إعداد البرامج والمواد الاتصالية، وإدارة الدعوات والاستقبال، والتعامل مع وسائل الإعلام، وتنظيم فرق العمل ومتابعة التفاصيل التشغيلية بما يضمن ظهور الفعالية بصورة مهنية تعكس أهداف الجهة المنظمة.

الفئة المستهدفة

• العاملون في إدارات العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والإعلام.

• مسؤولو تنظيم المؤتمرات والمعارض والندوات والملتقيات والفعاليات المختلفة.

• موظفو التسويق والاتصال الداخلي وإدارة الفعاليات في المؤسسات الحكومية والخاصة.

• المديرون والمشرفون المسؤولون عن التخطيط للفعاليات والتنسيق مع الجهات المشاركة.

• العاملون في المؤسسات التي تنظم الفعاليات المهنية والثقافية والتجارية والإعلامية.

الأهداف

• فهم دور العلاقات العامة في بناء الصورة المؤسسية وتعزيز التواصل مع الجمهور.

• اكتساب أسس التخطيط للمعارض والندوات والملتقيات وإدارة مراحلها المختلفة.

• تطوير مهارات إعداد البرامج والدعوات والمواد الاتصالية الخاصة بالفعاليات.

• التعرف على أساليب تنظيم الحضور والاستقبال والإعلام والرعاة والجهات المشاركة.

• تعزيز القدرة على متابعة تنفيذ الفعاليات وتقييم نتائجها وتحسين تنظيمها مستقبلاً.

مخطط الدورة

• مفهوم العلاقات العامة ودورها المؤسسي

  • التعرف على مفهوم العلاقات العامة ووظائفها ودورها في بناء علاقات مستقرة مع الجمهور والجهات ذات الصلة بالمؤسسة.

  • فهم العلاقة بين العلاقات العامة والاتصال المؤسسي والصورة الذهنية، وأثرها في تعزيز حضور المؤسسة أمام جمهورها وشركائها.

• مبادئ إدارة الفعاليات

  • التعرف على الأسس العامة لإدارة المعارض والندوات والملتقيات وتحديد العناصر الرئيسية التي تؤثر في نجاح كل فعالية.

  • فهم مراحل تنظيم الفعالية منذ تحديد الفكرة والأهداف والجمهور المستهدف وحتى التنفيذ والمتابعة بعد انتهاء البرنامج.

• تحديد أهداف الفعالية والجمهور المستهدف

  • تحديد الأهداف الاتصالية والتنظيمية للفعالية وربطها باحتياجات المؤسسة والنتائج التي تسعى إلى تحقيقها.

  • دراسة خصائص الجمهور المستهدف وتحديد احتياجاته بما يساعد على اختيار محتوى مناسب وطريقة تنظيم تتلاءم معه.

• إعداد خطة الفعالية

  • إعداد تصور متكامل للفعالية يشمل البرنامج والموارد والجهات المشاركة والمواعيد والمسؤوليات الأساسية.

  • تنظيم مراحل العمل وتحديد الأولويات والجداول الزمنية بما يساعد فريق التنظيم على متابعة المهام المختلفة بصورة دقيقة.

• تخطيط المعارض وتجهيزاتها

  • التعرف على متطلبات تنظيم المعارض من حيث اختيار الموقع وتوزيع المساحات وتجهيز الأجنحة والخدمات المرتبطة بها.

  • دراسة أساليب تنظيم حركة الزوار والمشاركين وتنسيق الخدمات والمرافق بما يحافظ على انسيابية الفعالية ومظهرها المهني.

• إدارة العارضين والجهات المشاركة

  • تنظيم التواصل مع العارضين وتوضيح متطلبات المشاركة والمواعيد والإجراءات الخاصة بالتجهيز والحضور.

  • متابعة احتياجات الجهات المشاركة والتنسيق بينها وبين فريق التنظيم لضمان وضوح المسؤوليات وسلامة سير العمل.

• إعداد البرامج والجلسات

  • إعداد برامج الندوات والملتقيات بما يراعي تسلسل الموضوعات وتوزيع الجلسات واختيار المتحدثين وفق أهداف الفعالية.

  • تنظيم أوقات الجلسات والفواصل والاستقبالات بما يحقق توازناً مناسباً بين المحتوى والجانب التنظيمي للبرنامج.

