العربية
الإنجليزية
الملخص
تُعد التحقيقات في مكان العمل عملية تنظيمية منهجية تهدف إلى فحص شكاوى الموظفين وسوء السلوك في بيئة العمل والنزاعات السلوكية ومخالفات السياسات وغيرها من القضايا التي قد تؤثر في النزاهة التنظيمية. وتتطلب التحقيقات الفعالة منهجاً متسقاً في تقصي الحقائق وجمع الأدلة وإجراء المقابلات وتوثيق المعلومات وتحليلها وإعداد التقارير. وعندما تُدار هذه الأنشطة بصورة منظمة، تستطيع المؤسسات تحديد الحقائق ذات الصلة والحفاظ على العدالة الإجرائية وحماية السرية ودعم القرارات المناسبة في بيئة العمل.
تقدم دورات التحقيقات في مكان العمل وتقصي الحقائق التي يقدمها معهد جنيف لإدارة الأعمال إطاراً مهنياً لإدارة التحقيقات منذ استلام الشكوى الأولية وحتى إعداد التقرير النهائي للتحقيق. ويركز البرنامج على إجراءات التحقيق العملية التي تمكّن المتخصصين في الموارد البشرية والمديرين وموظفي الامتثال ومتخصصي علاقات الموظفين وغيرهم من أصحاب المسؤولية من التعامل مع القضايا الحساسة باستخدام عمليات منظمة.
قد تتعلق التحقيقات في مكان العمل بادعاءات التحرش أو التمييز أو التنمر أو تضارب المصالح أو السلوك غير المناسب أو انتهاك السياسات الداخلية أو مشكلات الحضور أو إساءة استخدام موارد المؤسسة أو انتهاكات السرية أو الانتقام أو غيرها من أشكال سوء السلوك في مكان العمل. ويمكن أن تختلف كل حالة من حيث الظروف والأدلة والموظفين والسياسات التنظيمية ومستوى المخاطر. ولذلك يساعد وجود إطار موحد للتحقيق على ضمان تقييم الحالات وفقاً للحقائق ذات الصلة بدلاً من الافتراضات أو المعلومات غير المكتملة.
ضمن فئة دورات تدريبية في الموارد البشرية، يعالج هذا البرنامج المتطلبات التشغيلية للتحقيقات المهنية وتقصي الحقائق. ويدرس المشاركون كيفية استلام الشكاوى وتقييمها والتخطيط للتحقيق وإدارته وتوثيقه وإنهائه. كما يتناول البرنامج كيفية محافظة المحققين على الحياد والتمييز بين الادعاءات والحقائق المثبتة وتحديد الأدلة ذات الصلة وإجراء المقابلات الفعالة وإعداد نتائج تحقيق واضحة.
يقدم معهد جنيف لإدارة الأعمال هذا البرنامج وفقاً لمتطلبات بيئات العمل المؤسسية. ويتناول البرنامج العلاقة بين الموارد البشرية والإدارة المباشرة وعلاقات الموظفين والامتثال والمتطلبات التنظيمية والسياسات المؤسسية والحوكمة الداخلية. وينصب التركيز على تطبيق إجراءات تحقيق منظمة يمكن دمجها ضمن العمليات المعتمدة في المؤسسة.
يمثل جمع الأدلة عنصراً أساسياً في التحقيقات المهنية. فقد يحتاج المحققون إلى مراجعة المراسلات المكتوبة ووثائق السياسات وسجلات الحضور ومعلومات الأداء والسجلات الرقمية وإفادات الشهود والوثائق المادية وغيرها من المواد ذات الصلة. وتتطلب هذه العملية تحديد الصلة بالموضوع وحفظ المعلومات بطريقة مناسبة وتوثيق مصادرها والتمييز بين الأدلة المباشرة والافتراضات أو الأقوال غير المدعومة.
كما يتطلب تقصي الحقائق إجراء مقابلات منظمة ومنضبطة. وقد يكون الموظفون المشاركون في التحقيق من مقدمي الشكاوى أو الأشخاص الموجهة إليهم الادعاءات أو الشهود أو المديرين أو أصحاب المصلحة الآخرين. ويحتاج المحققون إلى استخدام أساليب مناسبة لطرح الأسئلة من أجل الحصول على المعلومات ذات الصلة مع المحافظة على السلوك المهني وتجنب المواجهة غير الضرورية. وينبغي أن تسهم المقابلات في بناء سجل واقعي متماسك يمكن تقييمه في ضوء السياسات التنظيمية ومعايير التحقيق المعتمدة.
ويتناول البرنامج أيضاً أهمية توثيق التحقيق. تساعد السجلات الدقيقة المؤسسات على إثبات كيفية التعامل مع القضية والأدلة التي تمت مراجعتها والنتائج التي تم التوصل إليها وكيفية إغلاق عملية التحقيق. كما يدعم التوثيق الواضح المراجعة الداخلية ويوفر سجلاً منظماً لأصحاب الصلاحية.
الأهداف
تهدف دورات التحقيقات في مكان العمل وتقصي الحقائق إلى تطوير فهم منهجي للتحقيقات المهنية في مكان العمل والعمليات المطلوبة لإدارتها بفعالية ضمن بيئات الشركات والمؤسسات.
سيتمكن المشاركون من:
- فهم الغرض من التحقيقات في مكان العمل ونطاقها ودورها التنظيمي.
- تطبيق إجراءات تحقيق منظمة بدءاً من تقييم الشكوى الأولية وحتى إعداد التقرير النهائي.
- تحديد أهداف التحقيق ونطاقه وشروطه ومسؤولياته بصورة واضحة.
- تقييم شكاوى الموظفين وتحديد أسلوب التحقيق المناسب.
- تطبيق تقنيات منهجية لتقصي الحقائق وتحديد المعلومات ذات الصلة.
- تحديد الأدلة ذات الصلة وجمعها وحفظها وتنظيمها وتقييمها.
- تطوير عمليات فعالة لجمع الأدلة في مختلف سيناريوهات التحقيق في مكان العمل.
- إجراء مقابلات مهنية مع مقدمي الشكاوى والأشخاص المعنيين والشهود والمديرين.
- استخدام تقنيات مناسبة لطرح الأسئلة للحصول على معلومات واضحة وذات صلة.
- التمييز بين الادعاءات والآراء والافتراضات والأقوال والحقائق التي تم التحقق منها.
- التعرف على أشكال سوء السلوك الشائعة في مكان العمل وفهم أساليب الاستجابة المناسبة للتحقيق.
- إدارة المعلومات الحساسة والسرية طوال عملية التحقيق.
- تحديد حالات تضارب المصالح والحفاظ على حياد المحقق.
- تقييم الروايات المتعارضة والتناقضات الموجودة في الأدلة المتاحة.
- تقييم موثوقية المعلومات التي يتم جمعها أثناء التحقيق ومدى صلتها بالموضوع.
- توثيق أنشطة التحقيق والمقابلات والأدلة والنتائج والقرارات بوضوح.
- إعداد تقارير تحقيق منظمة تستند إلى الحقائق المثبتة والأدلة المتاحة.
- عرض نتائج التحقيق بصيغة مهنية وموضوعية.
- فهم العلاقة بين تحقيقات الموارد البشرية والسياسات التنظيمية وعلاقات الموظفين والحوكمة المؤسسية.
- تطبيق معايير متسقة عند التعامل مع أنواع مختلفة من شكاوى مكان العمل.
- تحديد المخاطر الإجرائية التي قد تؤثر في مصداقية التحقيق.
- المحافظة على السجلات المناسبة طوال دورة حياة التحقيق.
- مساعدة المؤسسات على إنشاء أطر تحقيق متكررة وشفافة.
- دعم اتخاذ القرارات التنظيمية من خلال نتائج تحقيق واضحة قائمة على الأدلة.
الفئة المستهدفة
تم تصميم دورات التحقيقات في مكان العمل وتقصي الحقائق للمهنيين المسؤولين عن إدارة التحقيقات في مكان العمل أو دعمها أو مراجعتها أو الإشراف عليها داخل بيئات الشركات والمؤسسات.
يناسب البرنامج:
- متخصصي الموارد البشرية المسؤولين عن علاقات الموظفين وإدارة قضايا مكان العمل.
- مديري الموارد البشرية المشرفين على شكاوى الموظفين والتحقيقات الداخلية.
- متخصصي علاقات الموظفين الذين يديرون النزاعات وقضايا السلوك في مكان العمل.
- شركاء الموارد البشرية المشاركين في القضايا الحساسة المتعلقة بالموظفين.
- متخصصي الامتثال المسؤولين عن التحقيقات الداخلية وتطبيق السياسات.
- المديرين المسؤولين عن الاستجابة لحالات سوء السلوك في مكان العمل.