• تنسيق المتحدثين والضيوف

  • إدارة التواصل مع المتحدثين والضيوف وتزويدهم بالمعلومات اللازمة حول البرنامج والمواعيد والمتطلبات التنظيمية.

  • تنظيم إجراءات الوصول والاستقبال والتوجيه والتنسيق مع فريق الفعالية لضمان حضور الضيوف وفق البرنامج المحدد.

• إعداد الرسائل والمواد الإعلامية

  • إعداد الرسائل الاتصالية المناسبة للفعالية وصياغة المعلومات الأساسية التي تعكس أهدافها وطبيعة الجهة المنظمة.

  • تنظيم المواد الإعلامية والتعريفية مثل الدعوات والبيانات والنشرات والمحتوى المخصص للجمهور ووسائل الإعلام.

• التعامل مع وسائل الإعلام

  • التعرف على أساليب التواصل المهني مع الصحفيين والمراسلين والجهات الإعلامية قبل الفعالية وأثناءها وبعد انتهائها.

  • تنظيم التغطية الإعلامية وتسهيل وصول وسائل الإعلام إلى المعلومات والمتحدثين والمواد التي ترتبط بموضوع الفعالية.

• إدارة الدعوات وقوائم الحضور

  • تنظيم قوائم المدعوين وتصنيف الفئات المشاركة ومتابعة الدعوات والتأكيدات بما يتناسب مع طبيعة كل فعالية.

  • اختيار أساليب الدعوة المناسبة وإعداد المعلومات الأساسية المتعلقة بالمكان والموعد والبرنامج وإجراءات الحضور.

• الاستقبال والبروتوكول

  • التعرف على قواعد استقبال الضيوف وتنظيم الدخول والتوجيه ومراعاة التسلسل الرسمي عند التعامل مع الشخصيات والوفود.

  • تنظيم ترتيبات الجلوس والتقديم والمراسم بما يتناسب مع طبيعة المناسبة والجهات المشاركة والصفة الرسمية للضيوف.

• تنظيم فرق العمل وتوزيع المسؤوليات

  • تحديد الأدوار والمسؤوليات بين أعضاء فريق الفعالية بما يضمن وضوح المهام وسهولة متابعة التنفيذ في مختلف المراحل.

  • تنظيم قنوات الاتصال بين الفرق المختلفة وتحديد آليات رفع الملاحظات والمعلومات لضمان سرعة التعامل مع المتطلبات التنظيمية.

• متابعة التجهيز والتنفيذ

  • متابعة جاهزية الموقع والتجهيزات والخدمات والمواد المطلوبة قبل بدء الفعالية وفق جدول زمني واضح ومحدد.

  • تنظيم سير العمل أثناء الفعالية ومتابعة التفاصيل التشغيلية والتنسيق بين فرق الاستقبال والتقنية والإعلام والخدمات.

• التعامل مع الرعاة والشركاء

  • التعرف على أساليب التواصل مع الرعاة والشركاء وتحديد طبيعة العلاقة والمنافع المتبادلة المرتبطة بالفعالية.

  • تنظيم حقوق الرعاية والمساهمات والظهور الإعلامي بما يتوافق مع الاتفاقات وأهداف الجهة المنظمة.

• بناء العلاقات مع المشاركين والجهات المختلفة

  • تطوير أساليب التواصل مع المشاركين والجهات الحكومية والخاصة والمؤسسات المهنية بما يعزز العلاقات المرتبطة بالفعالية.

  • المحافظة على التواصل بعد انتهاء الحدث ومتابعة العلاقات التي يمكن أن تدعم فعاليات وبرامج المؤسسة المستقبلية.

• تقييم نتائج الفعالية

  • تحديد مؤشرات مناسبة لقياس مستوى التنظيم والحضور والتغطية الإعلامية وتحقيق الأهداف التي وضعت للفعالية.

  • مراجعة الملاحظات والنتائج والبيانات المتاحة بعد انتهاء الفعالية لتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تطوير في البرامج القادمة.

• تعزيز الصورة المؤسسية بعد الفعالية

  • توظيف نتائج الفعالية ومخرجاتها في تعزيز حضور المؤسسة والمحافظة على التواصل مع المشاركين والجهات ذات العلاقة.

  • إعداد المتابعة الإعلامية والاتصالية بعد الحدث بما يحافظ على أثر الفعالية ويدعم الصورة المهنية للجهة المنظمة.