- رؤساء الأقسام الذين قد يشاركون في عمليات التحقيق.
- المديرين المباشرين الذين يستقبلون شكاوى الموظفين أو يقومون بتصعيدها.
- متخصصي التدقيق الداخلي والحوكمة المشاركين في المراجعات التنظيمية.
- فرق الشؤون القانونية وعلاقات الموظفين التي تدعم التحقيقات في مكان العمل.
- متخصصي الأخلاقيات والنزاهة الذين يديرون قضايا السلوك التنظيمي.
- المحققين المسؤولين عن إجراء عمليات تقصي الحقائق الداخلية.
- المهنيين المشاركين في إجراءات التأديب والتظلمات.
- كبار المديرين المسؤولين عن معايير مكان العمل والسلوك التنظيمي.
- المهنيين الذين يسعون إلى تطبيق إطار منظم لإدارة عمليات التحقيق في مكان العمل.
يمكن للمشاركين أن يعملوا في مؤسسات مختلفة من حيث الحجم والقطاع. ويُعد البرنامج مناسباً للمهنيين الذين يحتاجون إلى إدارة الشكاوى الفردية وكذلك المسؤولين عن تطوير أطر أوسع للتحقيقات التنظيمية.
الوحدات
الوحدة الأولى: أسس التحقيقات في مكان العمل
تحدد هذه الوحدة الغرض التنظيمي من التحقيقات في مكان العمل ونطاقها. ويدرس المشاركون أسباب إجراء المؤسسات للتحقيقات والاختلاف بين التحقيقات والإجراءات غير الرسمية المتعلقة بقضايا مكان العمل وكيف تساهم العمليات المنظمة في دقة تقصي الحقائق.
تشمل الموضوعات مبادئ التحقيق وأدوار المحققين ومسؤولياتهم والسرية والاتساق الإجرائي والحياد والتوثيق والحوكمة التنظيمية. كما يدرس المشاركون العلاقة بين التحقيقات وعمليات علاقات الموظفين.
الوحدة الثانية: استلام شكاوى الموظفين وتقييمها
تتناول هذه الوحدة التعامل الأولي مع شكاوى الموظفين. ويمكن أن تؤثر المرحلة الأولى من التحقيق بصورة كبيرة في جودة تقصي الحقائق واتجاه المراحل اللاحقة.
تشمل الموضوعات استلام الشكاوى وتسجيل الادعاءات وتحديد المعلومات ذات الصلة وتقييم درجة الاستعجال وتحديد الحاجة إلى إجراء تحقيق رسمي وتحديد مخاطر مكان العمل الفورية وإنشاء مسارات التصعيد المناسبة.
يدرس المشاركون كيفية الفصل بين الادعاء الأولي والافتراضات وكيفية تحديد القضايا التي تحتاج إلى التحقيق.
الوحدة الثالثة: إجراءات التحقيق والتخطيط
تركز هذه الوحدة على إعداد خطة تحقيق منظمة. ويدرس المشاركون كيفية تحديد نطاق التحقيق وأهدافه ومنهجيته ومسؤولياته والجداول الزمنية ومتطلبات الأدلة وتسلسل المقابلات.
تغطي الوحدة شروط التحقيق وتخطيط القضية ومتطلبات المعلومات وحدود التحقيق وتحديد أصحاب المصلحة ومتطلبات التوثيق والضوابط الإجرائية.
يساعد التخطيط الواضح للتحقيق على منع التوسع غير الضروري في نطاق القضية مع ضمان فحص القضايا الجوهرية بصورة مناسبة.
الوحدة الرابعة: فهم سوء السلوك في مكان العمل
تستعرض هذه الوحدة الفئات الشائعة لسوء السلوك في مكان العمل التي قد تتطلب تحقيقاً رسمياً. ويمكن أن تشمل التحرش والتنمر والتمييز والسلوك غير المناسب وتضارب المصالح وانتهاك السياسات وإساءة استخدام الموارد وانتهاكات السرية والانتقام والمخاوف المرتبطة بالاحتيال وغيرها من قضايا السلوك.
يدرس المشاركون كيفية اختلاف مصادر الأدلة واستراتيجيات المقابلات وإجراءات التحقيق وأساليب إعداد التقارير وفقاً لطبيعة كل ادعاء.
الوحدة الخامسة: جمع الأدلة وإدارتها
يمثل جمع الأدلة عنصراً أساسياً في التحقيقات في مكان العمل. وتتناول هذه الوحدة كيفية تحديد المعلومات التي قد تكون ذات صلة ووضع منهج منظم لجمع الأدلة وإدارتها.
تشمل الموضوعات الأدلة الوثائقية والمراسلات الرقمية والسجلات التنظيمية وإفادات الموظفين ووثائق السياسات ومعلومات الحضور وسجلات الأداء وسجلات الأنظمة وغيرها من المواد ذات الصلة.
يدرس المشاركون أهمية الصلة بالموضوع والموثوقية والاكتمال والسرية والحفظ والتنظيم والتوثيق عند التعامل مع الأدلة.
الوحدة السادسة: تقنيات تقصي الحقائق
تركز هذه الوحدة على تقصي الحقائق بصورة منهجية والأساليب المستخدمة لتحديد ما حدث فعلياً في قضايا مكان العمل.
يدرس المشاركون كيفية تحديد الأسئلة الواقعية وتطوير متطلبات المعلومات ومقارنة الروايات المختلفة وتحديد الثغرات وتقييم التناقضات والتحقق من الأقوال والتمييز بين المعلومات المثبتة والتفسير.
تركز الوحدة على التحليل المنضبط بدلاً من الوصول إلى استنتاجات مبكرة، وتوفر إطاراً لبناء سجل واقعي متماسك.
الوحدة السابعة: مقابلات مقدمي الشكاوى والأشخاص المعنيين
تُعد المقابلات المهنية عنصراً أساسياً في تحقيقات الموارد البشرية. وتتناول هذه الوحدة كيفية استعداد المحققين للمقابلات وتحديد أهدافها وتنظيم الأسئلة وتوثيق الإجابات والحفاظ على السلوك المهني المناسب.
يدرس المشاركون الأسئلة المفتوحة والأسئلة المركزة وتقنيات التوضيح وأسئلة المتابعة وبناء التسلسل الزمني والتعامل مع التناقضات وتوثيق المعلومات ذات الصلة.
كما تتناول الوحدة كيفية المحافظة على الحدود المهنية المناسبة عند التعامل مع القضايا الحساسة أو الصعبة عاطفياً في مكان العمل.
الوحدة الثامنة: مقابلات الشهود والتحقق من المعلومات
يمكن للشهود تقديم معلومات مهمة تدعم أو تتحدى أو توضح روايات المشاركين الآخرين. وتتناول هذه الوحدة كيفية تحديد الشهود ذوي الصلة وإجراء مقابلات منظمة معهم.
يتعلم المشاركون كيفية مقارنة إفادات الشهود وتحديد المعلومات المؤيدة والتعرف على التناقضات وتقييم الحاجة إلى أدلة أو مقابلات إضافية.
كما تتناول الوحدة التوثيق المناسب لمعلومات الشهود وأهمية التمييز بين المعرفة المباشرة والمعلومات التي تم الحصول عليها من الآخرين.
الوحدة التاسعة: تحليل الأدلة والروايات المتعارضة
غالباً ما تتضمن التحقيقات في مكان العمل معلومات غير مكتملة أو روايات متعارضة. وتركز هذه الوحدة على الأساليب التحليلية لمراجعة الأدلة وتحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من التحقيق.
يدرس المشاركون التسلسل الزمني والاتساق والتأييد والأدلة الوثائقية ومعلومات الشهود والسياسات ذات الصلة والعوامل السياقية المناسبة.
ويتمثل الهدف في إنشاء أساس منظم لتقييم المعلومات المتاحة دون اعتبار الافتراضات أو الادعاءات غير المدعومة حقائق مثبتة.
الوحدة العاشرة: السرية والحياد ونزاهة التحقيق
تتناول هذه الوحدة المعايير المهنية المطلوبة للحفاظ على نزاهة التحقيق. ويدرس المشاركون متطلبات السرية والوصول إلى المعلومات وتضارب المصالح والحياد ومعايير التوثيق والتواصل المناسب طوال عملية التحقيق.
كما تتناول الوحدة الظروف التي قد تثير مخاوف بشأن حياد المحقق وأهمية تحديد هذه القضايا ومعالجتها في مرحلة مبكرة.
الوحدة الحادية عشرة: توثيق التحقيق وسجلات القضايا
يوفر التوثيق الدقيق سجلاً منظماً لكيفية إجراء التحقيق. وتتناول هذه الوحدة كيفية احتفاظ المحققين بسجلات القضية بدءاً من الشكوى الأولية مروراً بالمقابلات وجمع الأدلة والتحليل والنتائج وحتى الإغلاق.
يدرس المشاركون ملاحظات التحقيق وسجلات الأدلة وسجلات المقابلات والجداول الزمنية للقضايا وسجلات القرارات والوثائق الداعمة.
وتؤكد الوحدة أهمية وجود سجلات واضحة وواقعية ومنظمة وخاضعة للضوابط المناسبة.
الوحدة الثانية عشرة: إعداد تقارير التحقيق في مكان العمل
تركز هذه الوحدة على إعداد تقارير تحقيق مهنية. ويدرس المشاركون كيفية تنظيم التقارير حول نطاق التحقيق والادعاءات والمنهجية والأدلة التي تمت مراجعتها والنتائج الواقعية والتحليل والاستنتاجات.
وتتناول الوحدة الكتابة الواضحة والنتائج القائمة على الأدلة والعبارات المناسبة والاتساق بين الأدلة والنتائج والفصل بين الحقائق المثبتة والقضايا غير المحسومة.
كما يدرس المشاركون كيفية تقديم التقارير إلى أصحاب القرار المخولين بصيغة موجزة ومنظمة.
الوحدة الثالثة عشرة: النتائج والتوصيات وإغلاق القضية
تتطلب المرحلة النهائية من التحقيق توثيقاً مناسباً وإغلاقاً منظماً للقضية. وتتناول هذه الوحدة كيفية عرض النتائج وتحديد القضايا غير المحسومة واستكمال سجلات التحقيق.
يدرس المشاركون العلاقة بين نتائج التحقيق والعمليات التنظيمية اللاحقة، بما في ذلك الإجراءات التأديبية وإجراءات علاقات الموظفين وإجراءات مكان العمل ومراجعة السياسات وضوابط العمل واستجابات الإدارة.
كما تتناول الوحدة الدروس التي يمكن للمؤسسات استخلاصها من التحقيقات المكتملة بهدف تعزيز سياسات مكان العمل وآليات الإبلاغ والممارسات الإدارية والضوابط الداخلية.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بالتحقيقات في مكان العمل؟
التحقيقات في مكان العمل هي عمليات منظمة تستخدمها المؤسسات لفحص شكاوى الموظفين وسوء السلوك وقضايا السياسات والنزاعات وغيرها من القضايا المتعلقة ببيئة العمل. وتشمل تقصي الحقائق وجمع الأدلة وإجراء المقابلات وتحليل المعلومات والتوثيق وإعداد تقارير التحقيق.
من ينبغي أن يحضر دورات التحقيقات في مكان العمل وتقصي الحقائق؟
تتناسب الدورات مع متخصصي الموارد البشرية ومتخصصي علاقات الموظفين والمديرين ومتخصصي الامتثال والمحققين الداخليين ورؤساء الأقسام وغيرهم من المهنيين المسؤولين عن التعامل مع شكاوى الموظفين أو قضايا السلوك التنظيمي.
ما المهارات التي تغطيها الدورة؟
تغطي الدورة إجراءات التحقيق وتقييم شكاوى الموظفين وتقصي الحقائق وجمع الأدلة وإجراء المقابلات وتحليل الأدلة وتوثيق التحقيق وتطبيق السرية وتخطيط القضايا وإعداد التقارير وإغلاق التحقيقات.
لماذا يُعد جمع الأدلة مهماً في تحقيقات الموارد البشرية؟
يساعد جمع الأدلة المحققين على إنشاء سجل واقعي وتقييم المعلومات ذات الصلة بطريقة منهجية. ويمكن أن تشمل الأدلة المناسبة الوثائق وإفادات الموظفين والمراسلات الرقمية والسجلات التنظيمية ومعلومات الشهود وغيرها من المواد المرتبطة بالتحقيق.
كيف يمكن للمؤسسات تطبيق التدريب بعد إتمامه؟
يمكن للمؤسسات تطبيق التدريب من خلال دمج إجراءات التحقيق المنظمة ضمن أطر الموارد البشرية وعلاقات الموظفين. ويمكن للمشاركين استخدام المبادئ لتحسين تخطيط القضايا والتعامل مع الشكاوى وإدارة الأدلة وإجراء المقابلات والتوثيق وإعداد التقارير وحوكمة التحقيقات.
